Les notes de frais, la plaie des entreprises

Depuis des décennies, les notes de frais font partie intégrante du quotidien des entreprises. Elles permettent aux salariés de demander le remboursement de leurs frais professionnels.

Cependant, l’utilisation de notes de frais présente de très nombreux inconvénients pour le chef d’entreprise et ses collaborateurs. Leur gestion, souvent ancestrale au format papier, représente un coût financier très important… accompagné d’une perte de temps considérable !

Parlons chiffres : combien coûtent les notes de frais ?

D’après une étude réalisée en 2015 par le spécialiste des solutions hôtelières pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA, chaque note de frais relative à un déplacement professionnel avec hébergement engendre un coût moyen de 53 euros pour un traitement de 20 minutes.

En outre, les erreurs sont excessivement nombreuses : on retrouve un taux d’erreur moyen de 20%. Chacune de ces erreurs entraîne un nouveau coût d’environ 48 euros pour 18 minutes de traitement !

Toujours d’après cette étude, 81% des justificatifs sont encore au format papier en Europe, et seulement 33% des entreprises utilisent un processus de numérisation des reçus.

Le caractère coûteux et chronophage des notes de frais n’est alors plus discutable.

Toutes ces données chiffrées peuvent faire frémir de peur et d’angoisse n’importe quel gestionnaire d’entreprise ou salarié. Elles sont en général inconnues… ou occultées volontairement.

Les notes de frais touchent plusieurs périmètres et secteurs de l’entreprise. Elles impliquent une intervention humaine et énergivore des collaborateurs, managers, comptables et de la direction financière.

La gestion des notes de frais, un traitement long et fastidieux

Toute entreprise se doit d’adopter une organisation rigoureuse pour le traitement de ses notes de frais, en mettant en place un système d’envoi, de validation et de contrôle adapté.

Par ailleurs, il est nécessaire d’instaurer des consignes claires sur tous les types de frais existants : déplacement, hébergement, restauration… On appelle cela la “politique” de notes de frais.

Les étapes de la gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais correspond généralement à un enchainement d’étapes chronophages, avec l’intervention de multiples acteurs.

Ce long processus débute généralement avec l’obligation pour l’employé de conserver tous ses justificatifs papiers, la perte d’un reçu entraînant un non-remboursement. Le salarié est ensuite tenu de remplir un rapport de notes de frais expliquant chaque dépense datée, qui transmet à son supérieur.

Le manager a pour mission de lire et vérifier chaque note de frais rédigée par les collaborateurs dont il a la charge. Celui-ci peut alors confirmer que le salarié avait bien le droit d’effectuer ces dépenses, et qu’il est fondé à recevoir un remboursement.

C’est ensuite au comptable de vérifier la conformité de tous les justificatifs transmis par les salariés, puis d’ajouter toutes les opérations réalisées en comptabilité.

Enfin, si ces étapes se sont déroulées correctement, la direction financière de l’entreprise procède au remboursement du collaborateur.

Le caractère chronophage et coûteux de la gestion des notes de frais

Par ces multiples étapes de gestion et de vérification, les notes de frais représentent un coût colossal pour l’entreprise.

Au-delà de cet aspect économique, elles influent surtout sur la qualité de travail de ses salariés.

Au moins quatre salariés et collaborateurs sont importunés par le traitement d’une seule note de frais. Le temps alloué à cette tâche chronophage a donc des répercussions gigantesques.

Les conséquences : la démotivation des employés qui n’exercent plus leur cœur de métier, une expertise momentanément perdue et qui est mise au service d’une action redondante sans plus-value, et surtout, un risque d’erreurs toujours très élevé (20%). Parmi celles-ci, on peut retrouver la perte du justificatif physique, une erreur dans le report d’information ou encore dans la double saisie comptable.

Comment limiter les inconvénients des notes de frais ? Les préconisations de manager.one

Toute entreprise se doit de prêter attention à sa gestion de notes de frais afin de conserver au maximum la plus-value métier de ses salariés, limiter les erreurs humaines, économiser du temps et également limiter une perte financière inutile.

Quelques préconisations pour limiter au maximum l’impact des notes de frais dans l’entreprise.

Numérisation et automatisation

Un premier pas dans l’amélioration du traitement des notes de frais est la numérisation.

En effet, la conservation papier semble ancestrale et, au-delà du problème de stockage, le risque majeur est la perte d’un justificatif. Il est nécessaire de pouvoir scanner les justificatifs et d’en recueillir toutes les informations principales à l’aide de technologies adaptées, telles que la technologie OCR (Optical Character Recognition).

Des solutions spécialisées dans le traitement des notes de frais existent également, mais ont un coût certain.

Synchronisation du compte bancaire et des justificatifs

Complémentaire à la numérisation, la synchronisation des documents justificatifs permet de centraliser toutes les données dans le compte bancaire. Les justificatifs sont attachés à l’opération correspondante. Tout le processus peut être réalisé au sein d’une seule application.

Le gain de temps est considérable et les remboursements deviennent ainsi simples et réalisables en quelques clics.

Fournir des cartes bancaires aux salariés

Véritable marque de l’abolition des notes de frais et du remboursement des dépenses professionnelles : la gestion d’une flotte de cartes bancaires, associée à un compte bancaire contenant les justificatifs.

Une seule solution sur le marché propose aux entreprises de fournir à leurs salariés des cartes bancaires Visa Business entièrement paramétrables. C’est ce que propose à ses clients la banque en ligne pour les professionnels manager.one.

Cela constitue une révolution incontestable qui touche toutes les entreprises et tous les métiers, pour un coût économique dérisoire. Plus besoin de logiciel coûteux pour gérer ses notes de frais, tout est compris dans un seul outil !

Notes de frais dans l’entreprise : ce qu’il faut retenir

Les notes de frais sont la plaie des entreprises actuelles qui ont conservé des méthodes de gestion désuètes. Heureusement, de nombreuses solutions sur le marché existent pour aider les entreprises à regagner le temps perdu dans cette tâche fastidieuse.

Il est même possible de ne plus avoir aucune note de frais en distribuant à vos collaborateurs des cartes Visa Business entièrement paramétrables à distance.