Comment fonctionne le remboursement forfaitaire des frais professionnels ?

Un salarié est parfois amené à engager des dépenses professionnelles dans le cadre de son activité. Billet de train, nuitée à l’hôtel, repas au restaurant avec un client… L’addition peut être salée ! Heureusement, l’employeur a l’obligation de rembourser ses employés de leurs frais professionnels. Ce remboursement peut prendre la forme d’un forfait : on parle alors de remboursement forfaitaire.

Qu’est-ce que le remboursement forfaitaire, et comment fonctionne t-il ?

Toutes les réponses dans cet article.

Qu’est-ce que le remboursement forfaitaire des frais professionnels ?

Le remboursement des notes de frais peut être opéré de deux manières :

  • Au réel ;
  • Au forfait.

Dans le cas d’un remboursement au réel, l’employeur rembourse les sommes qui ont été réellement avancées, au centime près. Par exemple, vous déboursez 46 € pour acheter un billet de train afin de vous rendre à un séminaire d’entreprise. Votre employeur vous remboursera 46 € (à condition que vous lui fournissiez le justificatif d’achat).

Au contraire, le remboursement forfaitaire consiste en l’attribution d’une allocation sous la forme d’un forfait. Ce forfait couvre les dépenses professionnelles engagées par le salarié. Il ne doit pas dépasser les barèmes fixés et réévalués tous les ans par l’Administration fiscale.

Prenons un exemple pour bien comprendre.

Marie est commerciale au sein d’une société pharmaceutique à Paris. Elle est amenée à se déplacer aux quatre coins de la région pour rencontrer ses clients et ses prospects. Si son employeur a opté pour le remboursement au forfait, celui-ci lui verse alors une allocation forfaitaire afin de couvrir les dépenses effectuées (transport, nuit d’hôtel, repas d’affaires…).

Ce mode de remboursement est privilégié lorsque les salariés sont amenés à réaliser des dépenses récurrentes dans le cadre de leur activité. En effet, il est beaucoup plus simple à mettre en œuvre car il ne nécessite pas de collecter les justificatifs de paiement. 

Les dépenses pouvant faire l’objet d’un remboursement forfaitaire sont notamment :

  • Les frais de repas au restaurant ou hors du lieu de travail ;
  • Les frais de repas sur le lieu de travail ;
  • Les frais de transport ;
  • Les frais de logement provisoire ;
  • Les frais kilométriques ;
  • Les frais pour s’équiper dans le cadre du télétravail.

Quelles sont les conditions pour bénéficier du remboursement forfaitaire des frais professionnels ?

En principe, l’employeur peut choisir d’opter pour le remboursement au frais réel ou au forfait.

Toutefois, pour bénéficier du remboursement forfaitaire des frais professionnels, il faut remplir plusieurs conditions :

  • La personne qui a réalisé la dépense professionnelle doit être un salarié de l’entreprise ;

Les dirigeants relevant du régime social des travailleurs non-salariés (TNS) ou des assimilés-salariés ne peuvent pas prétendre au versement d’une allocation forfaitaire. C’est notamment le cas pour :

    • Les présidents d’une Société par Actions Simplifiée (SAS) ou d’une Société par Actions Simplifiée Unipersonnelle (SASU) ;
    • Les gérants d’une Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL) ou d’une Société à Responsabilité Limitée (SARL) ;
    • Les présidents et les directeurs généraux de Société Anonyme (SA).
  • La rémunération du salarié doit être supérieure ou égale au salaire minimum de croissance (S.M.I.C) ;
  • Le versement de l’allocation forfaitaire doit être justifié par une situation de fait.

En principe, aucun justificatif n’est demandé pour procéder au remboursement forfaitaire d’une note de frais. Toutefois, L’URSSAF veille au grain et réalise régulièrement des contrôles pour s’assurer que le versement de l’allocation n’est pas sans objet.
Si vous n’avez pas besoin de conserver l’ensemble des factures, il peut être judicieux de garder quelques éléments de preuve comme :

    • La validation de la note de frais ;
    • L’identité des clients ou des prospects à qui le salarié a rendu visite ;
    • La preuve de l’invitation d’un client ou d’un prospect à un repas d’affaires (échange de mail) ;
    • Le mail de confirmation de l’établissement hôtelier dans lequel le salarié a réservé  ;
    • Un billet de train ou d’avion.

Comment procéder au remboursement forfaitaire des frais professionnels ?

Le remboursement forfaitaire est soumis à des barèmes fixés par l’Administration fiscale. En d’autres termes, l’employeur ne peut pas verser une allocation supérieure au montant prévu par l’URSSAF. 

Si tel est le cas, le supplément sera perçu comme un avantage en nature. Et le régime de l’avantage en nature est nettement moins profitable ! À l’inverse du frais professionnel, il est assujetti aux cotisations sociales et n’est pas déduit du résultat imposable.

1. Le remboursement forfaitaire des frais kilométriques

Le remboursement des frais kilométriques prend la forme d’une allocation forfaitaire que l’on appelle l’indemnité kilométrique.

L’indemnité kilométrique est calculée en fonction d’un barème mis en place par l’URSSAF.

Puissance fiscaleMoins de 5 000 kmDe 5001 à 20 000 kmPlus de 20 000 km
3 CV ou moinsdistance (d) x 0,456(d x 0,273) + 915d x 0,318
4 CVd x 0,523(d x 0,294) + 1 147d x 0,352
5 CVd x 0,548(d x 0,308) + 1 200d x 0,368
6 CVd x 0,574(d x 0,323) + 1 256d x 0,386
7 CV et au-delàd x 0,601(d x 0,340) + 1 301d x 0,405

Barème indemnités kilométriques 2021

 

Le montant de l’indemnité est calculé en fonction de deux critères :

  • La distance parcourue (nombre de kilomètres) ;
  • Le nombre de chevaux fiscaux (CV) du véhicule, c’est-à-dire, la puissance du moteur. Cette information est précisée sur la carte grise du véhicule.

Pour prétendre à l’indemnité kilométrique, il faut prouver que vous avez réellement effectué le trajet. Veillez donc à noter les dates, le nom des personnes visitées pendant le déplacement, les lieux et le nombre de kilomètres parcourus. 

Exemple : Marc travaille comme directeur commercial au sein d’une grande entreprise à Lyon. Il est amené à utiliser son véhicule personnel dans le cadre de son activité. Ce mois-ci, il s’est rendu à Saint-Etienne pour rencontrer un prospect. Le trajet Lyon-Saint Etienne est de 126 km aller-retour. La puissance fiscale de son véhicule est de 4 CV. Il recevra une indemnité kilométrique de 65,8 € pour ce trajet. (126 x 0,523 = 65,9)

2. Le remboursement forfaitaire des frais de repas

Pour procéder au remboursement forfaitaire des frais de repas, l’employeur doit veiller à respecter les seuils légaux suivants :

Indemnités forfaitaires
Limites d’exonération
Repas au restaurant lors d’un déplacement
19,10€
Repas hors des locaux de l’entreprise9,40€
Repas sur le lieu de travail 6,70€

Barème frais de repas 2021

Exemple : Marc effectue régulièrement des déplacements professionnels et déjeune au restaurant. Il ne pourra pas percevoir une exonération supérieure à 19,10 € par repas au restaurant.

3. Le remboursement forfaitaire des frais de grand déplacement

L’allocation forfaitaire correspondant au remboursement des frais de grand déplacement ne doit pas déplacer les seuils fixés par l’Administration fiscale, à savoir :

Repas

Pour les trois premiers mois19,10 €
Au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois16,20 €
Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois13,40 €

Logement et petit déjeuner

 Paris et départements
des Hauts-de-Seine (92),
Seine-Saint-Denis (93) et
Val-de-Marne (94)
Autres départements
Pour les trois premiers mois68,50 €50,80 €
Au-delà du 3e mois et jusqu’au 24e mois58,20 €43,20 €
Au-delà du 24e mois et jusqu’au 72e mois48,00 €35,60 €

Barème indemnité de grand déplacement 2021

 

Les grands déplacements renvoient à l’ensemble des trajets de plus de 50 kilomètres ou qui nécessitent plus de 1h30 de transports en commun. En règle générale, le remboursement couvre les frais de logement et de repas.  

Exemple : Marc se rend une fois par mois à Paris afin de rendre visite à un client important. Pour l’occasion, il loue une chambre d’hôtel pour une nuit et consomme deux repas au restaurant. Il recevra une allocation forfaitaire d’un montant maximum de 106,7 € (68,50 + 19,10 + 19,10)

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Vous savez désormais tout sur le fonctionnement du remboursement forfaitaire des notes de frais ! 

Note de frais