Le coût des notes de frais est parfois insoupçonné des entreprises, qui les utilisent massivement. Pourtant, chaque année, les notes de frais font perdre du temps et de l’argent aux acteurs économiques. Leur traitement mobilise de nombreuses personnes, et oblige les salariés à s’adonner à des tâches tant redondantes que peu valorisantes.
L’impact des notes de frais peut cependant être réduit en mettant en place les bons outils et process.
Le coût des notes de frais
Le coût des notes de frais se mesure en temps et en argent. Mais ce n’est pas le seul coût direct à prendre en compte. La gestion des notes de frais n’est pas appréciée des salariés, lesquels la trouvent rébarbative et contraignante.
Un coût financier et temporel
La gestion des notes de frais est chronophage et coûteuse… Et de nombreuses études sont là pour le prouver !
D’après une étude réalisée en 2015 par le spécialiste des solutions hôtelières pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA, chaque note de frais relative à un déplacement professionnel avec hébergement engendre un coût moyen de 53 euros.
Le temps de traitement s’élève quant à lui à 20 minutes. La faute à une gestion souvent ancestrale ! Toujours d’après cette étude, 81 % des justificatifs sont encore au format papier en Europe, et seulement 33 % des entreprises utilisent un processus de numérisation des reçus.
En cas d’erreur, d’omission ou de perte de justificatifs, l’addition s’allonge. Selon la même étude, chaque erreur entraîne un nouveau coût d’environ 48 euros pour 18 minutes de traitement. Or, le taux d’erreur moyen lors de la saisie des notes de frais s’élève à 20 % !
À cela s’ajoute le temps passé à chercher les justificatifs oubliés. La perte de justificatif de note de frais est une situation plus fréquente qu’on ne le pense. Chaque année, presque un tiers des salariés renonceraient au remboursement de leurs frais, la faute à la perte des justificatifs afférents.
Multiplions le temps passé sur chaque note de frais… Le coût est extrêmement significatif pour l’entreprise, surtout si elle ne met rien en place pour optimiser la gestion des notes de frais.
Les notes de frais perçues négativement par les salariés
Outre des considérations financières et temporelles, force est de constater que les notes de frais ne sont pas bien perçues par les salariés.
Les collaborateurs amenés à éditer des notes de frais considèrent généralement la tâche contraignante et chronophage. Ils n’apprécient pas non plus le temps passé à attendre un remboursement !
Les équipes managériales et comptables, quant à elles chargées de valider et rembourser les notes de frais, s’astreignent à des tâches rébarbatives et peu valorisantes.
Ainsi, la gestion des notes de frais impacte de nombreuses personnes dans l’entreprise, tous services confondus. Elle joue sur le moral, la motivation et la productivité des salariés. Ceux-ci doivent régulièrement délaisser des tâches importantes pour se consacrer au remboursement des notes de frais.
Comment réduire le coût des notes de frais ?
Rédiger une politique de dépenses dans l’entreprise
L’optimisation de la gestion des notes de frais passe tout d’abord par l’adoption d’une politique de dépenses claire, concise et cohérente au sein de l’entreprise.
Ce document permet de réguler les frais professionnels des collaborateurs. Il contient généralement les informations suivantes :
- Le type de dépenses pouvant être remboursées : nature, montant, gamme de confort (classe économique ou business)…
- La procédure à suivre pour obtenir le remboursement des dépenses : règles de forme (utilisation, par exemple, d’un document standard), délais, nécessité de joindre un justificatif, mentions obligatoires…
Quelles que soient les règles adoptées, l’objectif est le suivant : mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace. Cela permet de réduire le coût des notes de frais dans l’entreprise, tout en limitant les risques de redressement lors d’un contrôle.
Opter pour la dématérialisation des notes de frais
Les justificatifs de notes de frais peuvent être numérisés et stockés en ligne. C’est ce que l’on appelle la dématérialisation des notes de frais.
Le stockage de documents numériques est parfaitement accepté par la loi. À l’occasion d’un contrôle par l’administration fiscale ou l’URSSAF, il est tout à fait possible de transmettre des justificatifs de notes de frais dématérialisés. Cependant, la numérisation doit avoir été faite dans les règles de l’art, selon les prescriptions de la loi. C’est ce que l’on appelle la valeur probante.
La dématérialisation des notes de frais est économique en temps et en argent, évite les erreurs et simplifie les process.
En effet, l’équipe comptable n’a plus besoin de saisir manuellement les notes de frais, et passe moins de temps sur les formalités administratives. Les justificatifs n’ont plus besoin d’être stockés physiquement. En outre, les salariés ne risquent plus de perdre le justificatif de note de frais. C’est autant de raisons d’adopter dès à présent la dématérialisation des notes de frais !
Octroyer une carte affaires aux salariés
La gestion des notes de frais prend ses racines dans les avances de notes de frais faites par les salariés. Ceux-ci paient avec leur compte personnel leurs dépenses professionnelles, en attendant que l’entreprise procède à leur remboursement.
Distribuer des cartes affaires aux collaborateurs de l’entreprise permet alors de supprimer entièrement la gestion chronophage des notes de frais. Munis de cartes bancaires reliées au compte de l’entreprise, les salariés réalisent de façon autonome l’ensemble de leurs dépenses professionnelles.
En savoir plus : Pourquoi distribuer des cartes affaires aux salariés ?
Utiliser des cartes affaires dans l’entreprise permet également de mieux contrôler les dépenses des salariés. Il est en effet possible de configurer des plafonds de paiement et de retrait, et de limiter l’utilisation de la carte à certains commerçants ou certains jours de la semaine. Enfin, le scan ou le téléchargement du justificatif après chaque dépense peut être rendu obligatoire, pour un compte bancaire d’entreprise toujours à jour.
Le coût des notes de frais : ce qu’il faut savoir
- Chaque note de frais traitée au sein de l’entreprise engendre un coût moyen de 53 euros, pour 20 minutes de traitement.
- Les notes de frais présentent également un coût humain : leur traitement est constitué de tâches peu intéressantes pour les salariés.
- Rédiger une politique de dépenses et mettre en place la dématérialisation des notes de frais permettent de réduire leur coût.
- Il est possible de supprimer définitivement le coût provoqué par les notes de frais en distribuant une carte affaires aux salariés.
