Notes de frais : le guide complet

Rares sont les entreprises qui échappent aux notes de frais. Utilisées par les salariés pour obtenir remboursement de leurs dépenses professionnelles, elles sont ensuite validées par les managers puis enregistrées par l’équipe comptable.

Les entreprises doivent mettre en place des procédés fiables et efficaces de gestion des notes de frais.

Ce guide complet des notes de frais traite les questions suivantes :

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Définition de la note de frais

Une note de frais désigne le document sur lequel le salarié rappelle l’ensemble des frais professionnels exposés au cours d’une période donnée.

Lors de l’exercice de son activité professionnelle, un salarié peut en effet être amené à réaliser des dépenses au nom et pour le compte de l’entreprise. Dans ce cas, l’employeur est tenu de les lui rembourser. Il peut opter pour un remboursement au réel, ou bien un remboursement forfaitaire.

Les frais professionnels peuvent prendre des natures variées : frais de déplacement, frais de repas, frais d’hébergement, fournitures… Ils concernent surtout les salariés amenés à se déplacer régulièrement, dans le cadre d’un déplacement professionnel ou d’un voyage d’affaires.

Validité de la note de frais

Les notes de frais font l’objet d’un strict encadrement par la loi. L’objectif : lutter contre les dépenses fictives et les rémunérations déguisées. Les contrôles URSSAF et les contrôles fiscaux se montrent particulièrement pointilleux sur la question.

Les dépenses mentionnées sur les notes de frais doivent ainsi répondre aux conditions suivantes :

  • Elles doivent correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise.
  • Elles doivent être justifiées par les besoins de l’activité.
  • Elles ne doivent pas être déraisonnables.
  • Elles doivent être appuyées par des justificatifs de nature à prouver leur existence.

La gestion et le remboursement des notes de frais font partie du quotidien des chefs d’entreprise et de leurs équipes administratives. À mesure que le nombre de notes de frais à traiter croît, il est essentiel de mettre en place une solide organisation. En outre, les règles fiscales, sociales et juridiques doivent être bien connues.

Les dépenses professionnelles concernées

Les frais professionnels récapitulés sur les notes de frais des salariés peuvent prendre diverses natures :

  • Les frais de déplacement, pour des rendez-vous en dehors du lieu de travail habituel (avion, taxi, train…),
  • Les frais de restauration,
  • Les frais de logement à l’occasion d’un voyage d’affaires,
  • Les frais de réception, par exemple lors d’un repas avec des clients en restaurant,
  • Les cadeaux offerts aux clients et partenaires…

Certaines dépenses sont plus encadrées par la loi que d’autres.

Comment faire une note de frais ?

La forme des notes de frais

La loi n’impose pas de forme particulière aux notes de frais.

L’entreprise choisit la façon dont ses salariés vont rédiger des notes de frais. Elles peuvent être établies à la main, sur un tableau Excel, ou encore sur un logiciel spécialisé. Il est possible pour l’entreprise de prévoir un document standard, imposé à tous les salariés. L’objectif ici est d’harmoniser au maximum la procédure de remboursement des notes de frais, afin de gagner du temps.

Les solutions numériques permettent un gain d’efficacité indéniable.

Une note de frais = un justificatif

Pour pouvoir être remboursée, la note de frais est obligatoirement accompagnée d’un justificatif de nature à prouver la réalité de la dépense engagée. Le document doit être un original. Cela peut être une facture ou un reçu. Une exception demeure s’agissant des frais remboursés de manière forfaitaire : sous certains plafonds, l’entreprise n’a pas à présenter de justificatifs.

Lors d’un contrôle URSSAF ou un contrôle fiscal, l’entreprise est tenue de présenter tous les justificatifs de notes de frais remboursées au réel. Cela permet de vérifier que les dépenses sont bien réelles, justifiées et exonérées de cotisations sociales.

Si l’entreprise n’est pas en possession de ces justificatifs, elle risque un redressement. L’administration fiscale pourrait reconstituer l’assiette de l’impôt en réintégrant toutes les dépenses déduites illégalement du résultat. La déduction de la TVA pourrait également être remise en cause. Enfin, l’URSSAF pourrait demander le paiement des cotisations sociales sur toutes les dépenses remboursées aux salariés alors qu’elles n’étaient pas justifiées.

Que faire en cas de perte de justificatif de note de frais ?

La perte du justificatif de note de frais est une situation plus courante qu’on ne pourrait le penser. Une étude a montré que près de 30 % des salariés renoncent au remboursement de leurs frais car ils ont perdu les justificatifs.

Plusieurs solutions existent en cas de perte du justificatif de note de frais.

La première : solliciter le fournisseur pour un second justificatif, si cela est possible. C’est la solution la plus efficace.

Il peut être toléré, pour les petites dépenses, de présenter un relevé de compte bancaire ou de carte bancaire. Celui-ci doit mentionner la date et le montant de la transaction. Il doit être accompagné d’un document annexe apportant des précisions sur la nature du bien ou du service concerné. Cela ne remplace cependant pas un justificatif.

Enfin, si aucune des solutions ci-dessus ne convient, le salarié peut rédiger une déclaration sur l’honneur. C’est la solution la moins efficace. Cela doit rester extrêmement occasionnel, et ne concerner que des sommes peu élevées.

En savoir plus : Perte du justificatif de note de frais : que faire ?

Le délai pour établir et rembourser des notes de frais

Le remboursement des notes de frais est soumis à la prescription quinquennale. Cela signifie que l’employeur dispose de 5 ans pour rembourser le salarié après présentation de la note de frais.

S’agissant du délai d’établissement des notes de frais, la loi ne pose aucune règle particulière. Tout dépend ici de l’organisation décidée par l’entreprise.

Le cadre juridique des notes de frais

Des spécificités pour certaines notes de frais

La loi réglemente le remboursement de certaines dépenses professionnelles.

S’agissant des dépenses de restauration, il convient de mentionner le motif de l’invitation et le nom des convives sur la note de frais. Le restaurant doit également être clairement identifié.

Lorsque le salarié ou le chef d’entreprise utilisent leur véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise, cela donne droit à indemnisation de la part de l’entreprise. On parle alors d’indemnités kilométriques. Celles-ci répondent à des règles particulières.

Les dépenses de logement sont quant à elles remboursables par l’entreprise à condition que l’une des deux conditions suivantes soit remplie :

  • Le salarié, eu égard à un éloignement supérieur à 50 kilomètres, ne peut pas regagner son domicile.
  • Le domicile du salarié est faiblement desservi par les transports en commun, aboutissant à un temps de trajet supérieur à 1h30.

La TVA sur ces dépenses n’est pas déductible.

Les autres frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise répondent aux conditions de droit commun : établissement d’une note de frais accompagnée d’un justificatif.

En savoir plus : Remboursement des notes de frais : quel cadre juridique ?

Les modalités de remboursement des notes de frais

Pour rembourser les notes de frais à ses salariés, l’entreprise peut choisir entre :

  • Le remboursement des dépenses réelles sur présentation des justificatifs
  • Le remboursement forfaitaire

Certaines professions ouvrent droit à un mode alternatif de remboursement : une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire.

L’employeur est libre de choisir le mode de remboursement des frais professionnels de ses salariés. Il est cependant préférable de consulter les salariés sur la question.

Dans le cas du remboursement au réel (on parle aussi de « frais réels »), le salarié reçoit un remboursement de la somme exacte dépensée. Ce remboursement n’est pas soumis aux cotisations sociales si l’employeur peut prouver qu’elles étaient nécessaires à l’exercice des fonctions. Un justificatif doit en outre être produit.

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisés qu’au réel.

Le remboursement forfaitaire, quant à lui, est généralement utilisé dans le cadre de dépenses amenées à se répéter sur une base mensuelle. On parle aussi de « frais forfaitaires », ou encore d’« allocations forfaitaires ».

Le régime social des notes de frais

Il faut distinguer selon que les notes de frais sont remboursées au réel ou de manière forfaitaire.

Les frais réels ne sont pas soumis aux cotisations sociales, à condition qu’ils soient justifiés par une facture. L’entreprise doit en outre prouver que les dépenses étaient nécessaires pour l’exercice des fonctions du salarié.

L’exonération n’est pas limitée dans son montant.

Les frais forfaitaires quant à eux ne sont pas soumis aux cotisations sociales lorsqu’ils ne dépassent pas les plafonds fixés par l’URSSAF. Les dépenses n’ont pas besoin d’être justifiées par des factures. Il convient simplement de démontrer que l’application des allocations correspond aux situations de fait.

Au-dessus de ces plafonds, le remboursement forfaitaire peut être considéré comme un avantage en nature imposable. Cependant, si l’employeur prouve les circonstances de fait et qu’il fournisse des justificatifs, la fraction supérieure aux plafonds peut être exclue de l’assiette des cotisations.

Le régime fiscal des notes de frais

L’entreprise peut déduire de son bénéfice imposable les frais forfaitaires et les frais réels. Il faut cependant que les dépenses soient conformes à l’intérêt de l’entreprise et qu’elles ne soient pas déraisonnables.

Réciproquement, les sommes reçues par le salarié en titre de remboursement ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu.

En outre, sous certaines conditions, l’entreprise peut récupérer la TVA sur les notes de frais de ses salariés.

Peut-on récupérer la TVA sur les notes de frais ?

L’immense majorité des dépenses réalisées par les salariés ont donné lieu au paiement de la TVA.

La loi autorise l’entreprise, dans certains cas et sous certaines conditions, à récupérer la TVA sur les notes de frais.

TVA et notes de frais : les règles à connaître

L’entreprise redevable de la TVA peut la déduire de ses dépenses. Les modalités de paiement et de remboursement de la TVA diffèrent selon le régime de TVA choisi.

Pour récupérer la TVA sur une note de frais, les conditions suivantes doivent être réunies :

  • La dépense doit avoir été faite dans l’intérêt de l’entreprise.
  • L’entreprise est en possession d’une facture originale et conforme à la loi, permettant de justifier de la réalité de la dépense.
  • La facture doit mentionner le nom de l’entreprise, et non le nom du salarié.
  • La TVA doit être exigible chez le fournisseur.

Bien sûr, si la TVA n’est pas déductible pour l’entreprise, celle-ci doit néanmoins rembourser la somme TTC à son salarié.

Attention, des règles particulières s’appliquent s’agissant de la TVA sur refacturation de frais.

Récupérer la TVA sur notes de frais : les cas particuliers

Dans certains cas, il n’est pas possible de récupérer la TVA sur les notes de frais. Certaines dépenses n’ouvrent en effet pas droit à déduction de la TVA, qu’elles aient été réalisées par un salarié ou l’entreprise elle-même.

C’est le cas de certains frais de déplacement. Par exemple, aucune TVA ne peut être récupérée sur les dépenses de train, avion ou bateau. En effet, celles-ci ne supportent pas la TVA. Les indemnités kilométriques subissent le même sort. S’agissant des frais de carburant, tout dépend du véhicule utilisé et du type de carburant.

Ces limites peuvent aussi concerner les frais d’hébergement. Ainsi, les dépenses d’hôtels, d’apparts-hôtel ou encore d’Airbnb ne donnent pas lieu à récupération de la TVA.

En savoir plus : Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

Comment comptabiliser une note de frais ?

En comptabilité, les notes de frais sont enregistrées au débit d’un compte de classe 6. Ce sont des charges pour l’entreprise. Le compte utilisé dépend de la nature de la dépense. Voici quelques exemples :

  • Le compte 6234 « Cadeaux » pour les cadeaux à des tiers (clients ou partenaires).
  • Le compte 6256 « Missions » pour les dépenses de restauration et d’hébergement à l’occasion d’un déplacement professionnel.
  • Le compte 6251 « Voyages et déplacements » pour les dépenses de transport quel que soit le mode de déplacement utilisé.
  • Le compte 6257 « Réceptions » pour les dépenses de repas d’affaires avec d’autres convives.
  • Le compte 647 « Autres charges sociales » pour le remboursement des frais de transport domicile-lieu de travail quand cela est possible.

Il existe bien sûr d’autres comptes utilisés par les entreprises lors de la comptabilisation des notes de frais.

Il arrive en outre que le remboursement soit soumis partiellement ou totalement à des cotisations sociales. L’entreprise utilise dans ce cas le compte 6414 « Indemnités et avantages divers ». La partie non-imposable peut être directement incluse dans les comptes énumérés plus haut, en fonction de sa nature.

En contrepartie du débit d’un compte de dépenses, l’entreprise crédite le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » de la même somme.

Comment optimiser la gestion des notes de frais ?

Dans la majorité des entreprises, la gestion des notes de frais est dépassée, peu performante et trop coûteuse. Certaines entreprises font encore le choix d’utiliser des documents Excel et de manipuler des justificatifs papier.

Pourtant, il existe aujourd’hui de nombreux moyens d’optimiser la gestion des notes de frais. Ceux-ci permettent de gagner du temps, de faciliter l’échange d’informations et de limiter les risques d’oubli ou d’erreur.

L’inconvénient de ces solutions : ne pas traiter le problème à sa source. Il est possible d’optimiser la gestion des notes de frais, mais le mieux serait de mettre définitivement fin à cette problématique.

Définir une politique de dépenses dans l’entreprise

Le premier des réflexes pour optimiser la gestion des notes de frais : adopter une politique de dépenses claire dans l’entreprise.

Une politique de dépenses désigne un document permettant de réguler les frais professionnels des salariés. L’entreprise est libre d’y inscrire les règles qu’elle juge nécessaires.

En principe, la politique de dépenses détermine a minima quel type de dépense peut être remboursé, ainsi que la procédure à suivre pour obtenir remboursement. Par exemple, elle peut fixer un délai pour envoyer les notes de frais ou rappeler la nécessité d’y joindre un justificatif.

Il est commun que les entreprises fournissent également un document type à remplir pour établir ses notes de frais. Cela permet d’harmoniser la forme des notes de frais dans l’entreprise.

Quelle que soient les règles adoptées, l’objectif est de mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace.

Attention : adopter une politique de dépenses claire ne suffit pas. Il faut également veiller à ce que les salariés aient pris connaissance de ce document… et l’aient compris ! À ce titre, il ne sert à rien de surcharger le document de règles trop rigides ou précisions superflues.

En savoir plus : Notes de frais : comment créer une politique de dépenses efficace ?

Choisir la dématérialisation des notes de frais

Les justificatif de notes de fais peuvent être conservés physiquement (format papier) ou numériquement.

Il est depuis quelques années possible, sous certaines conditions, de conserver des justificatifs au format numérique. Ceux-ci ont la même valeur juridique que leur équivalent papier.

Cependant, les documents numériques doivent respecter les prescriptions de l’article A 102 B-2 du Livre des procédures fiscales. Les justificatifs doivent comporter des données authentiques, lisibles, complètes et stockées de manière confidentielle et sécurisée. On parle alors d’archivage à valeur probante.

L’entreprise doit donc mettre en place un système informatique particulier pour se placer en conformité avec la loi.

Mais le jeu en vaut la chandelle. La dématérialisation des notes de frais permet d’optimiser la gestion des notes de frais. Elle réduit le risque de pertes de justificatifs et fait gagner du temps.

Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais

De nombreuses entreprises font le choix d’utiliser un logiciel de traitement de notes de frais. Cet outil permet d’automatiser l’ensemble de la gestion des notes de frais, de l’établissement de la note à son remboursement en comptabilité.

Les logiciels de traitement des notes de frais limitent l’intervention humaine… Mais pas complètement. Certaines tâches de vérification sont toujours nécessaires.

Externaliser la gestion des notes de frais

Enfin, il est possible de déléguer la gestion des notes de frais à un cabinet spécialisé.

Dans ce cas, le salarié rédige sa note de frais comme à son habitude. Cependant, il l’envoie cette fois-ci à une plateforme externalisée. Celle-ci se charge du scan et/ou du classement de la note de frais. Elle contrôle ensuite la note de frais puis prépare le paiement.

Le service comptable de l’entreprise n’a plus qu’à valider le paiement. Il est délesté de toutes les étapes antérieures.

C’est une solution qui présente un coût non négligeable, mais qui a le mérite d’être efficace. Elle permet d’éviter définitivement toutes les tâches manuelles de traitement des notes de frais.

En savoir plus : Comment optimiser la gestion des notes de frais ?

Comment rédiger une politique de dépenses dans l’entreprise ?

Toute entreprise a intérêt à mettre en place une politique de dépenses. Elle permet de mieux encadrer la gestion des notes de frais, d’harmoniser les process et de gagner du temps.

Que contient une politique de dépenses ?

L’entreprise est libre de déterminer les règles de son choix, pourvu qu’elles ne soient pas abusives ni contraintes à la loi. Certaines entreprises font le choix de dresser des documents particulièrement exhaustifs, tandis que d’autres se contentent de quelques directives succinctes.

La politique de dépenses détermine a minima quel type de dépense peut être remboursé, ainsi que la procédure à suivre pour obtenir le remboursement des dépenses. Elle intervient en amont et en aval de la dépense.

En amont, la politique de dépenses liste les dépenses éligibles au remboursement. Elle pose en outre des limites pour chaque type de dépense. Par exemple, elle peut autoriser ou au contraire interdire les voyages en classe affaires.

En aval, la politique de dépenses fait mention du délai d’envoi et des règles d’établissement des notes de frais, de la nécessité d’y joindre un justificatif, ou encore un délai de remboursement. L’entreprise peut également prévoir un document standard à remplir, commun à tous les salariés.

L’objectif ici est de mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace. À la clé : des économies de temps et d’argent.

Nos conseils pour une politique de dépenses réussie

Avant de se lancer dans la rédaction d’une politique de dépenses, il est préférable de prendre le temps d’identifier les besoins de l’entreprise. Il s’agit ici de partir de l’existant, d’analyser les besoins et contraintes, et conforter tout cela au budget de l’entreprise.

Il ne faut pas hésiter à solliciter l’avis des salariés…. Les premiers concernés par cette politique !

Une fois le document rédigé, il est important de bien communiquer auprès des salariés… et de s’assurer qu’ils aient bien compris ! L’entreprise choisit le mode de communication le plus adapté : document affiché dans les locaux, e-mail, réunion… L’important : faire preuve de transparence et ne pas hésiter à communiquer régulièrement sur le sujet.

En outre, une bonne politique de dépenses est un document clair et concis. Il convient d’éviter de multiplier les règles complexes et les informations inutiles.

Enfin, la politique de dépenses doit être perçue comme un document évolutif. Elle doit s’adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise. Les retours des salariés sont également autant d’occasions de peaufiner et améliorer ce document.

Dématérialisation des notes de frais : ce qu’il faut savoir

La dématérialisation des notes de frais ne présente que des avantages. Elle permet de réduire l’encombrement causé par les documents papier, mettre en place des procédés d’automatisation, et faciliter le traitement des justificatifs.

Il est cependant indispensable de respecter les principes de l’archivage à valeur probante.

La règle : l’archivage à valeur probante

La valeur probante est un terme juridique signifiant que la validité du document est prouvée et reconnue par le législateur.

Les documents numériques, s’ils sont établis et conservés dans les conditions de l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales, peuvent avoir valeur probante. Ils acquièrent alors la même valeur que les documents papier.

L’archivage à valeur probante garantit l’intégrité et la bonne conservation des données, pour permettre leur restitution à des fins de contrôle ou de justification.

Dématérialisation des notes de frais et contrôle URSSAF

Lors d’un contrôle, l’URSSAF examine les notes de frais et les justificatifs afférents pour vérifier que les remboursements de frais correspondaient bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales. Dans le cas contraire, l’entreprise risque un redressement. Elle devra payer des cotisations sociales de manière rétroactive, parfois assorties de sanctions.

Aujourd’hui, il est possible de présenter des justificatifs de note de frais dématérialisés à l’URSSAF lors d’un contrôle. Les conditions de l’archivage à valeur probante doivent cependant être respectées. Si c’est le cas, les justificatifs dématérialisés ont la même valeur juridique que les justificatifs papier.

En savoir plus : Contrôle URSSAF et dématérialisation : ce qu’il faut savoir

Notes de frais kilométriques : qu’est-ce que c’est ?

L’utilisation du véhicule personnel d’un salarié dans le cadre de son emploi est indemnisée par l’entreprise. C’est ce que l’on appelle les frais kilométriques (ou indemnités kilométriques).

Le remboursement des frais kilométriques se fait, comme pour les autres types de dépenses professionnelles, au moyen d’une note de frais.

L’administration a fixé un barème pour les notes de frais kilométriques. Il se base sur la puissance du véhicule et la distance parcourue. Les indemnités kilométriques couvrent la majorité des frais afférents au transport : carburant, assurance, entretien du véhicule, usure… Par contre, les dépenses de parking et de péage ne sont pas incluses. Elles doivent faire l’objet d’une note de frais distincte.

Les trajets domicile-travail ne sont pas indemnisables au titre des frais kilométriques. Il existe cependant une exception à cette règle : lorsque le salarié est obligé de se servir de son véhicule personnel pour se rendre au travail. C’est le cas, par exemple, lorsque les locaux de l’entreprise se situent dans une zone rurale peu ou pas desservie par les transports en commun.

En outre, les salariés utilisant une voiture de fonction ne peuvent se faire rembourser au titre des frais kilométriques.

Quelles sont les alternatives aux notes de frais ?

Le coût des notes de frais

L’utilisation de notes de frais dans l’entreprise est bien loin d’être une situation idéale. C’est au contraire une situation coûteuse et contraignante.

D’après une étude réalisée en 2015, chaque note de frais relative à un déplacement professionnel avec hébergement coûterait environ 53 euros à l’entreprise, pour un traitement de 20 minutes.

C’est sans compter la présence d’erreurs, plus fréquentes qu’on ne pourrait le penser ! Le taux moyen d’erreur est en effet de 20 %. Chaque erreur dans le remboursement des notes de frais entraînerait un nouveau coût d’environ 48 euros, pour 18 minutes de traitement.

En savoir plus : Les notes de frais, la plaie des entreprises

La gestion chronophage et fastidieuse des notes de frais

Les notes de frais impliquent une intervention énergivore des collaborateurs, managers, comptables et de la direction financière.

Le remboursement des frais professionnels est un processus composé de multiples étapes, de l’établissement de la note de frais à l’émission du virement par l’équipe comptable. Les tâches sont redondantes et peu motivantes pour les salariés de l’entreprise.

Comment abolir les notes de frais dans l’entreprise ?

La meilleure solution pour contrer ces inconvénients reste de traiter le problème à sa source : l’utilisation des notes de frais dans l’entreprise. Il est tout à fait possible de se passer de ce traitement coûteux et chronophage, en distribuant des cartes affaires aux salariés de l’entreprise.

Les cartes affaires sont directement reliées au compte bancaire de l’entreprise. Les salariés n’ont plus à avancer les dépenses, ni établir des notes de frais.

Octroyer des cartes Visa Business manager.one à vos collaborateurs est sans risque. Les cartes sont entièrement paramétrables à distance, en temps réel. Il est ainsi possible de fixer des plafonds, interdire l’utilisation de la carte dans certaines circonstances, ou encore rendre obligatoire le cas du justificatif après achat.

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