Dépenses professionnelles en télétravail : comment les encadrer ?

Les salariés en télétravail peuvent eux aussi engager des frais professionnels lors de l’exercice de leur activité. Il faut ici distinguer les frais directement liés au télétravail (mobilier, abonnement Internet…) et les frais professionnels classiques (préparation des déplacements, achat de nouveaux outils…).

Afin d’y voir plus clair, cet article décrypte pour vous la gestion des dépenses professionnelles pour les salariés en télétravail. Quelles dépenses peuvent être remboursées ? Pour quel montant ? Comment permettre aux salariés de réaliser en autonomie ces dépenses ?

Frais engagés par le salarié en télétravail : quel remboursement ?

Passer en télétravail peut engendrer de nouveaux frais pour le salarié : bureau, matériel, logiciels… Ces frais-là sont directement liés à la situation de télétravail. Ils permettent au salarié de travailler dans de bonnes conditions depuis chez lui.

L’entreprise peut, sous certaines conditions, rembourser au salarié ces dépenses professionnelles. Elle ne paiera pas de cotisations sociales sur ces sommes.

Un forfait mensuel pour le télétravail, autorisé par l’URSSAF

L’entreprise est autorisée par l’URSSAF à verser un complément de salaire à chaque salarié télétravaillant au moins un jour par semaine. Cela permet d’indemniser les frais engagés à cet effet par le salarié.

Le télétravail doit être prévu par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif.

Le montant du forfait mensuel télétravail dépend du nombre de jours de télétravail par semaine :

  • 10 euros par mois pour une journée de télétravail par semaine,
  • 20 euros par mois pour deux journées de télétravail par semaine,
  • 30 euros par mois pour trois journées de télétravail par semaine, etc.

Un remboursement supplémentaire possible

Si les sommes engagées dépassent les plafonds mentionnés ci-dessus, l’entreprise peut néanmoins bénéficier de l’exonération de charges sociales si elle prouve que les dépenses sont bien réelles.

Dans ce cas, l’URSSAF se réfère à un tableau tenant compte de la nature de la dépense.

Par exemple, les frais d’abonnement Internet ou téléphonique peuvent être remboursés sur présentation de justificatifs. La même règle s’applique pour les biens consommables, tels que les ramettes de papier et les cartouches d’encre.

S’agissant du loyer, le montant des frais déductibles est égal à la quote-part de l’ensemble des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à un usage professionnnel au proata de la superficie totale de l’habitation principale.

Comment encadrer les dépenses professionnelles en situation de télétravail ?

Outre les dépenses liées au télétravail en lui-même, les salariés en remote ont également besoin de réaliser certaines dépenses professionnelles classiques : abonnements, outils et logiciels, organisation de futurs déplacements… Au même titre que les salariés présents physiquement au bureau.

Pour encadrer de telles dépenses, deux solutions sont envisageables.

Les notes de frais, une solution pertinente ?

L’une des options possibles est de laisser les salariés en télétravail effectuer des dépenses professionnelles en avançant les frais. Ils établiront ensuite une note de frais pour se faire rembourser. Celle-ci devra comporter des informations sur la dépense, et être accompagnée d’un justificatif original (facture, reçu…).

Votre équipe comptable, peut-être en télétravail elle aussi, procèdera ensuite à la vérification de la dépense et à son remboursement.

L’utilisation de notes de frais dans les entreprises est fréquente. Cependant, elle n’est pas exempte d’inconvénients.

La gestion des notes de frais dans l’entreprise est en effet chronophage et coûteuse. Une seule note de frais fait perdre du temps à de nombreuses personnes : le salarié, qui établit une note de frais après chaque dépense, le manager, qui contrôle la dépense, et l’équipe comptable, qui procède au remboursement.

D’ailleurs, des études ont montré qu’une seule note de frais engendrait un coût moyen de 53 euros pour un traitement de 20 minutes. Sans compter le temps passé à corriger des erreurs, présentes dans 20 % des cas !

Les notes de frais impliquent une intervention humaine et énergivore des collaborateurs, managers, comptables et de la direction financière. Les tâches à réaliser sont souvent redondantes et peu valorisantes, ce qui pèse sur la motivation de vos salariés.

Distribuez des cartes affaires à vos salariés en télétravail

Une autre solution pour gérer les dépenses professionnelles en télétravail consiste à distribuer des cartes affaires aux salariés qui en ont besoin.

Les salariés en télétravail peuvent alors, depuis leur domicile et à n’importe quel moment, utiliser le compte bancaire de l’entreprise pour réaliser les dépenses nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

Ils n’ont à avancer aucun frais, puisque la carte affaires est directement reliée au compte bancaire de l’entreprise. En outre, aucune note de frais n’est à établir une fois la dépense réalisée. Cela permet de gagner en temps et en argent ! La gestion des dépenses est beaucoup plus aisée.

Cette solution présente-t-elle un risque pour l’entreprise ? Pas du tout ! Il est en principe possible de configurer chacune des cartes distribuées aux salariés pour empêcher tout abus ou dépense injustifiée.

Par exemple, les cartes corporate manager.one sont entièrement paramétrables à distance par l’employeur. Il est ainsi possible de configurer des plafonds par jour ou semaine, d’interdire l’utilisation de la carte certains jours ou chez certains commerçants, ou encore d’exiger le téléchargement d’un justificatif après chaque dépense.

L’utilisation de cartes affaires dans l’entreprise est donc entièrement sécurisée. Vos salariés gagnent en autonomie, tandis que vous pouvez (enfin) abolir la gestion chronophage et coûteuse des notes de frais.

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Note de frais