{"id":826,"date":"2020-05-25T08:00:58","date_gmt":"2020-05-25T06:00:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=826"},"modified":"2023-09-08T14:42:11","modified_gmt":"2023-09-08T12:42:11","slug":"politique-de-depenses","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/politique-de-depenses\/","title":{"rendered":"Notes de frais : comment cr\u00e9er une politique de d\u00e9penses efficace ?"},"content":{"rendered":"

La gestion des d\u00e9penses professionnelles est un point d\u2019attention majeur dans la vie des entreprises. Un manque d\u2019organisation et des r\u00e8gles confuses occasionnent perte de temps et risques de redressement.<\/strong><\/p>\n

Toute entreprise, de la TPE au grand groupe, a int\u00e9r\u00eat \u00e0 mettre en place une politique de d\u00e9penses. Quelques r\u00e8gles et bonnes pratiques sont cependant \u00e0 respecter pour s\u2019assurer de la pleine efficacit\u00e9 de ce document.<\/strong><\/p>\n

Qu\u2019est-ce qu\u2019une politique de d\u00e9penses ?<\/h2>\n

La politique de d\u00e9penses de l\u2019entreprise est un document interne dans l\u2019entreprise permettant de r\u00e9guler les frais professionnels des collaborateurs.<\/strong><\/p>\n

Par frais professionnels, on entend les frais de d\u00e9placement, les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques, ou encore les frais de restauration. Ce sont tous les d\u00e9penses support\u00e9es par les salari\u00e9s dans l\u2019exercice de leur activit\u00e9 professionnelle.<\/strong><\/p>\n

La politique de d\u00e9penses permet de poser des r\u00e8gles relatives aux d\u00e9penses professionnelles, ainsi que d\u2019harmoniser la proc\u00e9dure de remboursement des notes de frais.<\/strong><\/p>\n

La politique de d\u00e9penses s\u2019impose \u00e0 tous les salari\u00e9s et dirigeants, qui doivent s\u2019y r\u00e9f\u00e9rer pour obtenir le remboursement de leurs d\u00e9penses<\/strong>. Elle permet \u00e0 toutes les parties prenantes de gagner en temps et en efficacit\u00e9<\/strong>, et minimise les risques de redressement en cas de contr\u00f4le URSSAF.<\/p>\n

Le contenu d\u2019une politique de d\u00e9penses efficace<\/h2>\n

La politique de d\u00e9penses d\u2019une entreprise d\u00e9termine a minima quel type de d\u00e9pense peut \u00eatre rembours\u00e9, ainsi que la proc\u00e9dure \u00e0 suivre pour obtenir le remboursement des d\u00e9penses.<\/strong><\/p>\n

Elle intervient donc en amont et en aval de la d\u00e9pense<\/strong>. Toutes les \u00e9tapes de la proc\u00e9dure sont en principe couvertes.<\/p>\n

En amont, la politique de d\u00e9penses liste les d\u00e9penses \u00e9ligibles au remboursement et pose des limites pour chaque type de d\u00e9pense.<\/strong> Les voyages en classe affaires sont-ils autoris\u00e9s ? Dans quel type d\u2019h\u00e9bergement vos collaborateurs peuvent-ils s\u00e9journer ? Etc.<\/p>\n

En aval, ce document fait mention du d\u00e9lai d\u2019envoi des notes de frais, des r\u00e8gles d\u2019\u00e9tablissement des notes de frais, de la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019y joindre un justificatif, ou encore du d\u00e9lai de remboursement.<\/strong><\/p>\n

Il est \u00e9galement possible de pr\u00e9voir un document standard \u00e0 remplir<\/strong>, commun \u00e0 tous les salari\u00e9s lors de l\u2019\u00e9tablissement de leur note de frais.<\/p>\n

Quelles que soient les r\u00e8gles adopt\u00e9es, l\u2019objectif est le suivant\u202f: mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace.<\/strong><\/p>\n

Cette politique de d\u00e9penses doit \u00eatre bien comprise des salari\u00e9s, et incitative. Il est possible de pr\u00e9voir des \u00ab sanctions \u00bb en cas de non-respect des r\u00e8gles.<\/strong><\/p>\n

Par exemple, il est bon d\u2019indiquer que si le d\u00e9lai de transmission des notes de frais n\u2019est pas respect\u00e9, le remboursement sera retard\u00e9. Si la d\u00e9pense est injustifi\u00e9e ou pr\u00e9sent\u00e9e sans justificatif, elle ne sera pas rembours\u00e9e.<\/p>\n

Nos conseils pour une politique de d\u00e9penses r\u00e9ussie<\/h2>\n

Analysez les besoins de votre entreprise<\/h3>\n

Une bonne politique voyage est une politique adapt\u00e9e aux besoins de l\u2019entreprise.<\/strong><\/p>\n

Avant de vous lancer dans de grands travaux de r\u00e9daction, assurez-vous d\u2019avoir pr\u00e9alablement identifi\u00e9 les besoins de l\u2019entreprise<\/strong>. Ce travail doit \u00eatre fait en amont de la r\u00e9daction.<\/p>\n

Il est important de partir de l\u2019existant, d\u2019analyser les besoins et les contraintes, et de confronter ensuite cela au budget de l\u2019entreprise.<\/strong><\/p>\n

N\u2019h\u00e9sitez pas \u00e0 solliciter l\u2019avis de vos salari\u00e9s. Ce sont finalement les premiers concern\u00e9s !<\/p>\n

Communiquez sur votre politique de d\u00e9penses<\/h3>\n

La r\u00e9daction d\u2019une politique de d\u00e9penses n\u2019est pas suffisante.<\/p>\n

Une fois la politique de d\u00e9penses \u00e9labor\u00e9e, il est important de s\u2019assurer que les collaborateurs en aient pris connaissance et, surtout, l\u2019aient comprise.<\/strong><\/p>\n

Qu\u2019importe le moyen de communication choisi (document imprim\u00e9 et affich\u00e9, e-mail, r\u00e9union\u2026), l\u2019important est de faire preuve de transparence<\/strong> et de ne pas h\u00e9siter \u00e0 communiquer r\u00e9guli\u00e8rement sur le sujet.<\/p>\n

Privil\u00e9giez la clart\u00e9 et la concision<\/h3>\n

Une bonne politique de d\u00e9penses est un document clair et concis<\/strong>.<\/p>\n

Ce document constitue une bonne occasion de rappeler les r\u00e8gles l\u00e9gales applicables.<\/strong> Les salari\u00e9s ne sont pas toujours au courant du cadre juridique entourant les notes de frais.<\/p>\n

N\u00e9anmoins, la politique de d\u00e9penses de l\u2019entreprise doit rester un document simple et facile \u00e0 lire, sans trop de r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 la mati\u00e8re juridique.<\/strong><\/p>\n

Il faut en outre \u00e9viter les r\u00e8gles trop complexes, superflues et inutilement contraignantes.<\/strong> La simplicit\u00e9 et la flexibilit\u00e9 sont de mise.<\/p>\n

Organiser la politique de d\u00e9penses par sections peut \u00eatre une bonne id\u00e9e, afin de faciliter sa compr\u00e9hension\u202f:<\/strong> voyages d\u2019affaires, indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques, d\u00e9penses de restauration\u2026<\/p>\n

Revoyez r\u00e9guli\u00e8rement votre politique de d\u00e9penses<\/h3>\n

La politique de d\u00e9penses doit \u00eatre le reflet de l\u2019activit\u00e9 de l\u2019entreprise et des besoins actuels.<\/p>\n

Il est donc absolument n\u00e9cessaire de l\u2019actualiser au fil des \u00e9volutions dans l\u2019activit\u00e9 et des retours de vos salari\u00e9s.<\/strong><\/p>\n

Comment faciliter la gestion des d\u00e9penses de votre entreprise ?<\/h2>\n

R\u00e9diger une politique de d\u00e9penses est un premier pas pour optimiser la gestion des d\u00e9penses de l\u2019entreprise. Et si vous ailliez plus loin ?<\/p>\n

Les inconv\u00e9nients des notes de frais<\/h3>\n

La gestion des d\u00e9penses professionnelles est fr\u00e9quemment mise \u00e0 mal par l\u2019utilisation de notes de frais. <\/strong>Ce processus chronophage et co\u00fbteux<\/strong> est source de nombreux maux dans l\u2019entreprise. Il fait perdre du temps \u00e0 l\u2019ensemble des parties prenantes, tandis que les risques de pertes de justificatifs ou d\u2019erreurs sont consid\u00e9rables.<\/p>\n

Il existe des solutions num\u00e9riques facilitant le traitement des notes de frais dans l\u2019entreprise, mais pourquoi ne pas traiter le probl\u00e8me \u00e0 sa source ?<\/p>\n

Octroyez des cartes affaires \u00e0 vos salari\u00e9s<\/h3>\n

L\u2019utilisation de cartes corporate par vos collaborateurs est aujourd\u2019hui le moyen le plus efficace de faire dispara\u00eetre les notes de frais.<\/strong><\/p>\n

\u00c0 l\u2019aide de cartes business directement reli\u00e9es au compte de l\u2019entreprise, vos salari\u00e9s r\u00e9alisent en toute autonomie les d\u00e9penses requises par l\u2019exercice de leur activit\u00e9 professionnelle.<\/strong> Plus aucune avance de frais n\u2019est requise.<\/p>\n

La banque en ligne pour professionnels manager.one vous permet ainsi d\u2019abolir d\u00e9finitivement les notes de frais, de fa\u00e7on s\u00e9curis\u00e9e<\/a><\/strong>. Chaque carte Visa Business manager.one est en effet enti\u00e8rement param\u00e9trable \u00e0 distance et de fa\u00e7on instantan\u00e9e.<\/p>\n

Avec manager.one, votre compte bancaire reste document\u00e9 au fil de l\u2019eau.<\/strong> Gr\u00e2ce \u00e0 la fonctionnalit\u00e9 du justificatif obligatoire, chaque salari\u00e9 est invit\u00e9, apr\u00e8s chaque op\u00e9ration r\u00e9alis\u00e9e par carte, \u00e0 scanner le justificatif aff\u00e9rent. Si cette exigence n\u2019est pas satisfaite, l\u2019utilisation de la carte s\u2019en trouve bloqu\u00e9e.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

La gestion des d\u00e9penses professionnelles est un point d\u2019attention majeur dans la vie des entreprises. Un manque d\u2019organisation et des r\u00e8gles confuses occasionnent perte de temps et risques de redressement. Toute entreprise, de la TPE au grand groupe, a int\u00e9r\u00eat \u00e0 mettre en place une politique de d\u00e9penses. Quelques r\u00e8gles et bonnes pratiques sont cependant […]<\/p>\n","protected":false},"author":12,"featured_media":827,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[11],"tags":[],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/826"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/users\/12"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=826"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/826\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1264,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/826\/revisions\/1264"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/media\/827"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=826"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=826"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=826"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}