{"id":766,"date":"2020-09-07T08:00:33","date_gmt":"2020-09-07T06:00:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=766"},"modified":"2023-09-08T14:39:15","modified_gmt":"2023-09-08T12:39:15","slug":"politique-voyage","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/politique-voyage\/","title":{"rendered":"D\u00e9placements professionnels : comment d\u00e9finir une politique voyage dans l&rsquo;entreprise ?"},"content":{"rendered":"<p><strong>Les d\u00e9placements professionnels repr\u00e9sentent souvent une part pr\u00e9pond\u00e9rante du budget de l\u2019entreprise. Lorsque les voyages professionnels se multiplient et se diversifient, il est important de structurer et encadrer ces d\u00e9penses par une politique voyage.<\/strong><\/p>\n<p><strong>La politique voyage entreprise permet ainsi de poser des r\u00e8gles communes \u00e0 tous les collaborateurs dans l\u2019organisation de leurs d\u00e9placements, et de surveiller au mieux ces d\u00e9penses.<\/strong><\/p>\n<h2>Qu\u2019est-ce qu\u2019une politique voyage entreprise\u202f?<\/h2>\n<p><strong>Une politique voyage est un document interne \u00e0 l\u2019entreprise, qui r\u00e9gule l\u2019organisation des d\u00e9placements professionnels des collaborateurs.<\/strong> Con\u00e7u g\u00e9n\u00e9ralement sous la forme d&rsquo;un r\u00e8glement int\u00e9rieur, la politique voyage se trouve dans tous types d\u2019entreprises, de la PME au grand groupe.<\/p>\n<p><strong>Ce document encadre l\u2019ensemble des aspects relatifs aux voyages professionnels\u202f: budget, modes de transport, types d\u2019h\u00e9bergement, modalit\u00e9s de validation en interne\u2026<\/strong><\/p>\n<p>\u00c9tablir une politique voyage dans l\u2019entreprise permet d\u2019<strong>harmoniser le d\u00e9roul\u00e9 des d\u00e9placements professionnels<\/strong> \u2013 chaque collaborateur \u00e9tant soumis \u00e0 des r\u00e8gles communes \u2013<strong> tout en encadrant les d\u00e9penses.<\/strong><\/p>\n<p><strong>R\u00e9fl\u00e9chir \u00e0 une politique voyage est \u00e9galement b\u00e9n\u00e9fique dans l\u2019hypoth\u00e8se d\u2019un contr\u00f4le URSSAF<\/strong>. Les notes de frais relatives aux d\u00e9placements professionnels font en effet l\u2019objet d\u2019un strict encadrement par le droit et les organismes sociaux. Mettre en place une politique voyage limite le risque d\u2019abus et renforce la transparence de l\u2019entreprise.<\/p>\n<h2>Le contenu d\u2019une politique voyage r\u00e9ussie<\/h2>\n<p><strong>Il n\u2019existe pas de trame de politique voyage universelle<\/strong>, puisque celle-ci doit avant tout \u00eatre \u00e9tablie en fonction des besoins de votre entreprise et collaborateurs.<\/p>\n<p><strong>Cependant, il est courant d\u2019y retrouver les questions\u202fsuivantes\u202f:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Les modes d\u2019h\u00e9bergement autoris\u00e9s,<\/li>\n<li>La gamme de confort \u00e0 privil\u00e9gier\u202f: h\u00f4tels 2 ou 4 \u00e9toiles\u202f? Classe \u00e9conomique ou classe business\u202f?<\/li>\n<li>L\u2019\u00e9tendue des d\u00e9penses autoris\u00e9es sur place (repas, communications\u2026),<\/li>\n<li>Les r\u00e8gles de s\u00e9curit\u00e9 des collaborateurs et des biens transport\u00e9s pendant le voyage,<\/li>\n<li>Les r\u00e8gles relatives aux cadeaux d\u2019affaires,<\/li>\n<li>Le processus interne de validation et d\u2019approbation des d\u00e9penses de d\u00e9placement,<\/li>\n<li>Les modalit\u00e9s de paiement et de remboursement des d\u00e9penses survenues durant un voyage d\u2019affaires,<\/li>\n<li>Les fournisseurs (compagnies a\u00e9riennes, cha\u00eenes h\u00f4teli\u00e8res\u2026) \u00e0 privil\u00e9gier et ceux, au contraire, \u00e0 \u00e9viter,<\/li>\n<li>Les modalit\u00e9s de r\u00e9servation des logements et transports,<\/li>\n<li>La possibilit\u00e9 d\u2019utiliser certains modes de transports, tels que les taxis\u2026 Etc.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Pour qu\u2019elle soit efficace, une politique voyage entreprise doit \u00eatre suffisamment exhaustive pour traiter l\u2019ensemble des aspects d\u2019un d\u00e9placement professionnel.<\/strong> Elle ne doit pas laisser, sauf cas particuliers, de questions en suspens.<\/p>\n<h2>Comment d\u00e9finir une politique voyage claire\u202f?<\/h2>\n<h3>Analyser les besoins de l\u2019entreprise<\/h3>\n<p><strong>Une bonne politique voyage est une politique adapt\u00e9e aux besoins de l\u2019entreprise.<\/strong> Il est donc important de partir de l\u2019existant, d\u2019analyser les besoins et les contraintes, et de confronter ensuite cela au budget de l\u2019entreprise.<\/p>\n<p>L\u2019entreprise peut<strong> d\u00e9signer un \u00ab\u202fTravel Manager\u202f\u00bb<\/strong>. Cette personne sera en charge de d\u00e9finir et de faire respecter la politique voyage au sein de l\u2019entreprise. <strong>D\u00e9signer un interlocuteur unique permet de simplifier le processus.<\/strong><\/p>\n<p><strong>En cas de difficult\u00e9s ou de besoins sp\u00e9cifiques, il est possible de faire appel \u00e0 une agence de voyage ou une Travel Management Company.<\/strong> Ce sp\u00e9cialiste du voyage d\u2019affaires pourra proposer \u00e0 l\u2019entreprise une politique voyage en ad\u00e9quation avec ses besoins et son budget.<\/p>\n<p><strong>La politique voyage peut \u00eatre amen\u00e9e \u00e0 \u00e9voluer dans le temps, au gr\u00e9 de l\u2019\u00e9volution de l\u2019activit\u00e9 de l\u2019entreprise.<\/strong> Il ne faut pas h\u00e9siter \u00e0 faire des points r\u00e9guliers.<\/p>\n<h3>Trouver un \u00e9quilibre entre confort du salari\u00e9 et \u00e9conomies<\/h3>\n<p><strong>Attention \u00e0 ne pas se focaliser outre mesure sur les co\u00fbts g\u00e9n\u00e9r\u00e9s par les d\u00e9placements professionnels<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Le confort du collaborateur ne doit ainsi pas \u00eatre n\u00e9glig\u00e9<\/strong>. Un salari\u00e9 stress\u00e9 et fatigu\u00e9 manque alors de productivit\u00e9 et de motivation, autant de facteurs pouvant influencer sur la r\u00e9ussite de sa mission.<\/p>\n<p><strong>La politique voyage de l\u2019entreprise doit donc trouver un juste \u00e9quilibre entre \u00e9conomies pour l\u2019entreprise et bien-\u00eatre du salari\u00e9 en d\u00e9placement professionnel.<\/strong> Le confort ne s\u2019arr\u00eate pas au choix de la classe business ou d\u2019h\u00f4tels confortables. <strong>L\u2019optimisation du temps<\/strong> constitue \u00e9galement un facteur cl\u00e9\u202f: coordination des horaires, h\u00f4tel proche des lieux de rendez-vous, acc\u00e8s \u00e0 des lounges pour avancer sur certains dossiers\u2026<\/p>\n<p><strong>Il est parfois pr\u00e9f\u00e9rable de diminuer la fr\u00e9quence et la dur\u00e9e des voyages professionnels, que de l\u00e9siner sur le confort. <\/strong>De nombreux d\u00e9placements professionnels pourraient d\u2019ailleurs, \u00e0 l\u2019\u00e8re du tout num\u00e9rique, \u00eatre \u00e9vit\u00e9s.<\/p>\n<h3>Opter pour une carte affaires<\/h3>\n<p><strong>Les collaborateurs sont souvent contraints d\u2019avancer les frais lors de leurs d\u00e9placements professionnels<\/strong>. Ils doivent alors, \u00e0 leur retour, <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/notes-de-frais\/\"><strong>\u00e9tablir une note de frais<\/strong><\/a>. <strong>Ce processus est co\u00fbteux, chronophage et contraignant<\/strong>, tant pour l\u2019entreprise que pour le salari\u00e9.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/notes-de-frais\"><strong>Pourquoi ne pas attribuer une carte affaires \u00e0 chacun de vos collaborateurs amen\u00e9s \u00e0 se d\u00e9placer\u202f?<\/strong><\/a> Ils peuvent alors r\u00e9aliser en toute autonomie et s\u00e9curit\u00e9 les d\u00e9penses n\u00e9cessit\u00e9es par l\u2019exercice de leur activit\u00e9 professionnelle.<\/p>\n<p><strong>La banque en ligne manager.one vous permet ainsi de commander autant de cartes Visa Business que n\u00e9cessaire.<\/strong> Chacune de ces cartes est ensuite enti\u00e8rement param\u00e9trable \u00e0 distance. Il est possible de configurer des plafonds de paiement et de retrait, de bloquer la carte certains jours ou cr\u00e9neaux horaires, ou encore de limiter les paiements \u00e0 certains commer\u00e7ants ou certaines cat\u00e9gories de d\u00e9penses. L&rsquo;utilisation de la carte est donc enti\u00e8rement s\u00e9curis\u00e9e et encadr\u00e9e.<\/p>\n<h3>Demander leur avis aux principaux concern\u00e9s<\/h3>\n<p>\u00c0 l\u2019instar de <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/mise-en-place-teletravail\/\">la mise en place du t\u00e9l\u00e9travail dans l\u2019entreprise<\/a> ou de <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/ameliorer-qualite-vie-travail\/\">mesures de qualit\u00e9 de vie au travail<\/a>, <strong>il est important de demander aux salari\u00e9s leur avis sur la politique voyage de l\u2019entreprise.<\/strong> Apr\u00e8s tout, ce sont les premiers concern\u00e9s\u202f!<\/p>\n<p><strong>L\u2019entreprise doit recueillir l\u2019avis de ses collaborateurs pour s\u2019assurer que la politique voyage leur permet de mener leurs d\u00e9placements dans de bonnes conditions<\/strong>. Que pourrait-on am\u00e9liorer\u202f? Quels sont les inconv\u00e9nients de telle r\u00e8gle\u202f? Que pourrait-on mettre en place pour faciliter leur quotidien\u202f?<\/p>\n<h2>Comment communiquer sur votre politique voyage\u202f?<\/h2>\n<p><strong>Une fois la politique voyage \u00e9labor\u00e9e, il est important de s\u2019assurer que les collaborateurs en aient pris connaissance et, surtout, l\u2019aient comprise<\/strong>. Qu\u2019importe le moyen de communication choisi (document imprim\u00e9 et affich\u00e9, e-mail, r\u00e9union\u2026), l\u2019important est de faire preuve de transparence et de ne pas h\u00e9siter \u00e0 communiquer r\u00e9guli\u00e8rement sur le sujet.<\/p>\n<div>\n<div style=\"background-color: #f6f8fa; padding: 20px;\">\n<h2>Politique voyage entreprise\u202f: ce qu\u2019il faut retenir<\/h2>\n<ul>\n<li>La politique voyage permet de d\u00e9finir des r\u00e8gles communes dans l\u2019organisation et le d\u00e9roul\u00e9 des voyages professionnels.<\/li>\n<li>La question du budget est ici d\u00e9terminante, mais ce ne doit pas \u00eatre le seul sujet de discussion.<\/li>\n<li>Sous pr\u00e9texte de faire des \u00e9conomies, il ne faut pas mettre de c\u00f4t\u00e9 le confort des salari\u00e9s, d\u00e9terminant pour la bonne r\u00e9ussite de leur mission.<\/li>\n<li>Il ne faut pas h\u00e9siter \u00e0 demander un feedback aux salari\u00e9s.<\/li>\n<li>La carte affaires permet de simplifier les voyages professionnels. Les salari\u00e9s n\u2019ont plus \u00e0 avancer de frais, ni \u00e9tablir des notes de frais.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les d\u00e9placements professionnels repr\u00e9sentent souvent une part pr\u00e9pond\u00e9rante du budget de l\u2019entreprise. Lorsque les voyages professionnels se multiplient et se diversifient, il est important de structurer et encadrer ces d\u00e9penses par une politique voyage. 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