Remboursement de notes de frais : quel cadre juridique ?

Peu d’entreprises échappent à la gestion des notes de frais. Ces documents permettent aux salariés d’obtenir remboursement des dépenses engagées dans le cadre de l’exercice de leur activité professionnelle.

Établissement des notes de frais, régime fiscal et social, déduction des remboursements… Petit tour d’horizon de l’ensemble des règles encadrant la gestion et le remboursement des notes de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais désigne le document sur lequel le salarié rappelle l’ensemble des frais professionnels exposés au cours d’une période donnée.

Les frais professionnels font référence aux dépenses engagées par le salarié ou le dirigeant pour les besoins de son activité. L’employeur est tenu de les lui rembourser. Les frais professionnels peuvent revêtir des natures variées : dépenses de transport, de restauration, d’hébergement…

Les notes de frais sont encadrées par la loi pour éviter les abus, tels que les dépenses fictives ou disproportionnées. Pour être qualifiées comme telles et remboursées, les dépenses professionnelles doivent :

  • correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise,
  • être justifiées par les besoins de l’activité,
  • être proportionnées,
  • être appuyées par des justificatifs de nature à prouver leur existence.

La gestion et le remboursement des notes de frais font partie du quotidien des chefs d’entreprise et/ou des équipes comptables. Dès lors que plusieurs salariés sont susceptibles d’émettre des notes de frais, il est essentiel de mettre en place une solide organisation et de bien connaître les règles applicables en la matière.

Les règles d’établissement d’une note de frais

Sauf exceptions, la note de frais ne subit pas de règle de forme. Elle peut être établie sur un logiciel, à la main ou sur un tableur. C’est à l’entreprise de fixer les modalités d’établissement de la note de frais.

Nécessité de présenter un justificatif

Pour être remboursée, la note de frais est obligatoirement accompagnée d’un justificatif de nature à prouver la réalité de la dépense engagée.

Le délai pour établir et rembourser les notes de frais

Le remboursement des notes de frais est soumis à la prescription quinquennale. L’employeur dispose donc de 5 ans pour rembourser le salarié après présentation de la note de frais.

En général, une note de frais est établie à chaque fin de mois. Elle peut également l’être au retour de chaque mission. Aucune règle légale n’existe dans la matière : tout dépend de l’organisation décidée par l’entreprise.

Les spécificités liées à certaines dépenses

La loi réglemente le remboursement de certaines dépenses professionnelles.

Les dépenses de restauration

Le motif de l’invitation et le nom des convives doivent être mentionnés sur la note de frais, de même que des informations permettant d’identifier le restaurant.

Les indemnités kilométriques

L’utilisation de son véhicule personnel par le salarié ou chef d’entreprise pour les besoins de l’entreprise peut être indemnisée. On parle alors d’indemnités kilométriques.

Dans ce cas, diverses mentions obligatoires doivent être portées sur la note de frais :

  • motif du déplacement,
  • lieu de la mission,
  • nombre de kilomètres roulés,
  • puissance fiscale du véhicule utilisé, justifiée avec la carte grise.

Les indemnités kilométriques couvrent tous les frais afférents au transport : carburant, assurance, entretien du véhicule…

Les dépenses occasionnées lors du trajet domicile – lieu de travail ne sont pas susceptibles d’être indemnisées.

Les dépenses de logement

Les dépenses d’hébergement et de logement sont remboursables par l’entreprise à condition que l’une des deux conditions suivantes soit remplie :

  • Le salarié, eu égard à un éloignement supérieur à 50 kilomètres, ne peut pas regagner son domicile.
  • Le domicile du salarié est faiblement desservi par les transports en commun, aboutissant à un temps de trajet supérieur à 1h30.

En outre, la TVA afférente à ces dépenses n’est pas déductible.

Les autres frais

Les frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise, autre que ceux visés ci-dessus, susceptibles d’être remboursés et accompagnés d’un justificatif, peuvent être intégrés dans la note de frais.

Les modalités de remboursement des notes de frais

Les modalités de remboursement des frais professionnels diffèrent selon l’entreprise.

L’employeur a en effet le choix entre deux modalités de remboursement :

  • le remboursement des dépenses réelles sur présentation des justificatifs,
  • le remboursement forfaitaire.

Pour certaines professions, telles que celles du bâtiment, il est également possible de prévoir une déduction forfaitaire spécifique sur le salaire.

L’employeur est libre de choisir le mode de remboursement des frais professionnels de ses salariés. Il est néanmoins judicieux de consulter ses salariés sur le mode de remboursement qu’ils préfèrent.

Chaque salarié n’est en outre pas forcément remboursé de la même façon. Il est possible de prévoir des modalités de remboursement différentes en fonction des postes. Cependant, il est souvent plus judicieux – car plus simple – de prévoir un même mode de remboursement pour tous les salariés.

Le remboursement des dépenses réelles

Les dépenses professionnelles peuvent être indemnisées sur la base des dépenses réellement engagées par le salarié. Le salarié reçoit alors en remboursement le montant exact de sa dépense. Par exemple, l’entreprise lui rembourse le montant figurant sur la note du restaurant ou le ticket de péage.

Ces dépenses sont exclues de la base de calcul des cotisations si l’employeur peut prouver qu’elles étaient nécessaires pour l’exercice des fonctions, sous réserve de produire les justificatifs de ces frais.

Pour être qualifiées de frais professionnels, certaines dépenses ne peuvent être indemnisées qu’au réel. C’est le cas :

  • des frais supportés par le salarié en télétravail,
  • des frais engagés par le salarié pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication,
  • des frais de déménagement suite à une mobilité professionnelle,
  • des frais exposés par les salariés détachés à l’étranger,
  • des frais engagés par les salariés envoyés vers les DOM-ROM (ou inversement).

Le remboursement forfaitaire

On parle aussi de frais forfaitaires, ou encore d’allocation forfaitaire.

L’employeur peut décider, pour les dépenses autres que celles visées juste au-dessous, de rembourser le salarié selon un mode forfaitaire. Ce mode de remboursement est généralement utilisé dans le cadre de dépenses amenées à se répéter sur une base mensuelle.

Les frais forfaitaires se basent sur des plafonds fixés par l’URSSAF pour certaines dépenses. Le barème, mis à jour chaque année, est disponible sur le site de l’URSSAF.

Ces plafonds concernent :

  • les frais de restauration,
  • les indemnités kilométriques,
  • les frais de grand déplacement (France et étranger),
  • certains frais liés à la mobilité professionnelle.

Le régime fiscal et social des notes de frais

Les frais professionnels remboursés au salarié pour leur montant réel ne sont en principe pas soumis à l’impôt sur le revenu ni aux cotisations sociales, sous réserve de produire des justificatifs.

Il n’en va pas forcément de même pour les frais forfaitaires.

Le régime social des notes de frais

Il faut distinguer le traitement social des frais réels, de celui des frais forfaitaires.

Le régime social des frais réels

Les frais réels ne sont pas soumis aux cotisations sociales, à condition :

  • de prouver que le salarié était contraint d’engager ces frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions,
  • de produire les justificatifs afférents.

L’exonération n’est pas limitée dans son montant.

Le régime social des frais forfaitaires

La règle est un peu plus complexe s’agissant des frais forfaitaires.

En-dessous des plafonds fixés par l’administration, le remboursement forfaitaire de frais n’est pas soumis aux cotisations sociales.

L’employeur n’a même pas à justifier ces dépenses au moyen de justificatifs. Il doit simplement être en mesure de démontrer que l’application des allocations correspond aux situations de fait.

Au-dessus, le remboursement forfaitaire peut être considéré comme un avantage en nature imposable. Deux situations possibles :

  • Si l’employeur n’établit pas les circonstances de fait : le remboursement forfaitaire versé est réintégré dans l’assiette des cotisations sociales dès le premier euro. Il sera réputé être un complément de rémunération.
  • Si l’employeur prouve les circonstances de fait, la fraction qui excède le plafond est exclue de l’assiette des cotisations, à condition que l’employeur fournisse des justificatifs de nature à prouver que le remboursement forfaitaire a été utilisé conformément à son objet.

Le régime fiscal des notes de frais

L’entreprise peut déduire de son bénéfice imposable les frais forfaitaires et les frais réels.

Le bénéficiaire du remboursement des frais n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu au titre du montant reçu.

En outre, sous certaines conditions, l’entreprise peut récupérer la TVA sur les notes de frais de ses salariés. Des règles spécifiques encadrent quant à elles la gestion de la TVA sur la refacturation de frais.

Comment simplifier le remboursement des notes de frais ?

La gestion et le remboursement des notes de frais s’avèrent généralement coûteux et chronophages pour l’entreprise. Validation des dépenses, contrôle des justificatifs, envoi des virements… La charge de travail s’alourdit à mesure que le nombre de salariés croît.

La gestion des notes de frais induit des tâches répétitives et sans valeur ajoutée. En bref : elle est extrêmement contraignante pour l’entreprise.

Il existe fort heureusement des moyens d’oublier définitivement ces notes de frais. Pour pallier ces difficultés, la banque en ligne pour professionnels manager.one offre à ses clients la création illimitée et gratuite de cartes bancaires Visa Business.

Chaque salarié effectue alors ses dépenses professionnelles avec sa propre carte d’entreprise. Les justificatifs de dépenses sont téléchargés ou scannés en temps réel, et associés à la dépense à laquelle ils correspondent.

Cette solution ne présente aucun risque pour l’entreprise, puisque la carte bancaire est entièrement et instantanément paramétrable à distance.

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