Comment dématérialiser les notes de frais ?

Depuis quelques années, les entreprises peuvent numériser les justificatifs de notes de frais.

Cette virtualisation des justificatifs de paiement présente, sous certaines conditions, la même valeur probante que les justificatifs papier. L’URSSAF et l’administration fiscale ont d’ailleurs récemment aligné leurs exigences en la matière, ce qui est gage de simplification et clarté.

La dématérialisation des notes de frais présente de nombreux avantages pour les entreprises : gain de temps, économies… Attention toutefois à bien connaître et comprendre le cadre législatif entourant la virtualisation des justificatifs.

Que signifie la dématérialisation des notes de frais ?

La dématérialisation signifie que l’on passe de documents papier et autres supports matériels, à des données 100 % en ligne, stockées sur des fichiers numériques.

Dans le cadre de la dématérialisation des notes de frais, les justificatifs de paiement permettant de prouver l’existence et l’utilité des dépenses professionnelles sont numérisés et stockés en ligne.

La conservation des justificatifs, au format papier ou numérique, est un véritable enjeu pour les entreprises. En effet, lors d’un contrôle URSSAF ou d’un contrôle fiscal, l’entreprise est tenu de produire les justificatifs de notes de frais.

Cela permet à l’URSSAF de vérifier que les remboursements de frais effectués par la société à ses salariés correspondent bien à des dépenses exonérées de cotisations sociales.

L’administration fiscale, quant à elle, vérifie que l’entreprise avait bien le droit de déduire ces sommes au titre de ses charges, ainsi que de récupérer la TVA.

Pourquoi dématérialiser les notes de frais ?

La dématérialisation est des notes de frais est économique en temps et en argent, évite les erreurs et simplifie les process. C’est autant de raisons de l’adopter !

La dématérialisation des notes de frais est économique

D’après une étude réalisée en 2015 par le spécialiste des solutions hôtelières pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA, chaque note de frais relative à un déplacement professionnel engendre un coût moyen de 53 euros.

Chaque erreur entraîne quant à elle un nouveau coût de 48 euros. L’addition est salée !

La dématérialisation des notes de frais permet alors de réduire ce coût, pour plusieurs raisons :

  • L’équipe comptable n’a plus besoin de saisir manuellement les notes de frais, et passe moins de temps sur les formalités administratives. Or le temps représente de l’argent pour l’entreprise !
  • Les entreprises gagnent de l’espace, car les documents sont stockés en ligne.
  • Les documents n’ont plus besoin d’être imprimés.
  • Les erreurs sont plus facilement évitées, ce qui limite le temps passé à vérifier les informations et rectifier les erreurs.

La dématérialisation permet d’éviter des erreurs

Toujours selon l’étude évoquée plus haut, les erreurs sont excessivement nombreuses : on retrouve un taux d’erreur moyen de 20 % lors de la gestion des notes de frais. Chacune de ces erreurs entraîne un nouveau coût d’environ 48 euros pour 18 minutes de traitement !

Ces erreurs ont plusieurs sources :

  • erreurs de frappe sur le logiciel de gestion,
  • erreurs de frappe lors du remboursement,
  • oubli ou altération des justificatifs,
  • perte des justificatifs.

La dématérialisation des notes de frais couplée à l’usage de l’OCR (technologie de reconnaissance optique de caractères) permet de limiter de façon significative le risque d’erreurs.

Un bon point en cas de contrôle fiscal ou URSSAF !

La dématérialisation des notes de frais fait gagner du temps

En moyenne, le traitement d’une note de frais s’élève à 20 minutes, et chaque erreur allonge cette durée de 18 minutes.

Les opérations de saisie sont particulièrement chronophages, de même que les échanges entre les services de contrôle et les services financiers.

La dématérialisation des notes de frais simplifie les process

Autre avantage de la dématérialisation des notes de frais : simplifier les process. Toutes les notes de frais et informations relatives à leur traitement sont stockées en ligne, dans un espace unique. Les process peuvent être automatisés plus facilement.

La dématérialisation des notes de frais est également préférable en cas de contrôle URSSAF ou de contrôle fiscal. Il est plus simple et plus rapide de présenter les justificatifs demandés.

Dématérialisation des notes de frais : quel cadre juridique ?

L’évolution du cadre légal de la dématérialisation

Au cours de la dernière décennie, les lois sur la numérisation et dématérialisation des documents se sont succédées. L’objectif : s’adapter au mieux aux évolutions technologiques, aux besoins des entreprises et aux impératifs environnementaux.

En 2010, une direction européenne libéralise le recours à la facture dématérialisée. Cette notion est reprise dans le Code Général des Impôts en 2013.

Depuis 2012, les entreprises peuvent émettre, réceptionner et conserver les factures au format numérique. L’État est tenu d’accepter les factures émises de façon dématérialisée par ses fournisseurs.

La loi pour la croissance et l’activité oblige en 2015 les entreprises à accepter les factures dématérialisées.

S’agissant plus spécifiquement des notes de frais, l’arrêté du 22 mars 2017 généralise et légalise la possibilité de recourir à la dématérialisation des notes de frais. Il autorise en effet les entreprises à numériser les factures obtenues au format papier.

L’arrêté du 23 mai 2019, quant à lui, aligne les exigences de l’Urssaf en matière de dématérialisation sur celles de l’administration fiscale. Les règles deviennent identiques.

Dématérialisation des notes de frais : où en est-on actuellement ?

La dématérialisation des notes de frais et autres documents justificatifs est maintenant réglementée par la loi. Il est tout à fait possible de fournir à l’administration, lors de ses divers contrôles, des documents par voie numérique. Cependant, certaines règles doivent être respectées.

Il s’agit de s’assurer de l’authenticité des documents présentés par l’entreprise. En d’autres termes, il faut pouvoir prouver que le justificatif a été numérisé dans des conditions garantissant sa fiabilité par rapport à l’original.

Divers textes législatifs et réglementaires posent les conditions de recevabilité des documents numériques. Depuis 2019, ainsi que rappelé plus haut, les exigences posées par l’administration fiscale sont les mêmes que celles posées par l’Urssaf.

Il convient alors de se référer à l’article A102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales, qui traite des exigences posées par l’administration fiscale.

Les conditions pour conserver des notes de frais au format numérique sont les suivantes :

  • Suivi des opérations de dématérialisation : les documents numériques doivent être en tous points identiques aux originaux.
  • Archivage sécurisé, jusqu’à la fin de la période de conservation fiscale (6 ans).
  • Garantie d’intégrité du document, grâce à une empreinte électronique (horodatage, cachet, signature électronique…).

Si les justificatifs présentés par l’entreprise respectent ces conditions, ils acquièrent valeur probante de la même façon que des documents papier.

Dites adieu aux notes de frais avec manager.one

De nombreux logiciels et applications se proposent de simplifier la gestion de vos notes de frais. Ils ne permettent pas de prendre le problème à sa source.

Chez manager.one, nous pensons que chaque entreprise devrait être en mesure de mettre fin à la gestion chronophage et coûteuse des notes de frais. Et c’est plus simple que cela en a l’air !

manager.one vous permet ainsi de distribuer une carte bancaire Visa Business à vos collaborateurs. Ceux-ci peuvent alors réaliser en toute autonomie et sécurité l’ensemble de leurs dépenses professionnelles. Aucune note de frais n’est à établir.

Chaque dépense professionnelle est ensuite justifiée par scan ou téléchargement du justificatif afférent. Aucun document papier n’est à traiter. La dématérialisation des justificatifs de paiement se fait naturellement, en quelques clics.

Avec manager.one, dites oui à l’abolition définitive des notes de frais et la dématérialisation complète des justificatifs.

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