Pourquoi octroyer une carte affaires à vos salariés ?

La carte affaires est un mode de paiement réservé aux entreprises. En principe reliée au compte bancaire de l’entreprise, elle permet aux collaborateurs de réaliser en toute autonomie leurs dépenses professionnelles.

Porteuse de nombreux avantages pour les salariés (plus besoin d’avancer de frais !), la carte affaires est également une excellente opportunité pour l’entreprise.

La banque en ligne pour les professionnels manager.one revient aujourd’hui sur les principales raisons d’octroyer une carte affaires à vos salariés.

Mettre fin à la gestion des notes de frais

Les salariés sont fréquemment amenés à effectuer des dépenses dans le cadre de leur activité professionnelle : transport, logement, restauration… Ces frais, que l’on appelle dépenses professionnelles, sont généralement avancés par le collaborateur, qui doit alors demander leur remboursement en établissant une note de frais.

La note de frais est ensuite transmise au supérieur pour validation, puis aux équipes comptables pour accorder un remboursement au salarié.

Finalement, une seule note de frais mobilise plusieurs acteurs au sein de l’entreprise. Son établissement, sa vérification et son traitement se montrent extrêmement chronophages.

Plusieurs études ont déjà pu démontrer les inconvénients des notes de frais. D’après une étude réalisée en 2015 par le spécialiste des solutions hôtelières pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA, chaque note de frais relative à un déplacement professionnel avec hébergement engendre un coût moyen de 53 euros pour un traitement de 20 minutes.  

En distribuant des cartes affaires à ses collaborateurs, l’entreprise fait le choix de mettre fin à la gestion chronophage et coûteuse des notes de frais. Les salariés réalisent en toute autonomie leurs dépenses professionnelles, et n’ont alors pas besoin de demander de remboursement.

Suivre et encadrer les dépenses professionnelles

Les cartes affaires octroyées par l’entreprise à ses salariés sont directement reliées à son compte bancaire. L’employeur peut alors suivre et contrôler, en temps réel, les dépenses effectuées par ses collaborateurs.

Il est généralement possible de configurer les cartes affaires de l’entreprise. Ainsi, les cartes Visa Business proposées par manager.one sont entièrement paramétrables à distance et en temps réel par l’employeur. Il est possible de configurer des plafonds de paiement et de retrait, de bloquer la carte certains jours ou créneaux horaires, ou encore de limiter les paiements à certains commerçants ou certaines catégories de dépenses.

Finalement, il devient beaucoup plus simple pour l’entreprise d’encadrer les dépenses de ses salariés.

Renforcer l’autonomie des salariés

Correctement paramétrées, les cartes affaires permettent à l’entreprise d’accorder plus de liberté et d’autonomie à ses collaborateurs. Ceux-ci n’ont pas besoin d’obtenir une validation préalable.

L’octroi de cartes affaires repose sur un lien de confiance, ce qui valorise la mission et les responsabilités du collaborateur.

Simplifier les voyages d’affaires

Les voyages d’affaires donnent traditionnellement lieu à de multiples dépenses quotidiennes : transport, logement, restauration, dépenses imprévues…

Correctement paramétrée, la carte affaires permet de simplifier les déplacements professionnels, tout en respectant la politique voyage mise en place dans l’entreprise. L’employeur peut mettre en place des plafonds de paiement par jour ou par semaine, ou encore limiter l’utilisation de la carte à certains types de dépenses.

Le salarié est autonome et gagne du temps dans l’exécution de sa mission à distance.

Octroyez une carte affaires à vos salariés grâce à manager.one

Le forfait mensuel proposé par manager.one comprend la création illimitée et sans surcoût de cartes Visa Business. Chaque collaborateur peut alors réaliser en toute autonomie et sécurité les dépenses requises par l’exercice de sa mission.

Il vous est possible de configurer entièrement et instantanément chaque carte Visa Business, depuis l’espace client ou l’application mobile manager.one. L’encadrement des dépenses professionnelles de l’entreprise devient un jeu d’enfants.

Grâce à l’option du justificatif obligatoire, chaque salarié doit justifier ses dépenses par scan ou téléchargement du justificatif sur son espace personnel. Le compte bancaire de l’entreprise reste alors constamment à jour, et la tenue de la comptabilité s’en trouve facilitée.

Octroyer une carte affaires aux collaborateurs : ce qu’il faut retenir

  • La carte affaires est un mode de paiement professionnel, permettant aux salariés de réaliser de façon autonome leurs dépenses professionnelles.
  • Son paramétrage par l’employeur est gage de sécurité. Il devient aisé de surveiller et d’encadrer les dépenses des salariés.
  • La carte affaires permet de mettre fin à la gestion chronophage et coûteuse des notes de frais.
  • Elle simplifie également les voyages d’affaires.