{"id":849,"date":"2020-06-08T08:00:36","date_gmt":"2020-06-08T06:00:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=849"},"modified":"2023-09-08T14:42:37","modified_gmt":"2023-09-08T12:42:37","slug":"dematerialisation-archivage-valeur-probante","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/dematerialisation-archivage-valeur-probante\/","title":{"rendered":"Guide complet sur la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais : tout ce que vous devez savoir avec l’URSSAF"},"content":{"rendered":"

Nombreuses sont les entreprises qui choisissent chaque ann\u00e9e d\u2019opter pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais. Et \u00e0 raison : celle-ci r\u00e9duit l\u2019encombrement caus\u00e9 par les documents papier, permet de mettre en place des proc\u00e9d\u00e9s d\u2019automatisation, et facilite le traitement des justificatifs.<\/strong><\/p>\n

Cette pratique est tout \u00e0 fait l\u00e9gale. Depuis 2017, il est en effet possible de d\u00e9mat\u00e9rialiser les justificatifs de notes de frais gr\u00e2ce \u00e0 la num\u00e9risation des documents papier. Il est cependant indispensable de respecter les principes de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante.<\/strong><\/p>\n

Qu\u2019est-ce que l\u2019archivage \u00e0 valeur probante ?<\/h2>\n

Que signifie \u00ab valeur probante \u00bb ?<\/h3>\n

La valeur probante est un terme juridique. Elle signifie que la validit\u00e9 du document est prouv\u00e9e et reconnue par le l\u00e9gislateur.<\/strong> Les informations contenues dans le document sont alors opposables \u00e0 tous.<\/p>\n

Les documents num\u00e9riques, s\u2019ils sont \u00e9tablis et conserv\u00e9s dans des conditions particuli\u00e8res, peuvent avoir valeur probante.<\/strong> Ils acqui\u00e8rent alors le m\u00eame niveau de validit\u00e9 qu\u2019un document papier.<\/p>\n

D\u00e9finition de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/h3>\n

L\u2019archivage \u00e0 valeur probante a pour objectif d\u2019assurer la p\u00e9rennit\u00e9 et la restitution ult\u00e9rieure de l\u2019information contenue dans les documents num\u00e9riques<\/strong>. On parle \u00e9galement d\u2019archivage \u00e9lectronique.<\/p>\n

Il garantit l\u2019int\u00e9grit\u00e9 et la bonne conservation des donn\u00e9es, pour permettre leur restitution ult\u00e9rieure \u00e0 des fins de contr\u00f4le et\/ou de justification.<\/strong> Pour ce faire, des mesures techniques et organisationnelles sont mises en place lors de l\u2019enregistrement, du stockage et de la restitution des donn\u00e9es num\u00e9riques.<\/p>\n

L\u2019archivage \u00e9lectronique ne doit pas \u00eatre confondu avec les proc\u00e9d\u00e9s de stockage<\/strong> et de sauvegarde<\/strong>, qui n\u2019apportent pas valeur probante au document.<\/p>\n

Fondement l\u00e9gislatif de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/h3>\n

C\u2019est en l\u2019an 2000 que le l\u00e9gislateur d\u00e9cide de se pencher sur la valeur l\u00e9gale des documents num\u00e9riques. La loi du 14 ao\u00fbt 2000 pose la validit\u00e9 des contrats conclus de fa\u00e7on \u00e9lectronique.<\/strong><\/p>\n

Cette \u00e9tape marque les pr\u00e9mices de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante. Il fallait trouver des moyens de conserver les documents num\u00e9riques et de prot\u00e9ger leur int\u00e9grit\u00e9.<\/p>\n

Au fil des ann\u00e9es, le cadre juridique a \u00e9t\u00e9 affin\u00e9. La loi a accord\u00e9 de plus en plus de valeur \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents, mais a \u00e9galement d\u00e9fini avec pr\u00e9cision le cadre dans lequel elle s\u2019inscrit.<\/strong><\/p>\n

L\u2019arr\u00eat\u00e9 du 22 mars 2017 l\u00e9galise quant \u00e0 lui la possibilit\u00e9 de transformer une facture papier en une facture num\u00e9rique.<\/strong> Un grand pas dans la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais !<\/p>\n

Enfin, l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 23 mai 2019 aligne les exigences de l\u2019Urssaf en mati\u00e8re de d\u00e9mat\u00e9rialisation sur celles de l\u2019administration fiscale.<\/strong> Les r\u00e8gles deviennent identiques. D\u00e8s lors que les principes de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante sont respect\u00e9s, il est possible de fournir des justificatifs d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s lors d\u2019un contr\u00f4le social ou fiscal.<\/p>\n

Les principes de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/h2>\n

L\u2019archivage \u00e0 valeur probante doit prot\u00e9ger l\u2019authenticit\u00e9, l\u2019int\u00e9grit\u00e9 et l\u2019intelligibilit\u00e9 du document num\u00e9rique<\/strong>. C\u2019est l\u2019article A102 B-2 du Livre des proc\u00e9dures fiscales<\/a> qui pose les exigences en la mati\u00e8re.<\/p>\n

Authenticit\u00e9 du document<\/h3>\n

Cela signifie que le document num\u00e9rique doit \u00eatre en tout point conforme \u00e0 l\u2019original papier.<\/strong> Toutes les informations figurant sur le document original doivent figurer sur la copie num\u00e9rique : auteur, contenu, date\u2026<\/p>\n

Plusieurs techniques peuvent \u00eatre mises en place \u00e0 cette fin, telles que l\u2019horodatage, le scellement des documents et le cas \u00e9ch\u00e9ant la signature \u00e9lectronique.<\/strong><\/p>\n

Si les documents sont compress\u00e9s, aucune perte ne doit survenir.<\/p>\n

Int\u00e9grit\u00e9 du document<\/h3>\n

Il convient \u00e9galement de garantir que les donn\u00e9es contenues dans le document n\u2019ont pas \u00e9t\u00e9 modifi\u00e9es ou alt\u00e9r\u00e9es depuis leur cr\u00e9ation.<\/strong><\/p>\n

L\u00e0 encore, divers moyens peuvent \u00eatre mis en place : technologies de stockage non r\u00e9inscriptibles, contr\u00f4le de la confidentialit\u00e9, ou encore tra\u00e7abilit\u00e9 des op\u00e9rations.<\/p>\n

Lisibilit\u00e9 du document<\/h3>\n

Enfin, il est important de pouvoir garantir la lecture du document dans le temps, lors d\u2019une restitution ult\u00e9rieure \u00e0 des fins de contr\u00f4le ou de justificatif.<\/strong><\/p>\n

Des formats standards doivent \u00eatre utilis\u00e9s : PDF, ou PDF A\/3<\/strong>. Au contraire, les formats propri\u00e9taires type Word sont \u00e0 convertir.<\/p>\n

Attention : la signature devra \u00eatre appos\u00e9e apr\u00e8s la conversion du document le cas \u00e9ch\u00e9ant. Ce proc\u00e9d\u00e9 a en effet pour effet de \u00ab casser \u00bb la signature.<\/p>\n

L\u2019archivage \u00e0 valeur probante r\u00e9volutionne la gestion des notes de frais<\/h2>\n

Les entreprises peuvent aujourd\u2019hui archiver \u00e0 valeur probante tous types de documents : documents commerciaux et administratifs, pi\u00e8ces comptables et documents RH. Les justificatifs de note de frais font \u00e9galement partie du lot !<\/p>\n

Mais pourquoi se tourner vers l\u2019archivage \u00e0 valeur probante ?<\/strong><\/p>\n

La gestion papier des notes de frais pr\u00e9sente de lourds inconv\u00e9nients.<\/strong> Parmi ces derniers, reviennent en t\u00eate le risque de perte et de d\u00e9t\u00e9rioration, ainsi que le co\u00fbt financier.<\/p>\n

La perte du justificatif de note de frais est ainsi une situation courante<\/strong>. La situation se comprend ais\u00e9ment : les salari\u00e9s qui se d\u00e9placent r\u00e9guli\u00e8rement accumulent de nombreux justificatifs papier. Ils n\u2019ont pas forc\u00e9ment le temps ni le r\u00e9flexe de les ranger et classer. Nombreux sont les salari\u00e9s qui, chaque ann\u00e9e, renoncent \u00e0 obtenir remboursement apr\u00e8s avoir perdu les justificatifs !<\/strong><\/p>\n

Le co\u00fbt financier de la gestion papier des notes de frais n\u2019est pas non plus \u00e0 n\u00e9gliger.<\/strong> Les justificatifs papier limitent l\u2019opportunit\u00e9 d\u2019automatiser le processus. Les parties prenantes passent plus de temps \u00e0 saisir et classer les documents. En outre, stocker des milliers de documents pr\u00e9sente un co\u00fbt dont on pourrait bien se passer !<\/p>\n

Il est aujourd\u2019hui possible de d\u00e9mat\u00e9rialiser enti\u00e8rement la gestion des notes de frais. Il faut cependant respecter les principes et exigences de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante, gr\u00e2ce \u00e0 des outils sp\u00e9cialis\u00e9s.<\/strong><\/p>\n

Dites non aux notes de frais avec manager.one<\/h2>\n

Et si vous alliez plus loin que la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais ?<\/p>\n

M\u00eame num\u00e9rique et automatis\u00e9e, la gestion des notes de frais est gourmande en temps et en argent.<\/strong> Les salari\u00e9s se plient \u00e0 la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019\u00e9tablir une note de frais. Les managers doivent ensuite v\u00e9rifier et valider la d\u00e9pense, tandis que l\u2019\u00e9quipe comptable traite les remboursements. La gestion des notes de frais sollicite alors une multitude de parties prenantes.<\/p>\n

En distribuant des cartes affaires \u00e0 vos collaborateurs, vous dites (enfin) adieu \u00e0 la gestion chronophage et co\u00fbteuse des notes de frai<\/strong>s. Les salari\u00e9s n\u2019ont plus \u00e0 avancer de frais, ni \u00e9tablir de notes de frais. Ils g\u00e8rent en toute autonomie leurs d\u00e9penses professionnelles. Gage de s\u00e9curit\u00e9, leur carte Visa Business<\/a> est enti\u00e8rement param\u00e9trable \u00e0 distance.<\/p>\n

Avec manager.one, point de document papier \u00e0 traiter et stocker. Les salari\u00e9s munis d\u2019une carte Visa Business justifient chacune de leurs d\u00e9penses en temps r\u00e9el. Ils scannent ou photographient le justificatif de note de frais apr\u00e8s chaque op\u00e9ration.<\/p>\n

En savoir plus sur l\u2019abolition des notes de frais avec manager.one<\/strong><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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