{"id":830,"date":"2020-07-08T08:00:40","date_gmt":"2020-07-08T06:00:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=830"},"modified":"2023-09-08T14:40:43","modified_gmt":"2023-09-08T12:40:43","slug":"frais-kilometriques","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/frais-kilometriques\/","title":{"rendered":"Remboursement des frais kilom\u00e9triques : guide complet"},"content":{"rendered":"<p><strong>L\u2019utilisation du v\u00e9hicule personnel d\u2019un salari\u00e9 \u00e0 des fins professionnelles peut \u00eatre indemnis\u00e9e par l\u2019entreprise. C\u2019est ce que l\u2019on appelle les frais kilom\u00e9triques.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Le remboursement des frais kilom\u00e9triques n\u00e9cessite l\u2019\u00e9tablissement d\u2019une note de frais. Il d\u00e9pend en outre d\u2019un bar\u00e8me fix\u00e9 par l\u2019administration fiscale.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Afin d\u2019y voir plus clair, la banque en ligne pour les professionnels manager.one vous livre un guide complet du remboursement des frais kilom\u00e9triques.<\/strong><\/p>\n<h2>Qu\u2019appelle-t-on frais kilom\u00e9triques ?<\/h2>\n<p>Lors de ses d\u00e9placements, le salari\u00e9 ou le dirigeant peut \u00eatre amen\u00e9\u202f:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00c0 emprunter les transports en commun, l\u2019avion, le train, le bateau ou encore le taxi.<\/li>\n<li>\u00c0 utiliser sa voiture personnelle.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Lorsque le salari\u00e9 utilise sa voiture personnelle pour ses d\u00e9placements professionnels, l&rsquo;entreprise est tenue de l&rsquo;indemniser. <\/strong>On parle alors d\u2019indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques, ou encore de frais kilom\u00e9triques.<\/p>\n<p>Les frais kilom\u00e9triques sont donc un type de frais de d\u00e9placement.<\/p>\n<p><strong>L\u2019administration a fix\u00e9 un bar\u00e8me pour les frais kilom\u00e9triques, d\u00e9pendant de la puissance du v\u00e9hicule et de la distance parcourue (cf infra).<\/strong><\/p>\n<p><strong>Attention, les trajets domicile-travail ne sont pas indemnisables au titre des frais kilom\u00e9triques.<\/strong> Il existe une exception \u00e0 cette r\u00e8gle : lorsque le salari\u00e9 est oblig\u00e9 de se servir de sa voiture personnelle pour se rendre au travail. C\u2019est le cas, par exemple, lorsque le lieu de travail se situe dans une zone rurale non desservie par les transports en commun.<\/p>\n<p><strong>L\u2019utilisation d\u2019une voiture de fonction ne donne pas non plus lieu au remboursement de frais kilom\u00e9triques.<\/strong><\/p>\n<h2>Remboursement des frais kilom\u00e9triques : quelles modalit\u00e9s ?<\/h2>\n<h3>L\u2019\u00e9tablissement d\u2019une note de frais<\/h3>\n<p><strong>Une fois le d\u00e9placement effectu\u00e9, le salari\u00e9 doit \u00e9tablir <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/notes-de-frais\">une note de frais<\/a> pour obtenir le remboursement des frais kilom\u00e9triques.<\/strong> Celle-ci doit comporter :<\/p>\n<ul>\n<li>motif du d\u00e9placement,<\/li>\n<li>lieu de la mission,<\/li>\n<li>nombre de kilom\u00e8tres roul\u00e9s,<\/li>\n<li>puissance fiscale du v\u00e9hicule utilis\u00e9, justifi\u00e9e avec la carte grise.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Attention : le salari\u00e9 est tenu, comme pour les autres types de d\u00e9penses professionnelles, de <strong>transmettre \u00e0 l\u2019entreprise tous les justificatifs n\u00e9cessaires.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques couvrent la plupart des frais aff\u00e9rents au transport :<\/strong> carburant, assurance, entretien du v\u00e9hicule\u2026 Elles compensent \u00e9galement <strong>l\u2019usure<\/strong> entra\u00een\u00e9e par l\u2019utilisation de la voiture.<\/p>\n<p><strong>Attention, certaines d\u00e9penses ne rentrent pas dans les frais kilom\u00e9triques.<\/strong> C\u2019est le cas des d\u00e9penses de parking et de p\u00e9age, qui doivent faire l\u2019objet d\u2019une note de frais distincte.<\/p>\n<h3>Le bar\u00e8me des frais kilom\u00e9triques<\/h3>\n<p>L\u2019entreprise ne peut pas rembourser son salari\u00e9 au titre des frais kilom\u00e9triques de n\u2019importe quelle fa\u00e7on.<\/p>\n<p><strong>Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques font l\u2019objet d\u2019un bar\u00e8me fix\u00e9 par l\u2019administration fiscale<\/strong>. Le calcul se fait en fonction de <strong>la puissance fiscale du v\u00e9hicule, multipli\u00e9e par la distance du trajet<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Attention, la loi limite la puissance du v\u00e9hicule<\/strong>. Ainsi, les transports effectu\u00e9s avec un v\u00e9hicule affichant une puissance sup\u00e9rieure \u00e0 7 CV n\u2019ouvrent droit \u00e0 aucune indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique.<\/p>\n<p>Le bar\u00e8me des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques pour les automobiles est d\u00e9fini dans <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038233187\">l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 11 mars 2019<\/a>\u202fet consultable \u00e0 <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000038245025&amp;cidTexte=LEGITEXT000006069576&amp;dateTexte=20190317\">l\u2019article 6B du CGI, annexe 4<\/a>.<\/p>\n<p>Les trajets effectu\u00e9s avec un deux-roues rel\u00e8vent d\u2019un bar\u00e8me diff\u00e9rent.<\/p>\n<p><strong>Ce bar\u00e8me est en outre r\u00e9vis\u00e9 tous les ans, au mois de f\u00e9vrier ou mars.<\/strong> \u00c0 l\u2019heure o\u00f9 nous \u00e9crivons ces lignes, le bar\u00e8me 2020 n\u2019a pas encore \u00e9t\u00e9 publi\u00e9 au Journal Officiel.<\/p>\n<p>Pour faciliter l\u2019estimation du co\u00fbt du trajet \u00e0 rembourser au salari\u00e9, l\u2019administration fiscale propose <a href=\"https:\/\/www.impots.gouv.fr\/portail\/simulateur-bareme-kilometrique\">un simulateur en ligne des frais kilom\u00e9triques<\/a>.<\/p>\n<h2>Comment optimiser le remboursement des frais kilom\u00e9triques ?<\/h2>\n<h3>Adopter un syst\u00e8me organis\u00e9 et rigoureux<\/h3>\n<p><strong>L\u2019organisation et la rigueur permettent incontestablement d\u2019optimiser la gestion des notes de frais au sein de l\u2019entreprise<\/strong>. Cela passe par <strong><a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/politique-de-depenses\/\">l\u2019adoption d\u2019une politique de d\u00e9penses<\/a> claire, concise et coh\u00e9rente<\/strong>.<\/p>\n<p>La politique de d\u00e9penses d\u2019une entreprise permet de r\u00e9guler les frais professionnels des collaborateurs. Les points suivants y sont en principe trait\u00e9s :<\/p>\n<ul>\n<li>le type de d\u00e9penses pouvant \u00eatre rembours\u00e9es,<\/li>\n<li>la proc\u00e9dure \u00e0 suivre pour obtenir le remboursement des d\u00e9penses (r\u00e8gles de forme, importance du justificatif, d\u00e9lai\u2026),<\/li>\n<li>les r\u00e8gles l\u00e9gales applicables,<\/li>\n<li>les cons\u00e9quences si ces exigences ne sont pas remplies (retard dans le traitement, non-remboursement\u2026).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Quelles que soient les r\u00e8gles adopt\u00e9es, l\u2019objectif est le suivant : <strong>mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Il est important de s\u2019assurer que la politique de d\u00e9penses est bien comprise des salari\u00e9s.<\/strong> La r\u00e9daction du document se veut <strong>claire et succincte<\/strong>. Il faut \u00e9viter les r\u00e8gles trop complexes, superflues et inutilement contraignantes. La simplicit\u00e9 est de mise. Il peut \u00eatre opportun d\u2019organiser le document par sections : frais kilom\u00e9triques, frais de restauration\u2026<\/p>\n<p>En d\u00e9finitive, d\u00e9finir une politique de d\u00e9penses dans l\u2019entreprise permet de gagner du temps lors du remboursement, et d\u2019\u00e9viter les redressements lors d\u2019un contr\u00f4le.<\/p>\n<h3>Opter pour un remboursement forfaitaire<\/h3>\n<p>Les d\u00e9penses professionnelles peuvent \u00e9galement \u00eatre <strong>rembours\u00e9es de mani\u00e8re forfaitaire au salari\u00e9<\/strong>. On parle alors d\u2019<strong>allocations forfaitaires<\/strong>, ou encore de \u00ab <strong>primes<\/strong> \u00bb.<\/p>\n<p><strong>En principe, ce choix revient \u00e0 l\u2019entreprise,<\/strong> \u00e0 qui l\u2019on conseille n\u00e9anmoins de prendre ce choix en concertation avec ses salari\u00e9s. Ce type de remboursement peut \u00e9galement \u00eatre pr\u00e9vu par une convention collective ou les usages en vigueur dans la profession.<\/p>\n<p><strong>La loi limite la nature des frais professionnels \u00e9ligibles au remboursement forfaitaire.<\/strong> Les frais kilom\u00e9triques apparaissent dans cette liste, aux c\u00f4t\u00e9s notamment des frais de repas et des frais de grand d\u00e9placement.<\/p>\n<p><strong>Dans le cadre du remboursement forfaitaire, il n\u2019y a pas besoin de justifier les d\u00e9penses rembours\u00e9es, sauf si la valeur d\u00e9passe la limite fix\u00e9e par l\u2019administration.<\/strong> Il suffit de d\u00e9montrer que ces allocations correspondent aux situations de fait.<\/p>\n<div>\n<div style=\"background-color: #f6f8fa; padding: 20px;\">\n<h2>Frais kilom\u00e9triques : que faut-il retenir ?<\/h2>\n<ul>\n<li>L\u2019utilisation de son v\u00e9hicule personnel par le salari\u00e9 ou chef d\u2019entreprise pour les besoins de l\u2019entreprise peut \u00eatre indemnis\u00e9e. C\u2019est ce que l\u2019on appelle les frais kilom\u00e9triques.<\/li>\n<li>Le remboursement peut \u00eatre r\u00e9el ou forfaitaire.<\/li>\n<li>Une note de frais en bonne et due forme doit \u00eatre produite.<\/li>\n<li>En cas de remboursement au r\u00e9el, la loi fiscale fixe un bar\u00e8me \u00e0 ne pas d\u00e9passer. Il est fonction de la puissance du v\u00e9hicule et de la distance du trajet.<\/li>\n<li>Il existe des solutions pour optimiser le remboursement des frais kilom\u00e9triques dans l\u2019entreprise, en mettant par exemple en place un syst\u00e8me de remboursement organis\u00e9 et rigoureux.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>L\u2019utilisation du v\u00e9hicule personnel d\u2019un salari\u00e9 \u00e0 des fins professionnelles peut \u00eatre indemnis\u00e9e par l\u2019entreprise. C\u2019est ce que l\u2019on appelle les frais kilom\u00e9triques. Le remboursement des frais kilom\u00e9triques n\u00e9cessite l\u2019\u00e9tablissement d\u2019une note de frais. Il d\u00e9pend en outre d\u2019un bar\u00e8me fix\u00e9 par l\u2019administration fiscale. 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