{"id":892,"date":"2020-05-14T08:00:28","date_gmt":"2020-05-14T06:00:28","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=892"},"modified":"2023-09-08T14:42:00","modified_gmt":"2023-09-08T12:42:00","slug":"cout-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/cout-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Quel est le (vrai) co\u00fbt des notes de frais ?"},"content":{"rendered":"<p><strong>Le co\u00fbt des notes de frais est parfois insoup\u00e7onn\u00e9 des entreprises, qui les utilisent massivement. Pourtant, chaque ann\u00e9e, les notes de frais font perdre du temps et de l\u2019argent aux acteurs \u00e9conomiques. Leur traitement mobilise de nombreuses personnes, et oblige les salari\u00e9s \u00e0 s\u2019adonner \u00e0 des t\u00e2ches tant redondantes que peu valorisantes.<\/strong><\/p>\n<p><strong>L&rsquo;impact des notes de frais peut cependant \u00eatre r\u00e9duit en mettant en place les bons outils et process.<\/strong><\/p>\n<h2>Le co\u00fbt des notes de frais<\/h2>\n<p>Le co\u00fbt des notes de frais se mesure en temps et en argent. Mais ce n\u2019est pas le seul co\u00fbt direct \u00e0 prendre en compte. La gestion des notes de frais n\u2019est pas appr\u00e9ci\u00e9e des salari\u00e9s, lesquels la trouvent r\u00e9barbative et contraignante.<\/p>\n<h3>Un co\u00fbt financier et temporel<\/h3>\n<p><strong>La gestion des notes de frais est chronophage et co\u00fbteuse\u2026 Et de nombreuses \u00e9tudes sont l\u00e0 pour le prouver\u00a0!<\/strong><\/p>\n<p>D\u2019apr\u00e8s\u00a0<a href=\"https:\/\/bit.ly\/2ni9Wr8\">une \u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e en 2015<\/a>\u00a0par le sp\u00e9cialiste des solutions h\u00f4teli\u00e8res pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA, <strong>chaque note de frais relative \u00e0 un d\u00e9placement professionnel avec h\u00e9bergement engendre un co\u00fbt moyen de 53 euros.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Le temps de traitement s\u2019\u00e9l\u00e8ve quant \u00e0 lui \u00e0 20 minutes<\/strong>. La faute \u00e0 une gestion souvent ancestrale\u00a0! Toujours d\u2019apr\u00e8s cette \u00e9tude,\u00a081 % des justificatifs sont encore au format papier en Europe, et seulement 33 % des entreprises utilisent un processus de num\u00e9risation des re\u00e7us.<\/p>\n<p>En cas d\u2019erreur, d\u2019omission ou de perte de justificatifs, l\u2019addition s\u2019allonge. Selon la m\u00eame \u00e9tude,<strong> chaque erreur entra\u00eene un nouveau co\u00fbt d\u2019environ 48 euros pour 18 minutes de traitement.<\/strong> <strong>Or, le taux d\u2019erreur moyen lors de la saisie des notes de frais s\u2019\u00e9l\u00e8ve \u00e0 20 %\u00a0!<\/strong><\/p>\n<p>\u00c0 cela s\u2019ajoute le temps pass\u00e9 \u00e0 chercher les justificatifs oubli\u00e9s. <strong>La perte de justificatif de note de frais est une situation plus fr\u00e9quente qu\u2019on ne le pense.<\/strong> Chaque ann\u00e9e, presque un tiers des salari\u00e9s renonceraient au remboursement de leurs frais, la faute \u00e0 la perte des justificatifs aff\u00e9rents.<\/p>\n<p>Multiplions le temps pass\u00e9 sur chaque note de frais\u2026 Le co\u00fbt est extr\u00eamement significatif pour l\u2019entreprise, surtout si elle ne met rien en place pour optimiser la gestion des notes de frais.<\/p>\n<h3>Les notes de frais per\u00e7ues n\u00e9gativement par les salari\u00e9s<\/h3>\n<p>Outre des consid\u00e9rations financi\u00e8res et temporelles, force est de constater que <strong>les notes de frais ne sont pas bien per\u00e7ues par les salari\u00e9s.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Les collaborateurs amen\u00e9s \u00e0 \u00e9diter des notes de frais consid\u00e8rent g\u00e9n\u00e9ralement la t\u00e2che contraignante et chronophage.<\/strong> Ils n\u2019appr\u00e9cient pas non plus le temps pass\u00e9 \u00e0 attendre un remboursement\u00a0!<\/p>\n<p>Les \u00e9quipes manag\u00e9riales et comptables, quant \u00e0 elles charg\u00e9es de valider et rembourser les notes de frais, s\u2019astreignent \u00e0<strong> des t\u00e2ches r\u00e9barbatives et peu valorisantes<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Ainsi, la gestion des notes de frais impacte de nombreuses personnes dans l\u2019entreprise, tous services confondus.<\/strong> Elle joue sur<strong> le moral, la motivation et la productivit\u00e9 des salari\u00e9s<\/strong>. Ceux-ci doivent r\u00e9guli\u00e8rement d\u00e9laisser des t\u00e2ches importantes pour se consacrer au remboursement des notes de frais.<\/p>\n<h2>Comment r\u00e9duire le co\u00fbt des notes de frais\u00a0?<\/h2>\n<h3>R\u00e9diger une politique de d\u00e9penses dans l\u2019entreprise<\/h3>\n<p>L\u2019optimisation de la gestion des notes de frais passe tout d\u2019abord par\u00a0<strong>l\u2019adoption d\u2019une politique de d\u00e9penses claire, concise et coh\u00e9rente au sein de l\u2019entreprise.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Ce document permet de r\u00e9guler les frais professionnels des collaborateurs.<\/strong> Il contient g\u00e9n\u00e9ralement les informations suivantes\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Le type de d\u00e9penses pouvant \u00eatre rembours\u00e9es<\/strong>\u00a0: nature, montant, gamme de confort (classe \u00e9conomique ou business)\u2026<\/li>\n<li><strong>La proc\u00e9dure \u00e0 suivre pour obtenir le remboursement des d\u00e9penses<\/strong>\u00a0: r\u00e8gles de forme (utilisation, par exemple, d\u2019un document standard), d\u00e9lais, n\u00e9cessit\u00e9 de joindre un justificatif, mentions obligatoires\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<p>Quelles que soient les r\u00e8gles adopt\u00e9es, l\u2019objectif est le suivant\u202f: <strong>mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace.<\/strong> Cela permet de r\u00e9duire le co\u00fbt des notes de frais dans l\u2019entreprise, tout en limitant les risques de redressement lors d\u2019un contr\u00f4le.<\/p>\n<h3>Opter pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais<\/h3>\n<p>Les justificatifs de notes de frais peuvent \u00eatre num\u00e9ris\u00e9s et stock\u00e9s en ligne. C\u2019est ce que l\u2019on appelle <strong>la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais.<\/strong><\/p>\n<p>Le stockage de documents num\u00e9riques est parfaitement accept\u00e9 par la loi.<strong> \u00c0 l\u2019occasion d\u2019un contr\u00f4le par l\u2019administration fiscale ou l\u2019URSSAF, il est tout \u00e0 fait possible de transmettre des justificatifs de notes de frais d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s.<\/strong> Cependant, la num\u00e9risation doit avoir \u00e9t\u00e9 faite dans les r\u00e8gles de l&rsquo;art, selon les prescriptions de la loi. C&rsquo;est ce que l&rsquo;on appelle la valeur probante.<\/p>\n<p><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais est \u00e9conomique en temps et en argent, \u00e9vite les erreurs et simplifie les process.<\/strong><\/p>\n<p>En effet, l\u2019\u00e9quipe comptable n\u2019a plus besoin de saisir manuellement les notes de frais, et passe moins de temps sur les formalit\u00e9s administratives. Les justificatifs n\u2019ont plus besoin d\u2019\u00eatre stock\u00e9s physiquement. En outre, les salari\u00e9s ne risquent plus de perdre le justificatif de note de frais. C\u2019est autant de raisons d\u2019adopter d\u00e8s \u00e0 pr\u00e9sent la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais\u00a0!<\/p>\n<h3>Octroyer une carte affaires aux salari\u00e9s<\/h3>\n<p><strong>La gestion des notes de frais prend ses racines dans les avances de notes de frais faites par les salari\u00e9s<\/strong>. Ceux-ci paient avec leur compte personnel leurs d\u00e9penses professionnelles, en attendant que l\u2019entreprise proc\u00e8de \u00e0 leur remboursement.<\/p>\n<p><strong>Distribuer <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/carte-visa-pro-sans-plafond\">des cartes affaires<\/a> aux collaborateurs de l\u2019entreprise permet alors de supprimer enti\u00e8rement la gestion chronophage des notes de frais. Munis de cartes bancaires reli\u00e9es au compte de l\u2019entreprise, les salari\u00e9s r\u00e9alisent de fa\u00e7on autonome l\u2019ensemble de leurs d\u00e9penses professionnelles.<\/strong><\/p>\n<p><strong>En savoir plus<\/strong> : <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/carte-affaires\/\">Pourquoi distribuer des cartes affaires aux salari\u00e9s ?<\/a><\/p>\n<p>Utiliser des cartes affaires dans l\u2019entreprise permet \u00e9galement de <strong>mieux contr\u00f4ler les d\u00e9penses des salari\u00e9s.<\/strong> Il est en effet possible de configurer des plafonds de paiement et de retrait, et de limiter l\u2019utilisation de la carte \u00e0 certains commer\u00e7ants ou certains jours de la semaine. Enfin, le scan ou le t\u00e9l\u00e9chargement du justificatif apr\u00e8s chaque d\u00e9pense peut \u00eatre rendu obligatoire, pour un compte bancaire d&rsquo;entreprise toujours \u00e0 jour.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/notes-de-frais\">Abolissez d\u00e8s aujourd\u2019hui les notes de frais avec manager.one, la banque en ligne pour les professionnels<\/a>.<\/p>\n<div>\n<div style=\"background-color: #f6f8fa; padding: 20px;\">\n<h2>Le co\u00fbt des notes de frais\u00a0: ce qu\u2019il faut savoir<\/h2>\n<ul>\n<li>Chaque note de frais trait\u00e9e au sein de l\u2019entreprise engendre un co\u00fbt moyen de 53 euros, pour 20 minutes de traitement.<\/li>\n<li>Les notes de frais pr\u00e9sentent \u00e9galement un co\u00fbt humain\u00a0: leur traitement est constitu\u00e9 de t\u00e2ches peu int\u00e9ressantes pour les salari\u00e9s.<\/li>\n<li>R\u00e9diger une politique de d\u00e9penses et mettre en place la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais permettent de r\u00e9duire leur co\u00fbt.<\/li>\n<li>Il est possible de supprimer d\u00e9finitivement le co\u00fbt provoqu\u00e9 par les notes de frais en distribuant une carte affaires aux salari\u00e9s.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le co\u00fbt des notes de frais est parfois insoup\u00e7onn\u00e9 des entreprises, qui les utilisent massivement. Pourtant, chaque ann\u00e9e, les notes de frais font perdre du temps et de l\u2019argent aux acteurs \u00e9conomiques. Leur traitement mobilise de nombreuses personnes, et oblige les salari\u00e9s \u00e0 s\u2019adonner \u00e0 des t\u00e2ches tant redondantes que peu valorisantes. 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