Tout savoir sur le remboursement des frais de déplacement

À mesure que l’activité de l’entreprise croît et se diversifie, les collaborateurs sont régulièrement amenés à se déplacer hors des locaux de l’entreprise. Ces voyages professionnels engendrent un coût pour l’entreprise, qui doit prendre en charge les frais de déplacement de ses salariés.

Pour éviter les abus et les dépenses injustifiées, l’administration fiscale et l’URSSAF encadrent le remboursement des frais de déplacement. Les règles applicables en la matière dépendent essentiellement de la nature de la dépense.

Afin d’y voir plus clair, la banque en ligne pour professionnels manager.one vous livre aujourd’hui un guide complet du remboursement des notes de frais de déplacement.

Qu’appelle-t-on frais de déplacement ?

Les frais de déplacement désignent les frais supportés par les salariés ou dirigeants dans le cadre d’un voyage d’affaires ou d’un déplacement professionnel (visite, rendez-vous…). Un salarié est un déplacement lorsqu’il est amené à s’absenter à la fois de son domicile et de son lieu de travail habituel.

Les frais de déplacement, en principe conformes à la politique voyage de l’entreprise peuvent revêtir différentes natures : frais d’hébergement, frais de transport, frais de restauration, frais liés à des activités ou évènements particuliers…

Lorsqu’ils sont avancés par les salariés, les frais de déplacement sont en principe remboursés par l’employeur.

La loi limite cependant la nature et le montant des frais remboursables par l’employeur.

Par exemple, impossible pour le salarié d’obtenir le remboursement des frais occasionnés par un trajet domicile-travail en voiture, le travail étant ici entendu au sens de lieu de travail habituel. Il existe une exception à cette règle : lorsqu’il est impossible pour le salarié, compte tenu de la localisation des bureaux ou des horaires de travailler, de prendre les transports en commun.

Frais de déplacement VS indemnités kilométriques : quelle différence ?

Lors de ses déplacements, le salarié peut être amené :

  • À emprunter les transports en commun, l’avion, le train, le bateau ou encore le taxi.
  • À utiliser sa voiture personnelle.

Dans le premier cas, on parle de frais de déplacement. Dans le second, on parle d’indemnités kilométriques. L’administration a fixé un barème pour les indemnités kilométriques, dépendant de la puissance du véhicule et de la distance parcourue (cf infra).

Les indemnités kilométriques sont donc un type de frais de déplacement.

Les règles encadrant le remboursement des indemnités kilométriques

L’utilisation de son véhicule personnel par le salarié ou chef d’entreprise pour les besoins de l’entreprise peut être indemnisée. On parle alors d’indemnités kilométriques.

Dans ce cas, diverses mentions obligatoires doivent être portées sur la note de frais établie par le salarié une fois le déplacement effectué :

  • motif du déplacement,
  • lieu de la mission,
  • nombre de kilomètres roulés,
  • puissance fiscale du véhicule utilisé, justifiée avec la carte grise.

Les indemnités kilométriques couvrent tous les frais afférents au transport : carburant, assurance, entretien du véhicule… Elles compensent également l’usure entraînée par l’utilisation de la voiture.

Les indemnités kilométriques font l’objet d’un barème fixé par l’administration fiscale. Le calcul se fait en fonction de la puissance fiscale du véhicule, multipliée par la distance du trajet. À noter que les transports effectués avec un véhicule affichant une puissance supérieure à 7 CV n’ouvrent droit à aucune indemnité kilométrique.

Le barème des indemnités kilométriques pour les automobiles est défini dans l’arrêté du 11 mars 2019 et consultable à l’article 6B du CGI, annexe 4.

Il existe un autre barème, pour les trajets effectués avec un deux-roues.

Ce barème est en outre révisé tous les ans, au mois de février ou mars. À l’heure où nous écrivons ces lignes, le barème 2020 n’a pas encore été publié au Journal Officiel.

Pour faciliter l’estimation du coût du trajet, l’administration fiscale propose un simulateur en ligne des frais kilométriques.

Attention : pour être remboursé, le salarié ne doit pas oublier de présenter à son employeur les justificatifs correspondants. Cela vaut d’ailleurs pour tous les frais de déplacement, quelle que soit leur nature.

Les règles encadrant le remboursement des frais de déplacement

Les dépenses remboursables au titre des frais de déplacement peuvent prendre de multiples formes. Voici quelques exemples :

  • les nuitées dans des hôtels
  • les billets d’avion et de train
  • les tickets de parking
  • les repas pris au restaurant
  • la participation à des évènements professionnels, tels que des congrès ou des séminaires…

Les règles encadrant le remboursement des frais de déplacement – autres que les indemnités kilométriques – varient en fonction de la nature des dépenses.

Le remboursement des frais de transport domicile-travail

Ainsi que rappelé plus haut, et sauf exception, le trajet domicile-travail effectué avec la voiture personnelle du salarié n’est pas susceptible d’être indemnisé par l’employeur. Ce n’est pas un déplacement professionnel.

La règle diffère lorsque le salarié choisit de se rendre au travail en empruntant les transports en commun. Dans ce cas, même si l’on n’est pas dans le cadre d’un déplacement professionnel, l’employeur est tenu de lui rembourser 50 % de son abonnement de transport.

Le salarié ne peut à l’inverse pas demander le remboursement de tickets individuels de transport.

L’employeur qui le souhaite – ce n’est pas une obligation – peut également verser à ses salariés l’indemnité kilométrique vélo. Elle est, bien sûr, réservée aux salariés choisissant de se rendre au travail à vélo. Elle s’élève à 25 centimes par kilomètres. L’employeur est exonéré de cotisations sociales sur ces sommes, dans la limite de 200 € par an.

Le remboursement de grand déplacement

Selon l’URSSAF, l’employeur octroie à son collaborateur une indemnité de grand déplacement lorsqu’il effectue un déplacement professionnel pour lequel il ne lui est pas possible de regagner son domicile chaque jour.

L’impossibilité de revenir au domicile pour y dormir est présumée lorsque deux conditions cumulatives sont réunies :

  • La distance entre le lieu de résidence et le lieu de travail est supérieure ou égale à 50 km.
  • Parcourir cette distance en transport en commun prendrait plus d’1h30.

L’URSSAF a fixé pour l’indemnité de grand déplacement un barème à respecter. Celui-ci prend en compte la durée du déplacement et sa localisation. Il fixe une indemnité journalière correspondant au logement et au petit-déjeuner, ainsi qu’une indemnité repas.

À titre d’exemple, un salarié amené à se déplacer en région parisienne pendant moins de 3 mois en 2020 a droit à 19 € par repas, et 68,10 € par nuitée avec petit-déjeuner. Au-delà de ces montants, l’employeur devra payer des cotisations sociales sur les remboursements.

Le remboursement des frais de petit déplacement

Lorsque le salarié peut regagner son domicile tous les soirs, on parle de petit déplacement. L’employeur n’a pas à loger son collaborateur dans un hôtel.

Il doit cependant participer à ses frais de repas. Dans ce cas, ou bien il décide de rembourser pour leur montant réel les repas de son salarié, ou bien il choisit de lui verser un montant forfaitaire : le « panier repas ».

Dans cette seconde hypothèse, si le salarié est contraint de manger au restaurant pendant son déplacement (c’est-à-dire qu’il ne peut regagner son domicile), l’indemnité de repas est exonérée de cotisations sociales jusqu’à 18,80 €.

Le remboursement de repas d’affaires

Les repas d’affaires pris avec des partenaires, clients et prospects sont remboursables par l’entreprise, mais sous certaines conditions.

Le motif de l’invitation et le nom des convives doivent être mentionnés sur la note de frais, de même que des informations permettant d’identifier le restaurant.

Les autres types de frais de déplacement

Les frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise, autre que ceux visés ci-dessus, et accompagnés d’un justificatif, peuvent remboursés au titre des frais de déplacement sans règle particulière. C’est le cas par exemple, des billets de train ou d’avion, ou encore des tickets de parking.

Comment rembourser les frais de déplacement des collaborateurs ?

L’établissement d’une note de frais

Les collaborateurs souhaitant obtenir le remboursement de leurs frais de déplacement doivent établir une note de frais dès leur retour.

La note de frais désigne le document sur lequel le salarié rappelle l’ensemble des frais professionnels exposés au cours d’une période donnée. Celle-ci répond à des règles de fond et de forme posées par la loi.

Pour être remboursée, la note de frais est obligatoirement accompagnée d’un justificatif de nature à prouver la réalité de la dépense engagée. Sinon, l’entreprise ne pourra valablement pas rembourser le salarié, ni récupérer la TVA sur note de frais.

Le traitement chronophage et coûteux de la note de frais

Une fois la note de frais établie, elle transite généralement entre plusieurs services de l’entreprise. Validée par le supérieur, elle est transmise au service comptable, qui vérifiera la conformité de la note de frais et procèdera au remboursement.

Le traitement des notes de frais de déplacement a un coût en termes de temps et d’argent. Ainsi, d’après une étude réalisée en 2015 par le spécialiste des solutions hôtelières pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA, chaque note de frais relative à un déplacement professionnel engendre un coût moyen de 53 euros pour un traitement de 20 minutes.  

Comment optimiser le remboursement des frais de déplacement ?

Les premiers pas pour faciliter le remboursement des frais de déplacement sont incontestablement l’organisation et l’harmonisation.

Dès lors que plusieurs salariés sont susceptibles d’émettre des notes de frais, il est essentiel de mettre en place une solide organisation et de mettre en place des règles communes à tous les salariés. Cela évite que chaque salarié ne développe ses propres habitudes en matière d’établissement et d’envoi de ses notes de frais, ce qui prendrait beaucoup plus de temps à traiter qu’une procédure harmonisée.

Il existe également des logiciels permettant d’optimiser la gestion des notes de frais.

Cependant, toutes ces solutions ne prennent pas le problème à sa source : l’existence même des notes de frais.

Donner une carte affaires ou carte corporate à vos collaborateurs en déplacement professionnel semble alors être une solution pertinente. C’est ce que permet la banque en ligne pour les professionnels manager.one. Chaque salarié réalise en toute autonomie et sureté les dépenses nécessaires à son déplacement, grâce à une carte Visa Business reliée au compte bancaire de l’entreprise. La carte bancaire reste entièrement paramétrable à distance par l’employeur.

Grâce aux cartes corporate, plus aucune demande de remboursement de frais de déplacement n’est nécessaire. C’est un gain de temps et d’argent considérable pour l’entreprise.

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