{"id":790,"date":"2020-10-05T08:00:57","date_gmt":"2020-10-05T06:00:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=790"},"modified":"2023-09-08T14:39:00","modified_gmt":"2023-09-08T12:39:00","slug":"dematerialisation-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/dematerialisation-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"D\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais : un gain de temps !"},"content":{"rendered":"<p><strong>Depuis quelques ann\u00e9es, les entreprises peuvent num\u00e9riser les justificatifs de notes de frais.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Cette virtualisation des justificatifs de paiement pr\u00e9sente, sous certaines conditions, la m\u00eame valeur probante que les justificatifs papier. L\u2019URSSAF et l\u2019administration fiscale ont d\u2019ailleurs r\u00e9cemment align\u00e9 leurs exigences en la mati\u00e8re, ce qui est gage de simplification et clart\u00e9.<\/strong><\/p>\n<p><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais pr\u00e9sente de nombreux avantages pour les entreprises\u202f: gain de temps, \u00e9conomies&#8230; Attention toutefois \u00e0 bien conna\u00eetre et comprendre le cadre l\u00e9gislatif entourant la virtualisation des justificatifs.<\/strong><\/p>\n<h2>Que signifie la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais\u202f?<\/h2>\n<p><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation signifie que l\u2019on passe de documents papier et autres supports mat\u00e9riels, \u00e0 des donn\u00e9es 100 % en ligne, stock\u00e9es sur des fichiers num\u00e9riques.<\/strong><\/p>\n<p>Dans le cadre de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais,<strong> les justificatifs de paiement permettant de prouver l\u2019existence et l\u2019utilit\u00e9 des d\u00e9penses professionnelles sont num\u00e9ris\u00e9s et stock\u00e9s en ligne.<\/strong><\/p>\n<p><strong>La conservation des justificatifs, au format papier ou num\u00e9rique, est un v\u00e9ritable enjeu pour les entreprises.<\/strong> En effet, lors d\u2019un contr\u00f4le URSSAF ou d\u2019un contr\u00f4le fiscal, l\u2019entreprise est tenu de produire les justificatifs de notes de frais.<\/p>\n<p>Cela permet \u00e0 <strong>l\u2019URSSAF<\/strong> de v\u00e9rifier que les remboursements de frais effectu\u00e9s par la soci\u00e9t\u00e9 \u00e0 ses salari\u00e9s correspondent bien \u00e0 des d\u00e9penses exon\u00e9r\u00e9es de cotisations sociales.<\/p>\n<p><strong>L\u2019administration fiscale<\/strong>, quant \u00e0 elle, v\u00e9rifie que l\u2019entreprise avait bien le droit de d\u00e9duire ces sommes au titre de ses charges, ainsi que de <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/tva-notes-de-frais\/\">r\u00e9cup\u00e9rer la TVA<\/a>.<\/p>\n<h2>Pourquoi d\u00e9mat\u00e9rialiser les notes de frais ?<\/h2>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation est des notes de frais est \u00e9conomique en temps et en argent, \u00e9vite les erreurs et simplifie les process. C\u2019est autant de raisons de l\u2019adopter\u202f!<\/p>\n<h3>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais est \u00e9conomique<\/h3>\n<p>D\u2019apr\u00e8s\u202fune \u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e\u202fen 2015\u202fpar\u202fle sp\u00e9cialiste des solutions h\u00f4teli\u00e8res pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA, <strong>chaque note de frais\u202frelative \u00e0 un d\u00e9placement professionnel\u202fengendre un co\u00fbt moyen de 53 euros<\/strong>.<\/p>\n<p>Chaque erreur entra\u00eene quant \u00e0 elle <strong>un nouveau co\u00fbt de 48 euros.<\/strong> L\u2019addition est sal\u00e9e\u202f!<\/p>\n<p><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais permet alors de r\u00e9duire ce co\u00fbt, pour plusieurs raisons\u202f:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>L\u2019\u00e9quipe comptable n\u2019a plus besoin de saisir manuellement les notes de frais, et passe moins de temps sur les formalit\u00e9s administratives. Or le temps repr\u00e9sente de l\u2019argent pour l\u2019entreprise\u202f!<\/li>\n<li>Les entreprises gagnent de l\u2019espace, car les documents sont stock\u00e9s en ligne.<\/li>\n<li>Les documents n\u2019ont plus besoin d\u2019\u00eatre imprim\u00e9s.<\/li>\n<li>Les erreurs sont plus facilement \u00e9vit\u00e9es, ce qui limite le temps pass\u00e9 \u00e0 v\u00e9rifier les informations et rectifier les erreurs.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>La d\u00e9mat\u00e9rialisation permet d\u2019\u00e9viter des erreurs<\/h3>\n<p>Toujours selon l\u2019\u00e9tude \u00e9voqu\u00e9e plus haut, les erreurs sont excessivement nombreuses\u202f: on retrouve\u202fu<strong>n taux d\u2019erreur\u202fmoyen\u202fde 20 % lors de la gestion des notes de frais.<\/strong> Chacune de ces erreurs entra\u00eene un nouveau co\u00fbt d\u2019environ 48 euros pour 18 minutes de traitement !<\/p>\n<p><strong>Ces erreurs ont plusieurs sources\u202f:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>erreurs de frappe sur le logiciel de gestion,<\/li>\n<li>erreurs de frappe lors du remboursement,<\/li>\n<li>oubli ou alt\u00e9ration des justificatifs,<\/li>\n<li>perte des justificatifs.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais coupl\u00e9e \u00e0 <strong>l\u2019usage de l\u2019OCR<\/strong> (technologie de reconnaissance optique de caract\u00e8res) permet de limiter de fa\u00e7on significative le risque d\u2019erreurs.<\/p>\n<p>Un bon point en cas de contr\u00f4le fiscal ou URSSAF\u202f!<\/p>\n<h3>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais fait gagner du temps<\/h3>\n<p><strong>En moyenne, le traitement d\u2019une note de frais s\u2019\u00e9l\u00e8ve \u00e0 20 minutes, et chaque erreur allonge cette dur\u00e9e de 18 minutes.<\/strong><\/p>\n<p>Les op\u00e9rations de saisie sont particuli\u00e8rement chronophages, de m\u00eame que les \u00e9changes entre les services de contr\u00f4le et les services financiers.<\/p>\n<h3>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais simplifie les process<\/h3>\n<p>Autre avantage\u202fde la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais\u202f: <strong>simplifier les process<\/strong>. Toutes les notes de frais et informations relatives \u00e0 leur traitement sont stock\u00e9es en ligne, dans un espace unique. Les process peuvent \u00eatre automatis\u00e9s plus facilement.<\/p>\n<p><strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais est \u00e9galement pr\u00e9f\u00e9rable en cas de contr\u00f4le URSSAF ou de contr\u00f4le fiscal<\/strong>. Il est plus simple et plus rapide de pr\u00e9senter les justificatifs demand\u00e9s.<\/p>\n<h2>D\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais\u202f: quel cadre juridique\u202f?<\/h2>\n<h3>L\u2019\u00e9volution du cadre l\u00e9gal de la d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/h3>\n<p>Au cours de la derni\u00e8re d\u00e9cennie, les lois sur la num\u00e9risation et d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents se sont succ\u00e9d\u00e9es. <strong>L\u2019objectif\u202f: s\u2019adapter au mieux aux \u00e9volutions technologiques, aux besoins des entreprises et aux imp\u00e9ratifs environnementaux.<\/strong><\/p>\n<p>En 2010, une direction europ\u00e9enne lib\u00e9ralise le recours \u00e0 la facture d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e. Cette notion est reprise dans le Code G\u00e9n\u00e9ral des Imp\u00f4ts en 2013.<\/p>\n<p><strong>Depuis 2012, les entreprises peuvent \u00e9mettre, r\u00e9ceptionner et conserver les factures au format num\u00e9rique<\/strong>. L\u2019\u00c9tat est tenu d\u2019accepter les factures \u00e9mises de fa\u00e7on d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e par ses fournisseurs.<\/p>\n<p>La loi pour la croissance et l\u2019activit\u00e9 oblige en 2015 les entreprises \u00e0 accepter les factures d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9es.<\/p>\n<p>S\u2019agissant plus sp\u00e9cifiquement des notes de frais,<strong> l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 22 mars 2017 g\u00e9n\u00e9ralise et l\u00e9galise la possibilit\u00e9 de recourir \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais.<\/strong> Il autorise en effet les entreprises \u00e0 num\u00e9riser les factures obtenues au format papier.<\/p>\n<p><strong>L\u2019arr\u00eat\u00e9 du 23 mai 2019, quant \u00e0 lui, aligne les exigences de l\u2019Urssaf en mati\u00e8re de d\u00e9mat\u00e9rialisation sur celles de l\u2019administration fiscale<\/strong>. Les r\u00e8gles deviennent identiques.<\/p>\n<h3>D\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais\u202f: o\u00f9 en est-on actuellement\u202f?<\/h3>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais et autres documents justificatifs est maintenant r\u00e9glement\u00e9e par la loi. <strong>Il est tout \u00e0 fait possible de fournir \u00e0 l\u2019administration, lors de ses divers contr\u00f4les, des documents par voie num\u00e9rique.<\/strong> Cependant, certaines r\u00e8gles doivent \u00eatre respect\u00e9es.<\/p>\n<p><strong>Il s\u2019agit de s\u2019assurer de l\u2019authenticit\u00e9 des documents pr\u00e9sent\u00e9s par l\u2019entreprise.<\/strong> En d\u2019autres termes, il faut pouvoir prouver que le justificatif a \u00e9t\u00e9 num\u00e9ris\u00e9 dans des conditions garantissant sa fiabilit\u00e9 par rapport \u00e0 l\u2019original.<\/p>\n<p><strong>Divers textes l\u00e9gislatifs et r\u00e9glementaires posent les conditions de recevabilit\u00e9 des documents num\u00e9riques.<\/strong> Depuis 2019, ainsi que rappel\u00e9 plus haut, les exigences pos\u00e9es par l\u2019administration fiscale sont les m\u00eames que celles pos\u00e9es par l\u2019Urssaf.<\/p>\n<p>Il convient alors de se r\u00e9f\u00e9rer \u00e0<a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000034311685&amp;cidTexte=LEGITEXT000006069583&amp;dateTexte=20170331\"> l\u2019article A102 B-2 du Livre des Proc\u00e9dures Fiscales<\/a>, qui traite des exigences pos\u00e9es par l\u2019administration fiscale.<\/p>\n<p><strong>Les conditions pour conserver des notes de frais au format num\u00e9rique sont les suivantes\u202f:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Suivi des op\u00e9rations de d\u00e9mat\u00e9rialisation\u202f: les documents num\u00e9riques doivent \u00eatre en tous points identiques aux originaux.<\/li>\n<li>Archivage s\u00e9curis\u00e9, jusqu\u2019\u00e0 la fin de la p\u00e9riode de conservation fiscale (6 ans).<\/li>\n<li>Garantie d\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document, gr\u00e2ce \u00e0 une empreinte \u00e9lectronique (horodatage, cachet, signature \u00e9lectronique\u2026).<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si les justificatifs pr\u00e9sent\u00e9s par l\u2019entreprise respectent ces conditions, ils acqui\u00e8rent valeur probante de la m\u00eame fa\u00e7on que des documents papier.<\/p>\n<h2>Dites adieu aux notes de frais avec manager.one<\/h2>\n<p>De nombreux logiciels et applications se proposent de simplifier la gestion de vos notes de frais. Ils ne permettent pas de prendre le probl\u00e8me \u00e0 sa source.<\/p>\n<p><strong>Chez manager.one, nous pensons que chaque entreprise devrait \u00eatre en mesure de mettre fin \u00e0 la gestion chronophage et co\u00fbteuse des notes de frais.<\/strong> Et c\u2019est plus simple que cela en a l\u2019air\u202f!<\/p>\n<p>manager.one vous permet ainsi de distribuer une carte bancaire Visa Business \u00e0 vos collaborateurs. Ceux-ci peuvent alors r\u00e9aliser en toute autonomie et s\u00e9curit\u00e9 l\u2019ensemble de leurs d\u00e9penses professionnelles. Aucune note de frais n\u2019est \u00e0 \u00e9tablir.<\/p>\n<p>Chaque d\u00e9pense professionnelle est ensuite justifi\u00e9e par scan ou t\u00e9l\u00e9chargement du justificatif aff\u00e9rent. Aucun document papier n\u2019est \u00e0 traiter. <strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des justificatifs de paiement se fait naturellement, en quelques clics.<\/strong><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/notes-de-frais\">Avec manager.one, dites oui \u00e0 l\u2019abolition d\u00e9finitive des notes de frais et la d\u00e9mat\u00e9rialisation compl\u00e8te des justificatifs<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Depuis quelques ann\u00e9es, les entreprises peuvent num\u00e9riser les justificatifs de notes de frais. Cette virtualisation des justificatifs de paiement pr\u00e9sente, sous certaines conditions, la m\u00eame valeur probante que les justificatifs papier. L\u2019URSSAF et l\u2019administration fiscale ont d\u2019ailleurs r\u00e9cemment align\u00e9 leurs exigences en la mati\u00e8re, ce qui est gage de simplification et clart\u00e9. 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