{"id":820,"date":"2020-06-02T07:00:49","date_gmt":"2020-06-02T05:00:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=820"},"modified":"2023-09-08T14:42:27","modified_gmt":"2023-09-08T12:42:27","slug":"perte-justificatif-note-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/perte-justificatif-note-de-frais\/","title":{"rendered":"Notes de frais : que faire en cas de perte du justificatif ?"},"content":{"rendered":"

Les d\u00e9penses professionnelles avanc\u00e9es par les salari\u00e9s font l\u2019objet d\u2019un remboursement d\u00e8s lors qu\u2019elles sont justifi\u00e9es par un document original, et r\u00e9capitul\u00e9es dans une note de frais.<\/strong><\/p>\n

L\u2019entreprise doit \u00eatre en mesure de prouver chaque remboursement de note de frais octroy\u00e9 \u00e0 ses salari\u00e9s. Dans le cas contraire, en cas de contr\u00f4le, elle s\u2019expose \u00e0 un redressement. Mais que faire si le justificatif papier a disparu ?<\/strong><\/p>\n

La perte du justificatif de note de frais est une situation plus fr\u00e9quente qu\u2019on ne pourrait le penser. Selon certaines \u00e9tudes, pr\u00e8s de 30 % des salari\u00e9s renoncent chaque ann\u00e9e au remboursement de leurs frais car ils ont perdu les justificatifs.<\/strong><\/p>\n

La banque en ligne pour les professionnels manager.one vous propose aujourd\u2019hui de faire le point sur les cons\u00e9quences de la perte d\u2019un justificatif de notes de frais, ainsi que la marche \u00e0 suivre.<\/strong><\/p>\n

Faut-il obligatoirement pr\u00e9senter un justificatif de note de frais ?<\/h2>\n

Indemnisation r\u00e9elle ou indemnisation forfaitaire<\/h3>\n

Il faut bien ici distinguer entre l\u2019indemnisation r\u00e9elle et l\u2019indemnisation forfaitaire<\/strong>.<\/p>\n

L\u2019indemnisation r\u00e9elle signifie que les d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es par le salari\u00e9 lui sont rembours\u00e9es pour leur montant exact.<\/strong> Au contraire, dans le cadre de l\u2019indemnisation forfaitaire, l\u2019employeur verse des \u00ab primes \u00bb (ou \u00ab allocations forfaitaires \u00bb) pour un montant d\u00e9fini \u00e0 l\u2019avance.<\/p>\n

Sauf exceptions pour certaines d\u00e9penses, l\u2019employeur est libre de fixer le mode de remboursement de son choix<\/strong>. Cette question peut \u00e9galement \u00eatre trait\u00e9e au sein d\u2019une convention collective ou pr\u00e9vue par les usages en vigueur dans la profession.<\/p>\n

Justificatif obligatoire pour l\u2019indemnisation r\u00e9elle<\/h3>\n

Dans le cadre du remboursement forfaitaire, il n\u2019y a pas besoin de justifier les d\u00e9penses rembours\u00e9es, sauf si la valeur d\u00e9passe la limite fix\u00e9e par l\u2019administration<\/strong>. Il suffit dans ce cas de d\u00e9montrer que ces allocations correspondent aux situations de fait.<\/p>\n

Au contraire, l\u2019indemnisation r\u00e9elle impose de fournir chaque justificatif original de note de frais.<\/strong> Chaque d\u00e9pense donne donc lieu \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement d\u2019une note de frais, accompagn\u00e9e des justificatifs aff\u00e9rents : factures, re\u00e7us\u2026<\/p>\n

En effet, les remboursements de notes de frais sont exon\u00e9r\u00e9s de cotisations sociales. L\u2019URSSAF surveille donc de pr\u00e8s les d\u00e9penses professionnelles de l\u2019entreprise.<\/p>\n

La perte du justificatif de note de frais s\u2019av\u00e8re alors probl\u00e9matique !<\/p>\n

Justificatif de notes de frais perdu : quels risques en cas de contr\u00f4le ?<\/h2>\n

Lors d\u2019un contr\u00f4le URSSAF, l\u2019entreprise est tenue de pr\u00e9senter tous les justificatifs de notes de frais.<\/p>\n

Cela permet \u00e0 l\u2019URSSAF de v\u00e9rifier que les remboursements de frais effectu\u00e9s par la soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 ses salari\u00e9s correspondent bien \u00e0 des d\u00e9penses exon\u00e9r\u00e9es de cotisations sociales.<\/p>\n

Si l\u2019entreprise n\u2019est pas en possession de ces justificatifs, elle risque un redressement. Dans ce cas, elle devra payer des cotisations sociales sur toutes les d\u00e9penses rembours\u00e9es aux salari\u00e9s et non-justifi\u00e9es.<\/strong><\/p>\n

Comment agir en cas de perte du justificatif de note de frais ?<\/h2>\n

Solliciter le fournisseur pour un second justificatif<\/h3>\n

Si cela est possible, le premier r\u00e9flexe est d\u2019aller demander au fournisseur du produit ou du service une copie du justificatif.<\/p>\n

Pr\u00e9senter un relev\u00e9 de compte bancaire ou de carte bancaire<\/h3>\n

M\u00eame si cela ne remplace pas un justificatif, il peut \u00eatre tol\u00e9r\u00e9, pour les petites d\u00e9penses, de pr\u00e9senter un extrait bancaire pour justifier la date et le montant de la transaction<\/strong>. Il est important d\u2019apporter sur un document annexe \u00e9crit des pr\u00e9cisions sur la nature du bien ou du service concern\u00e9.<\/p>\n

Les d\u00e9penses personnelles figurant sur le relev\u00e9 peuvent entendues \u00eatre masqu\u00e9es.<\/p>\n

Cette solution doit cependant rester tr\u00e8s occasionnelle<\/strong>.<\/p>\n

R\u00e9diger une d\u00e9claration sur l\u2019honneur<\/h3>\n

Enfin, si aucune des deux solutions ci-dessus ne convient, il est envisageable de r\u00e9diger une d\u00e9claration sur l\u2019honneur<\/strong>. Celle-ci doit comporter les informations suivantes : l’identit\u00e9 du salari\u00e9, ses coordonn\u00e9es, un expos\u00e9 des faits, ainsi que la nature et le montant des frais avanc\u00e9s.<\/p>\n

Elle doit en outre se terminer par une attestation : \u00ab J\u2019ai connaissance des sanctions p\u00e9nales encourues par l\u2019auteur d\u2019une fausse attestation \u00bb.<\/p>\n

La d\u00e9claration sur l\u2019honneur en cas de perte du justificatif de note de frais peut \u00eatre manuscrite ou dactylographi\u00e9e<\/strong>. Il n\u2019existe pas de r\u00e8gles de forme particuli\u00e8res, tant que les mentions obligatoires apparaissent sur le document. Attention, la d\u00e9claration sur l’honneur ne remplacera jamais un justificatif original de frais professionnel.<\/strong><\/p>\n

Il est possible \u2013 et courant \u2013 de combiner d\u00e9claration sur l\u2019honneur et relev\u00e9 bancaire. Cela doit cependant rester extr\u00eamement occasionnel, et pour des sommes peu \u00e9lev\u00e9es.<\/p>\n

Comment \u00e9viter, \u00e0 l\u2019avenir, la perte du justificatif de note de frais ?<\/h2>\n

La perte du justificatif de note de frais est l\u2019un des inconv\u00e9nients majeurs \u00e0 l\u2019utilisation de justificatifs papier.<\/strong><\/p>\n

Bien s\u00fbr, il existe quelques habitudes \u00e0 prendre pour r\u00e9duire le risque de pertes. La premi\u00e8re d\u2019entre elles : prendre syst\u00e9matiquement le justificatif en photo une fois la d\u00e9pense r\u00e9alis\u00e9e.<\/strong> Cela permet de conserver une trace num\u00e9rique en cas de perte du justificatif de note de frais.<\/p>\n

Cependant, il est bien pr\u00e9f\u00e9rable d\u2019opter pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation compl\u00e8te des notes de frais<\/strong>. Celle-ci est tout \u00e0 fait admise par l\u2019URSSAF et l\u2019administration fiscale\u2026 \u00e0 condition, bien s\u00fbr, de respecter certains proc\u00e9d\u00e9s garantissant l\u2019authenticit\u00e9 du document num\u00e9ris\u00e9.<\/p>\n

Pour aller plus loin, il est \u00e9galement possible de se passer du traitement chronophage et co\u00fbteux des notes de frais dans l\u2019entreprise<\/strong><\/a>. Avec manager.one, octroyez \u00e0 vos collaborateurs des cartes Visa Business, et laissez-les r\u00e9aliser en toute autonomie et s\u00e9curit\u00e9 les d\u00e9penses n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019exercice de leur activit\u00e9.<\/p>\n

Aucun risque de perte de justificatif : chaque collaborateur t\u00e9l\u00e9verse, photographie ou scanne ses justificatifs de d\u00e9penses au fil de l\u2019eau. Le compte bancaire est toujours \u00e0 jour.<\/p>\n

En outre, avec la fonctionnalit\u00e9 du justificatif obligatoire<\/strong>, impossible pour le collaborateur d\u2019oublier de justifier ses d\u00e9penses. Sa carte Visa Business reste en effet bloqu\u00e9e jusqu\u2019\u00e0 ce que la derni\u00e8re op\u00e9ration soit d\u00fbment justifi\u00e9e dans l\u2019interface.<\/p>\n

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Perte du justificatif de note de frais : ce qu\u2019il faut retenir<\/h2>\n
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  • Le justificatif de note de frais est obligatoire en cas de remboursement au r\u00e9el. Il ne l\u2019est pas lorsque l\u2019employeur choisit de verser des allocations forfaitaires.<\/li>\n
  • En cas de contr\u00f4le URSSAF, l\u2019entreprise qui ne peut pr\u00e9senter les justificatifs s\u2019expose \u00e0 un redressement.<\/li>\n
  • En cas de perte de justificatif de note de frais par le salari\u00e9, celui-ci peut demander un duplicata au fournisseur.<\/li>\n
  • Si ce n\u2019est pas possible, la pr\u00e9sentation d\u2019un relev\u00e9 bancaire et\/ou la r\u00e9daction d\u2019une attestation sur l\u2019honneur peuvent \u2013 sous certaines conditions \u2013 \u00eatre tol\u00e9r\u00e9es.<\/li>\n
  • Pour \u00e9viter, dans le futur, d\u2019autres pertes de justificatifs de notes de frais, il est bon de passer \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais.<\/li>\n
  • Il est en tout \u00e9tat de cause souhaitable de mettre fin aux notes de frais dans l\u2019entreprise.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Les d\u00e9penses professionnelles avanc\u00e9es par les salari\u00e9s font l\u2019objet d\u2019un remboursement d\u00e8s lors qu\u2019elles sont justifi\u00e9es par un document original, et r\u00e9capitul\u00e9es dans une note de frais. L\u2019entreprise doit \u00eatre en mesure de prouver chaque remboursement de note de frais octroy\u00e9 \u00e0 ses salari\u00e9s. Dans le cas contraire, en cas de contr\u00f4le, elle s\u2019expose \u00e0 […]<\/p>\n","protected":false},"author":12,"featured_media":839,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[11],"tags":[],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/820"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/users\/12"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=820"}],"version-history":[{"count":6,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/820\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1284,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/820\/revisions\/1284"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/media\/839"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=820"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=820"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=820"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}