Comment optimiser la gestion des notes de frais ?

Dans la majorité des entreprises, la gestion des notes de frais se fait encore de façon presqu’archaïque, par le biais d’une gestion manuelle sur Excel et d’échanges de justificatifs papier.

Pourtant, en 2020, il existe de nombreuses façons d’optimiser la gestion des notes de frais dans votre entreprise. Des solutions modernes permettent de gagner du temps, de faciliter l’échange d’informations et de limiter les risques d’erreur, d’oubli et de perte. Il est même aujourd’hui possible d’abolir entièrement l’utilisation des notes de frais dans l’entreprise.

Afin d’y voir plus clair, la banque en ligne pour les professionnels manager.one revient sur les diverses façons d’optimiser la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise.

Le coût engendré par les notes de frais

D’après une étude réalisée en 2015 par le spécialiste des solutions hôtelières pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA, chaque note de frais relative à un déplacement professionnel  avec hébergement engendre un coût moyen de 53 euros pour un traitement de 20 minutes.

Les notes de frais impliquent une intervention humaine et énergivore des collaborateurs, managers, comptables et de la direction financière.  

En outre, les erreurs sont excessivement nombreuses : on retrouve un taux d’erreur moyen de 20%. Chacune de ces erreurs entraîne un nouveau coût d’environ 48 euros pour 18 minutes de traitement !  

À cela s’ajoute le coût de la fraude. Dépenses personnelles réalisées en dehors du temps de travail, augmentation de la note de restauration ou du kilométrage parcouru, fausses factures… Tout cela ne fait qu’alourdir le coût global des notes de frais.

La gestion des notes de frais reste en outre encore largement archaïque. D’après la même étude, 81% des justificatifs sont encore au format papier en Europe, et seulement 33% des entreprises utilisent un processus de numérisation des reçus.

Le caractère coûteux et chronophage des notes de frais n’est alors plus discutable. 

Définir et diffuser une politique de dépenses dans l’entreprise

L’optimisation de la gestion des notes de frais passe tout d’abord par l’adoption d’une politique de dépenses claire, concise et cohérente au sein de l’entreprise.

Ce document permet de réguler les frais professionnels des collaborateurs. Il détermine a minima quel type de dépense peut être remboursé, ainsi que la procédure à suivre pour obtenir le remboursement des dépenses.

Il fait ainsi mention du délai d’envoi des notes de frais, de la nécessite d’y joindre un justificatif, ainsi que du délai de remboursement. Il est également possible de prévoir un document standard à remplir, commun à tous les salariés lors de l’établissement de leur note de frais. Quelles que soient les règles adoptées, l’objectif est le suivant : mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace.

Cette politique de dépenses doit être bien comprise des salariés, et incitative. Par exemple, il est bon d’indiquer que si le délai de transmission des notes de frais n’est pas respecté, le remboursement sera retardé.

Ce document constitue également une bonne occasion de rappeler les règles légales applicables. Les salariés ne sont pas toujours au courant du cadre juridique entourant les notes de frais. Néanmoins, la politique de dépenses de l’entreprise doit rester un document simple et facile à lire, sans trop de référence à la matière juridique.

Il faut en outre éviter les règles trop complexes, superflues et inutilement contraignantes. La simplicité est de mise.

Organiser la politique de dépenses par sections peut être une bonne idée, afin de faciliter sa compréhension : voyages d’affaires, indemnités kilométriques, dépenses de restauration…

En définitive, définir une politique de dépenses dans l’entreprise permet de gagner du temps lors du remboursement, et d’éviter les redressements lors d’un contrôle.

Opter pour la dématérialisation des justificatifs

Il existe deux modes d’archivage des notes de frais : physique ou numérique.

En 2017, les conditions d’archivage se sont assouplies. Il est maintenant tout à fait possible – sous conditions – de conserver des justificatifs au format numérique. Ceux-ci ont la même valeur juridique que leur équivalent papier.

Les justificatifs numérisés doivent comporter des données authentiques, lisibles, complètes et stockées de manière confidentielle et sécurisée. On parle alors d’archivage à valeur probante.

La dématérialisation des notes de frais présente de nombreux atouts et permet d’optimiser la gestion des notes de frais. Elle réduit le risque de perte de justificatifs, un écueil courant au sein des entreprises.

L’utilisation de l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une excellente raison de succomber à la dématérialisation des justificatifs. Avec elle, plus besoin de saisir à la main les informations contenues sur les reçus. L’OCR est capable de reconnaître le montant de l’opération, la date, et même la TVA sur un justificatif scanné. Il est alors possible de pré-remplir automatiquement les notes de frais.

L’OCR limite grandement le risque d’erreur, courant lors de la saisie manuelle des informations contenues sur le justificatif.

La numérisation des justificatifs de notes de frais permet en outre de centraliser toutes les informations en un lieu, de gagner du temps dans le traitement, et de garantir une meilleure communication entre les différents acteurs du traitement des notes de frais.

Optimiser la gestion des notes de frais grâce à un logiciel

Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels de traitement des notes de frais. Ces outils permettent d’automatiser l’ensemble de la gestion des notes de frais, de l’établissement de la note à son remboursement en comptabilité.

Les logiciels de traitement des notes de frais limitent l’intervention humaine en éliminant les tâches répétitives de saisie manuelle. Bien sûr, certaines tâches de vérification nécessitent encore une intervention humaine.

La plupart des logiciels permettent à l’employeur de configurer la politique de dépense de l’entreprise, pour veiller à son respect. Par exemple, il est possible de paramétrer le blocage ou le plafonnage automatique des remboursements, ou encore de mettre en place un système d’alerte.

Externaliser la gestion des notes de frais

Il est également possible d’externaliser la gestion des notes de frais en ayant recours à un cabinet spécialisé.

Dans ce cas, le salarié saisit sa note de frais dans les conditions habituelles, puis l’envoie à la plateforme externalisée. Cette plateforme se charge alors du scan et/ou du classement de la note de frais, de son contrôle, et ainsi que de la préparation du paiement.

Le service comptable de l’entreprise n’a plus qu’à valider le paiement et rembourser le salarié. Toutes les étapes antérieures sont sous-traitées.

Ce mode de gestion des notes de frais présente bien sûr un coût non négligeable, bien supérieur à celui d’un logiciel de traitement des notes de frais. Elle permet cependant d’éliminer définitivement les tâches manuelles qui subsistent.

Abolissez définitivement les notes de frais avec manager.one

La meilleure solution pour optimiser la gestion des notes de frais reste de traiter le problème à sa source.

Aucune solution, aucune habitude ne permettra de mettre définitivement fin aux inconvénients générés par le traitement des notes de frais.

L’utilisation de cartes corporate par vos collaborateurs est aujourd’hui le moyen le plus efficace de faire disparaître les notes de frais. À l’aide de cartes business directement reliées au compte de l’entreprise, vos salariés réalisent en toute autonomie les dépenses requises par l’exercice de leur activité professionnelle. Plus aucune avance de frais n’est requise. Aucune note de frais n’est alors à éditer et traiter.

La banque en ligne pour professionnels manager.one vous permet ainsi d’abolir définitivement les notes de frais, de façon sécurisée. Chaque carte Visa Business manager.one est en effet entièrement paramétrable à distance et de façon instantanée.

Avec manager.one, votre compte bancaire reste documenté au fil de l’eau. Grâce à la fonctionnalité du justificatif obligatoire, chaque salarié est invité, après chaque opération réalisée par carte, à scanner le justificatif afférent. Si cette exigence n’est pas satisfaite, l’utilisation de la carte s’en trouve bloquée.

En savoir plus sur la façon dont manager.one met fin aux notes de frais