{"id":769,"date":"2020-03-17T08:00:41","date_gmt":"2020-03-17T07:00:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=769"},"modified":"2023-09-08T14:44:24","modified_gmt":"2023-09-08T12:44:24","slug":"frais-deplacement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/frais-deplacement\/","title":{"rendered":"Tout savoir sur le remboursement des frais de d\u00e9placement"},"content":{"rendered":"<p><strong>\u00c0 mesure que l\u2019activit\u00e9 de l\u2019entreprise cro\u00eet et se diversifie, les collaborateurs sont r\u00e9guli\u00e8rement amen\u00e9s \u00e0 se d\u00e9placer hors des locaux de l\u2019entreprise. Ces voyages professionnels engendrent un co\u00fbt pour l\u2019entreprise, qui doit prendre en charge les frais de d\u00e9placement de ses salari\u00e9s.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Pour \u00e9viter les abus et les d\u00e9penses injustifi\u00e9es, l&rsquo;administration fiscale et l\u2019URSSAF encadrent le remboursement des frais de d\u00e9placement. Les r\u00e8gles applicables en la mati\u00e8re d\u00e9pendent essentiellement de la nature de la d\u00e9pense.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Afin d\u2019y voir plus clair, la banque en ligne pour professionnels manager.one vous livre aujourd\u2019hui un guide complet du remboursement des notes de frais de d\u00e9placement.<\/strong><\/p>\n<h2>Qu\u2019appelle-t-on frais de d\u00e9placement\u202f?<\/h2>\n<p><strong>Les frais de d\u00e9placement d\u00e9signent les frais support\u00e9s par les salari\u00e9s ou dirigeants dans le cadre d\u2019un voyage d\u2019affaires ou d\u2019un d\u00e9placement professionnel (visite, rendez-vous&#8230;).<\/strong> Un salari\u00e9 est un d\u00e9placement lorsqu\u2019il est amen\u00e9 \u00e0 s\u2019absenter \u00e0 la fois de son domicile et de son lieu de travail habituel.<\/p>\n<p><strong>Les frais de d\u00e9placement, en principe conformes \u00e0 <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/politique-voyage\">la politique voyage de l\u2019entreprise<\/a>\u00a0peuvent rev\u00eatir diff\u00e9rentes natures\u202f<\/strong>: frais d\u2019h\u00e9bergement, frais de transport, frais de restauration, frais li\u00e9s \u00e0 des activit\u00e9s ou \u00e9v\u00e8nements particuliers\u2026<\/p>\n<p><strong>Lorsqu\u2019ils sont avanc\u00e9s par les salari\u00e9s, les frais de d\u00e9placement sont en principe rembours\u00e9s par l\u2019employeur.<\/strong><\/p>\n<p>La loi limite cependant la nature et le montant des frais remboursables par l\u2019employeur.<\/p>\n<p>Par exemple, impossible pour le salari\u00e9 d\u2019obtenir le remboursement des frais occasionn\u00e9s par un trajet domicile-travail en voiture, le travail \u00e9tant ici entendu au sens de lieu de travail habituel. Il existe une exception \u00e0 cette r\u00e8gle\u202f: lorsqu\u2019il est impossible pour le salari\u00e9, compte tenu de la localisation des bureaux ou des horaires de travailler, de prendre les transports en commun.<\/p>\n<h2>Frais de d\u00e9placement VS indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques\u202f: quelle diff\u00e9rence\u202f?<\/h2>\n<p>Lors de ses d\u00e9placements, le salari\u00e9 peut \u00eatre amen\u00e9\u202f:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00c0 emprunter les transports en commun, l\u2019avion, le train, le bateau ou encore le taxi.<\/li>\n<li>\u00c0 utiliser sa voiture personnelle.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Dans le premier cas, on parle de frais de d\u00e9placement. Dans le second, on parle d\u2019indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques.<\/strong> L\u2019administration a fix\u00e9 un bar\u00e8me pour les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques, d\u00e9pendant de la puissance du v\u00e9hicule et de la distance parcourue (cf infra).<\/p>\n<p><strong>Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques sont donc un type de frais de d\u00e9placement.<\/strong><\/p>\n<h2>Les r\u00e8gles encadrant le remboursement des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/h2>\n<p><strong>L\u2019utilisation de son v\u00e9hicule personnel par le salari\u00e9 ou chef d\u2019entreprise pour les besoins de l\u2019entreprise peut \u00eatre indemnis\u00e9e. On parle alors d\u2019indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques.<\/strong><\/p>\n<p>Dans ce cas, diverses mentions obligatoires doivent \u00eatre port\u00e9es sur la note de frais \u00e9tablie par le salari\u00e9 une fois le d\u00e9placement effectu\u00e9 :<\/p>\n<ul>\n<li>motif du d\u00e9placement,<\/li>\n<li>lieu de la mission,<\/li>\n<li>nombre de kilom\u00e8tres roul\u00e9s,<\/li>\n<li>puissance fiscale du v\u00e9hicule utilis\u00e9, justifi\u00e9e avec la carte grise.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques couvrent tous les frais aff\u00e9rents au transport<\/strong> : carburant, assurance, entretien du v\u00e9hicule\u2026 Elles compensent \u00e9galement l\u2019usure entra\u00een\u00e9e par l\u2019utilisation de la voiture.<\/p>\n<p><strong>Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques font l\u2019objet d\u2019un bar\u00e8me fix\u00e9 par l&rsquo;administration fiscale.<\/strong> <strong>Le calcul se fait en fonction de la puissance fiscale du v\u00e9hicule, multipli\u00e9e par la distance du trajet.<\/strong> \u00c0 noter que les transports effectu\u00e9s avec un v\u00e9hicule affichant une puissance sup\u00e9rieure \u00e0 7 CV n\u2019ouvrent droit \u00e0 aucune indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique.<\/p>\n<p><strong>Le bar\u00e8me des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques pour les automobiles<\/strong> est d\u00e9fini dans <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038233187\">l\u2019arr\u00eat\u00e9 du 11 mars 2019<\/a>\u202fet consultable \u00e0 <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000038245025&amp;cidTexte=LEGITEXT000006069576&amp;dateTexte=20190317\">l\u2019article 6B du CGI, annexe 4<\/a>.<\/p>\n<p><strong>Il existe un autre bar\u00e8me, pour les trajets effectu\u00e9s avec un deux-roues.<\/strong><\/p>\n<p>Ce bar\u00e8me est en outre r\u00e9vis\u00e9 tous les ans, au mois de f\u00e9vrier ou mars. <strong>\u00c0 l\u2019heure o\u00f9 nous \u00e9crivons ces lignes, le bar\u00e8me 2020 n\u2019a pas encore \u00e9t\u00e9 publi\u00e9 au Journal Officiel.<\/strong><\/p>\n<p>Pour faciliter l\u2019estimation du co\u00fbt du trajet, l\u2019administration fiscale propose <a href=\"https:\/\/www.impots.gouv.fr\/portail\/simulateur-bareme-kilometrique\">un simulateur en ligne des frais kilom\u00e9triques<\/a>.<\/p>\n<p><strong>Attention\u202f: pour \u00eatre rembours\u00e9, le salari\u00e9 ne doit pas oublier de pr\u00e9senter \u00e0 son employeur les justificatifs correspondants. Cela vaut d\u2019ailleurs pour tous les frais de d\u00e9placement, quelle que soit leur nature.<\/strong><\/p>\n<h2>Les r\u00e8gles encadrant le remboursement des frais de d\u00e9placement<\/h2>\n<p>Les d\u00e9penses remboursables au titre des frais de d\u00e9placement peuvent prendre de multiples formes. Voici quelques exemples\u202f:<\/p>\n<ul>\n<li>les nuit\u00e9es dans des h\u00f4tels<\/li>\n<li>les billets d\u2019avion et de train<\/li>\n<li>les tickets de parking<\/li>\n<li>les repas pris au restaurant<\/li>\n<li>la participation \u00e0 des \u00e9v\u00e8nements professionnels, tels que des congr\u00e8s ou des s\u00e9minaires\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Les r\u00e8gles encadrant le remboursement des frais de d\u00e9placement \u2013 autres que les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques &#8211; varient en fonction de la nature des d\u00e9penses.<\/strong><\/p>\n<h3>Le remboursement des frais de transport domicile-travail<\/h3>\n<p>Ainsi que rappel\u00e9 plus haut, et sauf exception, <strong>le trajet domicile-travail effectu\u00e9 avec la voiture personnelle du salari\u00e9 n\u2019est pas susceptible d\u2019\u00eatre indemnis\u00e9 par l\u2019employeur.<\/strong> Ce n\u2019est pas un d\u00e9placement professionnel.<\/p>\n<p><strong>La r\u00e8gle diff\u00e8re lorsque le salari\u00e9 choisit de se rendre au travail en empruntant les transports en commun.<\/strong> Dans ce cas, m\u00eame si l\u2019on n\u2019est pas dans le cadre d\u2019un d\u00e9placement professionnel, <strong>l\u2019employeur est tenu de lui rembourser 50 % de son abonnement de transport.<\/strong><\/p>\n<p>Le salari\u00e9 ne peut \u00e0 l\u2019inverse pas demander le remboursement de tickets individuels de transport.<\/p>\n<p>L\u2019employeur qui le souhaite \u2013 ce n\u2019est pas une obligation \u2013 peut \u00e9galement verser \u00e0 ses salari\u00e9s <strong>l\u2019indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique v\u00e9lo<\/strong>. Elle est, bien s\u00fbr, r\u00e9serv\u00e9e aux salari\u00e9s choisissant de se rendre au travail \u00e0 v\u00e9lo. Elle s\u2019\u00e9l\u00e8ve \u00e0 25 centimes par kilom\u00e8tres. L\u2019employeur est exon\u00e9r\u00e9 de cotisations sociales sur ces sommes, dans la limite de 200 \u20ac par an.<\/p>\n<h3>Le remboursement de grand d\u00e9placement<\/h3>\n<p><strong>Selon l\u2019URSSAF, l\u2019employeur octroie \u00e0 son collaborateur une indemnit\u00e9 de grand d\u00e9placement lorsqu\u2019il effectue un d\u00e9placement professionnel pour lequel il ne lui est pas possible de regagner son domicile chaque jour.<\/strong><\/p>\n<p>L\u2019impossibilit\u00e9 de revenir au domicile pour y dormir est pr\u00e9sum\u00e9e lorsque <strong>deux conditions cumulatives<\/strong> sont r\u00e9unies\u202f:<\/p>\n<ul>\n<li>La distance entre le lieu de r\u00e9sidence et le lieu de travail est sup\u00e9rieure ou \u00e9gale \u00e0 50 km.<\/li>\n<li>Parcourir cette distance en transport en commun prendrait plus d\u20191h30.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>L\u2019URSSAF a fix\u00e9 pour l\u2019indemnit\u00e9 de grand d\u00e9placement un bar\u00e8me \u00e0 respecter.<\/strong> Celui-ci prend en compte la dur\u00e9e du d\u00e9placement et sa localisation.<strong> Il fixe une indemnit\u00e9 journali\u00e8re correspondant au logement et au petit-d\u00e9jeuner, ainsi qu\u2019une indemnit\u00e9 repas.<\/strong><\/p>\n<p>\u00c0 titre d\u2019exemple, un salari\u00e9 amen\u00e9 \u00e0 se d\u00e9placer en r\u00e9gion parisienne pendant moins de 3 mois en 2020 a droit \u00e0 19 \u20ac par repas, et 68,10 \u20ac par nuit\u00e9e avec petit-d\u00e9jeuner. <strong>Au-del\u00e0 de ces montants, l\u2019employeur devra payer des cotisations sociales sur les remboursements.<\/strong><\/p>\n<h3>Le remboursement des frais de petit d\u00e9placement<\/h3>\n<p><strong>Lorsque le salari\u00e9 peut regagner son domicile tous les soirs, on parle de<\/strong> <strong>petit d\u00e9placement<\/strong>. L\u2019employeur n\u2019a pas \u00e0 loger son collaborateur dans un h\u00f4tel.<\/p>\n<p>Il doit cependant participer \u00e0 ses frais de repas. Dans ce cas, <strong>ou bien il d\u00e9cide de rembourser pour leur montant r\u00e9el les repas de son salari\u00e9, ou bien il choisit de lui verser un montant forfaitaire\u202f: le \u00ab\u202fpanier repas\u202f\u00bb.<\/strong><\/p>\n<p>Dans cette seconde hypoth\u00e8se, si le salari\u00e9 est contraint de manger au restaurant pendant son d\u00e9placement (c\u2019est-\u00e0-dire qu\u2019il ne peut regagner son domicile), l\u2019indemnit\u00e9 de repas est exon\u00e9r\u00e9e de cotisations sociales jusqu\u2019\u00e0 18,80 \u20ac.<\/p>\n<h3>Le remboursement de repas d\u2019affaires<\/h3>\n<p><strong>Les repas d\u2019affaires pris avec des partenaires, clients et prospects sont remboursables par l\u2019entreprise, mais sous certaines conditions.<\/strong><\/p>\n<p>Le motif de l\u2019invitation et le nom des convives doivent \u00eatre mentionn\u00e9s sur la note de frais, de m\u00eame que des informations permettant d\u2019identifier le restaurant.<\/p>\n<h3>Les autres types de frais de d\u00e9placement<\/h3>\n<p><strong>Les frais engag\u00e9s dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise, autre que ceux vis\u00e9s ci-dessus, et accompagn\u00e9s d\u2019un justificatif, peuvent rembours\u00e9s au titre des frais de d\u00e9placement sans r\u00e8gle particuli\u00e8re.<\/strong> C\u2019est le cas par exemple, des billets de train ou d\u2019avion, ou encore des tickets de parking.<\/p>\n<h2>Comment rembourser les frais de d\u00e9placement des collaborateurs\u202f?<\/h2>\n<h3>L\u2019\u00e9tablissement d\u2019une note de frais<\/h3>\n<p>Les collaborateurs souhaitant obtenir le remboursement de leurs frais de d\u00e9placement doivent <strong>\u00e9tablir une note de frais<\/strong> d\u00e8s leur retour.<\/p>\n<p><strong>La note de frais d\u00e9signe le document sur lequel le salari\u00e9 rappelle l\u2019ensemble des frais professionnels expos\u00e9s au cours d\u2019une p\u00e9riode donn\u00e9e.<\/strong> Celle-ci r\u00e9pond \u00e0 des r\u00e8gles de fond et de forme pos\u00e9es par la loi.<\/p>\n<p><strong>Pour \u00eatre rembours\u00e9e, la note de frais est obligatoirement accompagn\u00e9e d\u2019un justificatif de nature \u00e0 prouver la r\u00e9alit\u00e9 de la d\u00e9pense engag\u00e9<\/strong>e. Sinon, l\u2019entreprise ne pourra valablement pas rembourser le salari\u00e9, ni <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/tva-notes-de-frais\/\">r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur note de frais<\/a>.<\/p>\n<h3>Le traitement chronophage et co\u00fbteux de la note de frais<\/h3>\n<p><strong>Une fois la note de frais \u00e9tablie, elle transite g\u00e9n\u00e9ralement entre plusieurs services de l\u2019entreprise.<\/strong> Valid\u00e9e par le sup\u00e9rieur, elle est transmise au service comptable, qui v\u00e9rifiera la conformit\u00e9 de la note de frais et proc\u00e8dera au remboursement.<\/p>\n<p><strong>Le traitement des notes de frais de d\u00e9placement a un co\u00fbt en termes de temps et d\u2019argent<\/strong>. Ainsi, d\u2019apr\u00e8s\u202fune \u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e\u202fen 2015\u202fpar\u202fle sp\u00e9cialiste des solutions h\u00f4teli\u00e8res pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA,<strong> chaque note de frais\u202frelative \u00e0 un d\u00e9placement professionnel\u202fengendre un co\u00fbt moyen de 53 euros pour un traitement de 20 minutes.\u202f\u202f<\/strong><\/p>\n<h2>Comment optimiser le remboursement des frais de d\u00e9placement\u202f?<\/h2>\n<p><strong>Les premiers pas pour faciliter le remboursement des frais de d\u00e9placement sont incontestablement l\u2019organisation et l\u2019harmonisation<\/strong>.<\/p>\n<p>D\u00e8s lors que plusieurs salari\u00e9s sont susceptibles d\u2019\u00e9mettre des notes de frais, il est essentiel de m<strong>ettre en place une solide organisation et de mettre en place des r\u00e8gles communes \u00e0 tous les salari\u00e9s.<\/strong> Cela \u00e9vite que chaque salari\u00e9 ne d\u00e9veloppe ses propres habitudes en mati\u00e8re d\u2019\u00e9tablissement et d\u2019envoi de ses notes de frais, ce qui prendrait beaucoup plus de temps \u00e0 traiter qu\u2019une proc\u00e9dure harmonis\u00e9e.<\/p>\n<p>Il existe \u00e9galement <strong>des logiciels permettant d\u2019optimiser la gestion des notes de frais.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Cependant, toutes ces solutions ne prennent pas le probl\u00e8me \u00e0 sa source\u202f: l\u2019existence m\u00eame des notes de frais.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Donner une carte affaires ou carte corporate \u00e0 vos collaborateurs en d\u00e9placement professionnel<\/strong> semble alors \u00eatre une solution pertinente. C\u2019est ce que permet <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/notes-de-frais\">la banque en ligne pour les professionnels manager.one<\/a>. <strong>Chaque salari\u00e9 r\u00e9alise en toute autonomie et suret\u00e9 les d\u00e9penses n\u00e9cessaires \u00e0 son d\u00e9placement, gr\u00e2ce \u00e0 une carte Visa Business reli\u00e9e au compte bancaire de l\u2019entreprise.<\/strong> La carte bancaire reste enti\u00e8rement param\u00e9trable \u00e0 distance par l\u2019employeur.<\/p>\n<p><strong>Gr\u00e2ce aux cartes corporate, plus aucune demande de remboursement de frais de d\u00e9placement n\u2019est n\u00e9cessaire<\/strong>. C\u2019est un gain de temps et d\u2019argent consid\u00e9rable pour l\u2019entreprise.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>\u00c0 mesure que l\u2019activit\u00e9 de l\u2019entreprise cro\u00eet et se diversifie, les collaborateurs sont r\u00e9guli\u00e8rement amen\u00e9s \u00e0 se d\u00e9placer hors des locaux de l\u2019entreprise. 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