{"id":852,"date":"2020-06-03T07:00:47","date_gmt":"2020-06-03T05:00:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=852"},"modified":"2023-09-08T14:42:32","modified_gmt":"2023-09-08T12:42:32","slug":"controle-urssaf-dematerialisation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/controle-urssaf-dematerialisation\/","title":{"rendered":"Contr\u00f4le URSSAF et d\u00e9mat\u00e9rialisation : ce qu\u2019il faut retenir"},"content":{"rendered":"

Le l\u00e9gislateur fran\u00e7ais prend progressivement note des \u00e9volutions technologiques et des nouveaux besoins des entreprises. Les r\u00e8gles encadrant les notes de frais ont ainsi largement \u00e9volu\u00e9 depuis l\u2019an 2000.<\/strong><\/p>\n

La derni\u00e8re \u00e9volution en date est celle du 1er juillet 2019, date \u00e0 laquelle l\u2019URSSAF a align\u00e9 ses exigences sur celles de l\u2019administration fiscale.<\/strong><\/p>\n

Les entreprises soumises \u00e0 un contr\u00f4le URSSAF sont dispens\u00e9es de produire les originaux de justificatifs de notes de frais. Elles peuvent ainsi joindre, sous certaines conditions, des pi\u00e8ces d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es.<\/strong><\/p>\n

Les enjeux de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais<\/h2>\n

Dans quelles conditions les notes de frais sont-elles rembours\u00e9es ?<\/h3>\n

Pour bien comprendre sur les enjeux de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais, revenons sur la d\u00e9finition d\u2019une note de frais.<\/p>\n

La note de frais d\u00e9signe le document sur lequel le salari\u00e9 rappelle l\u2019ensemble des frais professionnels expos\u00e9s au cours d\u2019une p\u00e9riode donn\u00e9e.<\/strong> Les frais professionnels font quant \u00e0 eux r\u00e9f\u00e9rence aux d\u00e9penses engag\u00e9es par le salari\u00e9 ou le dirigeant pour les besoins de son activit\u00e9.<\/p>\n

Lorsqu\u2019une entreprise rembourse une note de frais, elle ne paie pas de cotisations sociales sur ce montant.<\/p>\n

Les notes de frais sont alors encadr\u00e9es par la loi pour \u00e9viter les abus, tels que les d\u00e9penses fictives ou disproportionn\u00e9es<\/strong>. Les notes de frais sont ainsi l\u2019un des points de v\u00e9rification phares lors d\u2019un contr\u00f4le URSSAF<\/strong>. L\u2019entreprise peut se voir dans l\u2019obligation de transmettre tous les justificatifs de d\u00e9penses.<\/p>\n

L\u2019Urssaf utilise ces re\u00e7us pour v\u00e9rifier que les remboursements de frais correspondent bien \u00e0 des d\u00e9penses exon\u00e9r\u00e9es de cotisations sociales.<\/strong> S\u2019il s\u2019av\u00e8re que ces d\u00e9penses \u00e9taient fictives, disproportionn\u00e9es ou injustifi\u00e9es, un redressement aura lieu.<\/p>\n

On mesure alors tout l\u2019enjeu de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais. Il est primordial de veiller \u00e0 ce que l\u2019entreprise puisse justifier, dans le respect des r\u00e8gles de fond et de forme, ces d\u00e9penses.<\/p>\n

Quels documents transmettre \u00e0 l\u2019URSSAF lors d\u2019un contr\u00f4le ?<\/h3>\n

Aujourd\u2019hui, il est possible \u2013 sous certaines conditions \u2013 de pr\u00e9senter des justificatifs d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s \u00e0 l\u2019URSSAF lors d\u2019un contr\u00f4le.<\/strong><\/p>\n

Ceux-ci ont la m\u00eame valeur que les justificatifs papier : on parle de valeur probante<\/strong>. Cela signifie que la validit\u00e9 du document est prouv\u00e9e et reconnue par le l\u00e9gislateur.<\/p>\n

La loi n\u2019autorise pas que les documents originellement cr\u00e9\u00e9s par voie num\u00e9rique. Elle rend \u00e9galement possible la num\u00e9risation de justificatifs papier.<\/strong><\/p>\n

Justificatifs d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s : les r\u00e8gles de validit\u00e9<\/h2>\n

Un alignement sur les r\u00e8gles de l\u2019administration fiscale<\/h3>\n

Le dispositif applicable jusqu\u2019en 2019 \u00e9tait marqu\u00e9 par une divergence entre les r\u00e8gles de l\u2019administration fiscale et les r\u00e8gles de l\u2019URSSAF.<\/strong> Ces derni\u00e8res apparaissaient moins s\u00e9v\u00e8res, ce qui \u00e9tait source de confusion pour les entreprises. Les rescrits sociaux<\/strong> se sont alors multipli\u00e9s, pour se prot\u00e9ger en cas de contr\u00f4le.<\/p>\n

Cette pratique du rescrit social n\u2019a plus lieu d\u2019\u00eatre. Le 1er juillet 2019 marque l\u2019harmonisation des r\u00e8gles en mati\u00e8re de d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents.<\/strong><\/p>\n

Ainsi, l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 23 mai 2019<\/a> aligne les exigences de l\u2019URSSAF en la mani\u00e8re avec celles de l\u2019administration fiscale.<\/strong> D\u00e9sormais, un seul texte de loi r\u00e9git l\u2019ensemble du dispositif : l\u2019article A102 B-2 du Livre des proc\u00e9dures fiscales<\/a>.<\/p>\n

Les entreprises peuvent \u00e0 pr\u00e9sent fournir des justificatifs d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s dans un cadre d\u00e9fini et harmonis\u00e9.<\/strong> C\u2019est plus simple pour tout le monde !<\/p>\n

Le respect des r\u00e8gles de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/h3>\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation des justificatifs est admise, \u00e0 condition de prouver que ces derniers ont \u00e9t\u00e9 num\u00e9ris\u00e9s dans des conditions garantissant leur reproduction \u00e0 l\u2019identique.<\/strong><\/p>\n

Pour mieux comprendre, il convient de se pencher sur les dispositions de l\u2019article A102 B-2 du Livre des proc\u00e9dures fiscales<\/strong>.<\/p>\n

Le document num\u00e9ris\u00e9 doit ainsi \u00eatre la copie conforme \u00e0 l\u2019original, tant en image qu\u2019en contenu.<\/strong> Toutes les informations figurant sur le document original doivent figurer sur la copie num\u00e9rique : auteur, contenu, date\u2026<\/p>\n

Il convient \u00e9galement de garantir que les donn\u00e9es contenues dans le document n\u2019ont pas \u00e9t\u00e9 modifi\u00e9es ou alt\u00e9r\u00e9es depuis leur cr\u00e9ation.<\/strong> C\u2019est ce que l\u2019on appelle l\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document.<\/p>\n

La loi fixe \u00e9galement des r\u00e8gles relatives \u00e0 la lisibilit\u00e9 des documents, lors de leur restitution ult\u00e9rieure \u00e0 des fins de contr\u00f4le ou de justification. Les documents doivent ainsi \u00eatre conserv\u00e9s dans des formats standards : PDF ou PDF A\/3.<\/strong> Au contraire, les formats propri\u00e9taires type Word sont \u00e0 convertir.<\/p>\n

Enfin, les justificatifs num\u00e9riques de notes de frais doivent \u00eatre conserv\u00e9s pendant une dur\u00e9e sup\u00e9rieure \u00e0 6 ans \u00e0 compter de leur \u00e9tablissement.<\/strong><\/p>\n

Abolissez les notes de frais avec manager.one<\/h2>\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais pr\u00e9sente de nombreux avantages<\/strong> : diminution du risque d\u2019erreurs, automatisation des proc\u00e9d\u00e9s, absence de stockage physique des documents\u2026<\/p>\n

Cependant, m\u00eame num\u00e9rique et automatis\u00e9e, la gestion des notes de frais est gourmande en temps et en argent<\/strong>. In fine, les salari\u00e9s doivent toujours formuler des demandes de remboursement. Celles-ci doivent ensuite \u00eatre contr\u00f4l\u00e9es, valid\u00e9es et r\u00e9alis\u00e9es. De nombreuses parties prenantes sont alors sollicit\u00e9es.<\/p>\n

Pourquoi ne pas traiter le probl\u00e8me \u00e0 sa source ? La banque en ligne pour les professionnels manager.one vous permet d\u2019abolir d\u00e9finitivement la gestion des notes de frais dans votre entreprise.<\/strong><\/p>\n

Vos collaborateurs re\u00e7oivent alors une carte Visa Business pour leurs d\u00e9penses professionnelles. Celles-ci sont r\u00e9alis\u00e9es en toute autonomie et s\u00e9curit\u00e9, gr\u00e2ce au param\u00e9trage instantan\u00e9 et \u00e0 distance des cartes. Aucune demande de remboursement de frais n\u2019est \u00e0 traiter. C\u2019est un gain de temps et d\u2019argent.<\/p>\n

Avec manager.one, oubliez les documents papier \u00e0 traiter et stocker<\/strong>. Les salari\u00e9s munis d\u2019une carte Visa Business justifient chacune de leurs d\u00e9penses en temps r\u00e9el. Ils scannent ou photographient le justificatif de note de frais apr\u00e8s chaque op\u00e9ration.<\/p>\n

En savoir plus sur l’abolition des notes de frais par manager.one<\/strong><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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