Traitement des notes de frais : quels KPI suivre ?

Une gestion des notes de frais digitalisée et automatisée peut faire gagner beaucoup de temps et d’argent. À l’inverse, elle peut rapidement se transformer en un fardeau pour l’ensemble des collaborateurs.

L’entreprise ne doit pas naviguer à vue pour les dépenses professionnelles de ses salariés. Il existe des indicateurs clés pour surveiller la performance de la politique interne de gestion des notes de frais.

Taux d’erreur dans les notes de frais

Une étude a récemment montré que le taux d’erreur moyen dans la gestion des notes de frais était de 20 %. Cela signifie que plus d’une note sur cinq comporte des erreurs !

Chaque erreur occasionne un nouveau temps de traitement de 20 minutes en moyenne.

Pour limiter le risque d’erreur, l’entreprise peut se doter d’une solution utilisant l’OCR, un procédé technologique de reconnaissance de caractères. Les informations essentielles du reçu ou de la facture sont lues et automatiquement extraites.

Nombre de notes de frais refusées ou non conformes

Dans l’idéal, le nombre de notes de frais refusées ou non conformes devrait être proche de zéro.

Cette situation survient lorsque la note de frais arrive sans justificatif ou avec un justificatif non conforme, qu’elle n’a pas été validée en amont ou encore que le montant est trop élevé.

Cela occasionne alors un temps de traitement supplémentaire, avec des allers-retours entre les collaborateurs pour mettre en conformité la note de frais. À la clé : une perte de temps et d’argent pour l’entreprise.

Délai de remboursement

Il convient de vérifier régulièrement le délai de remboursement moyen entre la validation d’une note de frais et son remboursement. Les avances de frais sont en effet contraignantes et quelque peu injustes pour les salariés, qui peuvent subir une tension sur leur trésorerie personnelle.

En général, le délai de remboursement est de 30 jours. Si ce délai est plus long, peut-être serait-il judicieux d’auditer le système de traitement interne.

Nombre de notes de frais passées par un fournisseur ou prestataire non autorisé

Il est courant que les entreprises mettent en place une politique voyage pour réguler les déplacements professionnels des salariés et réduire les coûts. Celle-ci mentionne généralement la liste des fournisseurs et prestataires autorisés. Ce sont les professionnels avec qui l’entreprise a conclu des accords avantageux.

Un taux élevé peut signifier que les fournisseurs sélectionnés ne sont pas forcément pertinents eu égard aux besoins des salariés. La liste doit peut-être être actualisée.

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Longueur de la chaîne d’approbation

Combien de personnes en moyenne doivent-elles approuver ou traiter une note de frais avant que celle-ci soit remboursée ?

Une chaîne d’approbation d’une longueur excessive joue sur le délai de remboursement des dépenses, ce qui n’est pas optimal.

Ancienneté moyenne des notes de frais

Ce KPI vise à étudier le délai entre la réalisation de la dépense et l’envoi de la note de frais par le salarié. Un long délai nuit à la visibilité des comptes. Un délai raisonnable est un délai inférieur à 30 jours.

Économies moyennes réalisées

La gestion des notes de frais est un processus pouvant être entièrement automatisé et digitalisé.

Il est intéressant à cet égard d’évaluer le nombre de notes de frais traitées par mois ou par an, et le coût engendré pour l’entreprise. Ce résultat peut être comparé au coût de l’automatisation des notes de frais. Des économies peuvent très certainement être réalisées.

Taux d’audit des dépenses

C’est le pourcentage de notes de frais vérifiées manuellement.

Certaines dépenses professionnelles nécessitent en effet une vérification manuelle et approfondie de la part des équipes comptables. Cela peut être soit des contrôles aléatoires, soit des contrôles basés sur un doute envers un salarié.

L’examen approfondi des notes de frais mobilise beaucoup de ressources dans l’entreprise… Alors qu’une solution numérique pourrait effectuer au moins une partie de ce travail. Il est important de maintenir ce taux d’audit le plus bas possible.

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