Déplacements professionnels : comment définir une politique voyage dans l’entreprise ?

Les déplacements professionnels représentent souvent une part prépondérante du budget de l’entreprise. Lorsque les voyages professionnels se multiplient et se diversifient, il est important de structurer et encadrer ces dépenses par une politique voyage.

La politique voyage entreprise permet ainsi de poser des règles communes à tous les collaborateurs dans l’organisation de leurs déplacements, et de surveiller au mieux ces dépenses.

Qu’est-ce qu’une politique voyage entreprise ?

Une politique voyage est un document interne à l’entreprise, qui régule l’organisation des déplacements professionnels des collaborateurs. Conçu généralement sous la forme d’un règlement intérieur, la politique voyage se trouve dans tous types d’entreprises, de la PME au grand groupe.

Ce document encadre l’ensemble des aspects relatifs aux voyages professionnels : budget, modes de transport, types d’hébergement, modalités de validation en interne…

Établir une politique voyage dans l’entreprise permet d’harmoniser le déroulé des déplacements professionnels – chaque collaborateur étant soumis à des règles communes – tout en encadrant les dépenses.

Réfléchir à une politique voyage est également bénéfique dans l’hypothèse d’un contrôle URSSAF. Les notes de frais relatives aux déplacements professionnels font en effet l’objet d’un strict encadrement par le droit et les organismes sociaux. Mettre en place une politique voyage limite le risque d’abus et renforce la transparence de l’entreprise.

Le contenu d’une politique voyage réussie

Il n’existe pas de trame de politique voyage universelle, puisque celle-ci doit avant tout être établie en fonction des besoins de votre entreprise et collaborateurs.

Cependant, il est courant d’y retrouver les questions suivantes :

  • Les modes d’hébergement autorisés,
  • La gamme de confort à privilégier : hôtels 2 ou 4 étoiles ? Classe économique ou classe business ?
  • L’étendue des dépenses autorisées sur place (repas, communications…),
  • Les règles de sécurité des collaborateurs et des biens transportés pendant le voyage,
  • Les règles relatives aux cadeaux d’affaires,
  • Le processus interne de validation et d’approbation des dépenses de déplacement,
  • Les modalités de paiement et de remboursement des dépenses survenues durant un voyage d’affaires,
  • Les fournisseurs (compagnies aériennes, chaînes hôtelières…) à privilégier et ceux, au contraire, à éviter,
  • Les modalités de réservation des logements et transports,
  • La possibilité d’utiliser certains modes de transports, tels que les taxis… Etc.

Pour qu’elle soit efficace, une politique voyage entreprise doit être suffisamment exhaustive pour traiter l’ensemble des aspects d’un déplacement professionnel. Elle ne doit pas laisser, sauf cas particuliers, de questions en suspens.

Comment définir une politique voyage claire ?

Analyser les besoins de l’entreprise

Une bonne politique voyage est une politique adaptée aux besoins de l’entreprise. Il est donc important de partir de l’existant, d’analyser les besoins et les contraintes, et de confronter ensuite cela au budget de l’entreprise.

L’entreprise peut désigner un « Travel Manager ». Cette personne sera en charge de définir et de faire respecter la politique voyage au sein de l’entreprise. Désigner un interlocuteur unique permet de simplifier le processus.

En cas de difficultés ou de besoins spécifiques, il est possible de faire appel à une agence de voyage ou une Travel Management Company. Ce spécialiste du voyage d’affaires pourra proposer à l’entreprise une politique voyage en adéquation avec ses besoins et son budget.

La politique voyage peut être amenée à évoluer dans le temps, au gré de l’évolution de l’activité de l’entreprise. Il ne faut pas hésiter à faire des points réguliers.

Trouver un équilibre entre confort du salarié et économies

Attention à ne pas se focaliser outre mesure sur les coûts générés par les déplacements professionnels.

Le confort du collaborateur ne doit ainsi pas être négligé. Un salarié stressé et fatigué manque alors de productivité et de motivation, autant de facteurs pouvant influencer sur la réussite de sa mission.

La politique voyage de l’entreprise doit donc trouver un juste équilibre entre économies pour l’entreprise et bien-être du salarié en déplacement professionnel. Le confort ne s’arrête pas au choix de la classe business ou d’hôtels confortables. L’optimisation du temps constitue également un facteur clé : coordination des horaires, hôtel proche des lieux de rendez-vous, accès à des lounges pour avancer sur certains dossiers…

Il est parfois préférable de diminuer la fréquence et la durée des voyages professionnels, que de lésiner sur le confort. De nombreux déplacements professionnels pourraient d’ailleurs, à l’ère du tout numérique, être évités.

Opter pour une carte affaires

Les collaborateurs sont souvent contraints d’avancer les frais lors de leurs déplacements professionnels. Ils doivent alors, à leur retour, établir une note de frais. Ce processus est coûteux, chronophage et contraignant, tant pour l’entreprise que pour le salarié.

Pourquoi ne pas attribuer une carte affaires à chacun de vos collaborateurs amenés à se déplacer ? Ils peuvent alors réaliser en toute autonomie et sécurité les dépenses nécessitées par l’exercice de leur activité professionnelle.

La banque en ligne manager.one vous permet ainsi de commander autant de cartes Visa Business que nécessaire. Chacune de ces cartes est ensuite entièrement paramétrable à distance. Il est possible de configurer des plafonds de paiement et de retrait, de bloquer la carte certains jours ou créneaux horaires, ou encore de limiter les paiements à certains commerçants ou certaines catégories de dépenses. L’utilisation de la carte est donc entièrement sécurisée et encadrée.

Demander leur avis aux principaux concernés

À l’instar de la mise en place du télétravail dans l’entreprise ou de mesures de qualité de vie au travail, il est important de demander aux salariés leur avis sur la politique voyage de l’entreprise. Après tout, ce sont les premiers concernés !

L’entreprise doit recueillir l’avis de ses collaborateurs pour s’assurer que la politique voyage leur permet de mener leurs déplacements dans de bonnes conditions. Que pourrait-on améliorer ? Quels sont les inconvénients de telle règle ? Que pourrait-on mettre en place pour faciliter leur quotidien ?

Comment communiquer sur votre politique voyage ?

Une fois la politique voyage élaborée, il est important de s’assurer que les collaborateurs en aient pris connaissance et, surtout, l’aient comprise. Qu’importe le moyen de communication choisi (document imprimé et affiché, e-mail, réunion…), l’important est de faire preuve de transparence et de ne pas hésiter à communiquer régulièrement sur le sujet.

Politique voyage entreprise : ce qu’il faut retenir

  • La politique voyage permet de définir des règles communes dans l’organisation et le déroulé des voyages professionnels.
  • La question du budget est ici déterminante, mais ce ne doit pas être le seul sujet de discussion.
  • Sous prétexte de faire des économies, il ne faut pas mettre de côté le confort des salariés, déterminant pour la bonne réussite de leur mission.
  • Il ne faut pas hésiter à demander un feedback aux salariés.
  • La carte affaires permet de simplifier les voyages professionnels. Les salariés n’ont plus à avancer de frais, ni établir des notes de frais.
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