Le guide de la domiciliation d’entreprise

La domiciliation d’entreprise est obligatoire lors de la création d’entreprise. Elle consiste à attribuer une adresse administrative à la société. Véritable élément de son identité, c’est à cette adresse que l’entreprise pourra être officiellement contactée par les tiers.

La banque en ligne pour professionnels manager.one revient pour vous sur la notion de domiciliation d’entreprise, et répond aux interrogations les plus communes sur le sujet. Comment domicilier son entreprise ? Où peut-on fixer l’adresse de son entreprise ? Quel est le coût de la domiciliation… ?

Domiciliation d’entreprise : définition

La domiciliation de l’entreprise consiste à attribuer une adresse officielle à votre entreprise. Cette adresse a valeur juridique et administrative.

Elle détermine la nationalité de l’entreprise, la fiscalité applicable, ainsi que la compétence géographique des tribunaux en cas de litige. En outre, c’est l’adresse à laquelle les tiers peuvent la contacter : fournisseurs, clients, administration…

On domicilie une société en lui attribuant un siège social. Ce dernier constitue l’un des éléments de la carte d’identité de la société, au même titre que le statut juridique ou le capital social. Pour les entreprises individuelles, on ne parle pas de siège social mais simplement d’adresse ou de domiciliation.

L’adresse de domiciliation apparaît sur tous les documents administratifs et commerciaux de l’entreprise.

Elle n’est cependant pas destinée à rester figée. Il est ainsi possible de changer l’adresse de l’entreprise individuelle, ou de procéder à un transfert de siège social de la société.

Où domicilier votre entreprise ?

La domiciliation d’entreprise peut être faite en divers lieux, à votre guise. Les principaux lieux de domiciliation sont les suivants :

  • à votre domicile personnel, en qualité de dirigeant,
  • dans une pépinière d’entreprises,
  • dans des bureaux professionnels,
  • auprès d’une société de domiciliation.

Chacune de ces possibilités de domiciliation présente des avantages et des inconvénients. Il est important de bien peser le pour et le contre avant de domicilier votre entreprise.

1ère possibilité : Domiciliation d’entreprise à votre adresse personnelle

La loi autorise le dirigeant d’une société ou l’entrepreneur individuel à domicilier son entreprise à son domicile personnel.

Attention : cette faculté n’est pas ouverte aux associés. Seul le dirigeant de société y est autorisé : gérant de SARL ou de SCI, président de SAS, ou encore directeur général de SA. Bien sûr, le dirigeant associé conserve cette faculté.

Cette première hypothèse de domiciliation de l’entreprise permet aux jeunes entreprises de faire l’économie de bureaux professionnels onéreux, ou d’un contrat de domiciliation conclu avec une société habilitée. Elle permet d’atteindre plus rapidement le seuil de rentabilité.

La loi limite cependant cette possibilité dans le temps. La société peut être domiciliée à votre adresse pendant cinq ans. Ensuite, elle devra régulariser sa situation en procédant à un transfert de siège social.

La domiciliation d’une entreprise à votre domicile présente quelques écueils. Parmi eux, l’impossibilité de recevoir de façon professionnelle clients et partenaires.

2ème possibilité : Domiciliation d’entreprise auprès d’une société de domiciliation

Certaines sociétés se sont spécialisées dans la domiciliation d’entreprise. On parle de sociétés de domiciliation, ou encore de centres d’affaires.

Ce type de domiciliation est appelé domiciliation commerciale.

Deux raisons principales peuvent expliquer le recours à une société de domiciliation :

  • L’impossibilité de domicilier l’entreprise à votre adresse, et l’absence de locaux professionnels dédiés.
  • La volonté de bénéficier d’une adresse prestigieuse et de services personnalisés.

En effet, la société de domiciliation est loin de n’être qu’une solution de secours. Souvent localisées dans des milieux économiquement attractifs, les sociétés de domiciliation peuvent contribuer à l’image de marque de l’entreprise cliente.

Bien sûr, domicilier votre entreprise auprès d’une société de domiciliation comporte un coût.

Tout dépend ici des services souscrits par la société, qui peuvent être très divers : mise à disposition de bureaux, de salles de réunions, d’une ligne téléphonique… Tout dépend également du prestige de la société de domiciliation, ainsi que de l’emplacement du site.

À l’inverse, la domiciliation en ligne sans services additionnels débute à une dizaine d’euros par mois. Cela reste très peu onéreux face au coût engendré par la location de bureaux professionnels.

3ème possibilité : Domiciliation d’entreprise dans des bureaux professionnels

Hypothèse classique : domicilier votre entreprise directement dans vos bureaux professionnels. Cela est possible même si l’entreprise est locataire des locaux.

Louer ou acheter des locaux professionnels permet à l’entreprise de choisir – voire d’aménager – un environnement parfaitement adapté à ses besoins. C’est une flexibilité que l’on ne retrouve pas au sein de centres d’affaires ou d’espaces de coworking.

Le principal écueil à la domiciliation dans des bureaux professionnels est son coût. La location de locaux constitue une charge mensuelle importante pour l’entreprise.

Il est également envisageable d’acheter les locaux, si l’entreprise en possède la capacité financière. Cela permet de se détacher des contraintes inhérentes à la location, et d’aménager à sa guise les bureaux. Attention : recourir à l’emprunt dans cette hypothèse réduit la marge de manœuvre financière de l’entreprise.

4ème possibilité : Domiciliation d’entreprise dans une pépinière d’entreprises

Parmi les possibilités de domiciliation d’entreprise, il ne faut pas oublier les pépinières d’entreprises. Celles-ci proposent aux jeunes entreprises une domiciliation accompagnée d’avantages particuliers.

Ainsi, les pépinières d’entreprises ont objectif de soutenir l’entrepreneuriat en fournissant un soutien matériel et financier aux entreprises débutantes. Elles constituent une solution économique, car les coûts de fonctionnement sont divisés grâce au partage des services et équipements.

L’entreprise membre d’une pépinière d’entreprises peut y développer son réseau professionnel et bénéficier d’un accompagnement personnalisé par un professionnel qualifié.

Si elle est souvent oubliée, la pépinière d’entreprises constitue une possibilité de domiciliation d’entreprise fort intéressante.

Comment domicilier votre entreprise ?

Domicilier votre entreprise se matérialise par le choix du siège social. Celui-ci doit être communiqué au greffe avec les justificatifs nécessaires. En amont, il est important de sécuriser la domiciliation grâce à un acte juridique.

Les conditions à satisfaire varient selon la solution de domiciliation d’entreprise choisie.

Les conditions à remplir pour domicilier votre entreprise

En amont de la domiciliation auprès du greffe, il est important de bien vérifier que la domiciliation est possible dans les lieux choisis. Tout dépend ici de la solution choisie par l’entreprise.

Domiciliation au domicile ou dans des bureaux : les clauses à vérifier

La domiciliation d’entreprise à l’adresse personnelle du dirigeant ou dans des bureaux professionnels peut se voir limitée par des dispositions législatives ou contractuelles.

Il est tout à fait possible de domicilier son entreprise quand on est locataire du lieu choisi. Cependant, il est impératif de vérifier que le contrat de bail prévoit cette possibilité.

Le chef d’entreprise qui domicile son entreprise à son domicile est tenu d’en avertir son bailleur ou le syndicat préalablement à l’immatriculation de l’entreprise.

La domiciliation de l’entreprise à l’adresse du dirigeant ne permet pas forcément l’exercice de l’activité dans le logement. Vous pouvez ne pas être autorisé à réceptionner des marchandises ou accueillir des clients à son domicile.

Conclure un contrat de domiciliation avec une société habilitée

La domiciliation commerciale est matérialisée par la signature d’un contrat de domiciliation.

Ce contrat, conclu entre la société domiciliataire et l’entreprise, est obligatoirement écrit. Sa durée est de trois mois renouvelables minimum.

La signature d’un contrat de domiciliation génère des obligations réciproques.

Ainsi, la société de domiciliation est tenue de mettre à votre disposition une pièce de nature à permettre la réunion régulière des organes de direction et le stockage des documents administratifs.

La société domiciliée, de son côté, doit utiliser les locaux exclusivement en tant que siège ou succursale. Elle est tenue en outre d’informer le domiciliataire en cas de changement affectant sa situation juridique : forme sociale, objet social… Enfin, elle doit donner mandat à la société de domiciliation pour que celle-ci reçoive en son nom toutes les notifications.

Pépinière d’entreprises : obtenir l’accord du comité d’agrément

La domiciliation de l’entreprise dans une pépinière d’entreprises est encadrée. L’entreprise candidate doit en effet obtenir l’accord du comité d’agrément.

Ce comité est composé d’experts, de chefs d’entreprise et de professionnels de la création d’entreprise. Ces acteurs sont chargés d’évaluer la solidité et la cohérence du projet entrepreneurial. Ils apprécient notamment le business plan réalisé par l’entrepreneur.

Si sa candidature est acceptée, l’entreprise est autorisée se domicilier à l’adresse de la pépinière. Cela se matérialise par la signature d’une convention d’occupation précaire, ou contrat de bail précaire.

Prouver la réalité de la domiciliation auprès du greffe

Lors du dépôt du dossier d’immatriculation auprès du CFE, le représentant légal est tenu de fournir une batterie de documents justificatifs. À cette occasion, il est demandé de prouver la réalité de la domiciliation.

Siège réel versus siège fictif

Le siège social doit correspondre au lieu de prise des décisions effectives de gestion de l’entreprise. Il ne doit pas être artificiel.

Pour apprécier la réalité du siège social, les juges utilisent un faisceau d’indices : lieu de signature des contrats importants, lieu de tenue de la comptabilité, lieu des assemblées générales des associés…

En cas de litige, s’il s’avère que le siège social ne correspond à aucune réalité, le juge peut considérer le siège réel pour rendre son jugement.

Les documents à fournir

Lors du dépôt du dossier d’immatriculation au CFE, un justificatif de domiciliation doit être fourni. Celui-ci doit permettre de prouver l’occupation effective des lieux.

Le justificatif de domiciliation peut prendre différentes natures. Si l’entreprise est locataire, elle peut fournir un contrat de bail. Transmettre une facture d’électricité est également envisageable.

Si la société est domiciliée auprès d’une société de domiciliation ou d’une pépinière d’entreprises, elle fournit respectivement le contrat de domiciliation ou la convention d’occupation précaire.

Le justificatif de domiciliation est obligatoire. Sans ce document, le greffe jugera le dossier incomplet, et refusera de procéder à l’immatriculation au RCS.

Il est alors important de bien anticiper vos démarches. La domiciliation d’entreprise se veut réfléchie. Il convient de peser le pour et le contre de chacune des possibilités de domiciliation, puis d’effectuer rapidement les démarches nécessaires afin de ne pas retarder l’immatriculation de l’entreprise.

Domiciliation d’entreprise : ce qu’il faut retenir

  • La domiciliation d’entreprise est obligatoire. Elle permet d’attribuer une adresse administrative à la société.
  • La domiciliation d’entreprise peut être faite en divers lieux : à votre domicile, auprès d’un centre d’affaires, dans des locaux professionnels ou une pépinière d’entreprises.
  • Chaque solution de domiciliation possède ses avantages et ses inconvénients.
  • Domicilier votre entreprise implique le respect de certaines conditions. Il faut notamment vérifier les dispositions contractuelles et pouvoir prouver la réalité de la domiciliation.