Le contrôle des dépenses permet de vérifier le justificatif et les informations associées à chaque dépense à travers une interface dédiée. Aujourd’hui, manager.one pousse l’innovation encore plus loin avec l’option « informations obligatoires » sur une dépense carte.
Qu’est-ce que la règle de contrôle des dépenses ?
Cette fonctionnalité a pour but de faciliter le contrôle des dépenses au sein d’une entreprise en rendant obligatoire la saisie de certaines informations, en complément du justificatif, après chaque transaction réalisée par carte.
Les champs obligatoires d’une règle de contrôle contiennent les informations suivantes :
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- Le justificatif de la dépense (ticket, reçu, facture…)
- La catégorie de la dépense
- Le montant de TVA
- L’attribution de la dépense à un utilisateur
- L’affectation (code analytique)
- La note personnelle en fonction d’une ou plusieurs catégories de dépense
- Le nombre de couverts pour les dépenses Restaurant
- Le type de carburant pour les dépenses Station essence
- Le nombre de litres pour les dépenses Station essence
- Le kilométrage au compteur pour les dépenses Station essence
En cas d’informations non saisies sur une dépense, la carte du collaborateur est automatiquement verrouillée (après le délai défini) et ce jusqu’à ce que les informations requises soient renseignées.
Comment ça marche ?
Vous pouvez créer une règle de contrôle au niveau du compte bancaire qui sera appliquée par défaut l’ensemble des cartes de paiement. Pour cela, connectez-vous sur votre espace client manager.one, rendez-vous dans la section Paramètres de votre compte puis cliquez sur l’onglet Règle de contrôle.
Vous pouvez également définir des règles de contrôle personnalisées en fonction de vos collaborateurs. Pour cela, il suffit de vous rendre dans la section Cartes bancaires, de sélectionner la carte concernée, puis de cliquer sur l’onglet Paramètres.
Pour en savoir plus sur la règle de contrôle des dépenses, visionnez la vidéo ci-dessus.
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