{"id":763,"date":"2020-03-16T08:00:08","date_gmt":"2020-03-16T07:00:08","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=763"},"modified":"2023-09-08T14:44:29","modified_gmt":"2023-09-08T12:44:29","slug":"optimiser-gestion-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/optimiser-gestion-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Comment optimiser la gestion des notes de frais\u202f?"},"content":{"rendered":"

Dans la majorit\u00e9 des entreprises, la gestion des notes de frais se fait encore de fa\u00e7on presqu\u2019archa\u00efque, par le biais d\u2019une gestion manuelle sur Excel et d\u2019\u00e9changes de justificatifs papier.<\/strong><\/p>\n

Pourtant, en 2020, il existe de nombreuses fa\u00e7ons d\u2019optimiser la gestion des notes de frais dans votre entreprise. Des solutions modernes permettent de gagner du temps, de faciliter l\u2019\u00e9change d\u2019informations et de limiter les risques d\u2019erreur, d\u2019oubli et de perte. Il est m\u00eame aujourd\u2019hui possible d\u2019abolir enti\u00e8rement l\u2019utilisation des notes de frais dans l\u2019entreprise.<\/strong><\/p>\n

Afin d\u2019y voir plus clair, la banque en ligne pour les professionnels manager.one revient sur les diverses fa\u00e7ons d\u2019optimiser la gestion des notes de frais au sein de votre entreprise.<\/strong><\/p>\n

Le co\u00fbt engendr\u00e9 par les notes de frais<\/h2>\n

D\u2019apr\u00e8s\u00a0une \u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e en 2015<\/a>\u00a0par le sp\u00e9cialiste des solutions h\u00f4teli\u00e8res pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA, chaque note de frais\u202frelative \u00e0 un d\u00e9placement professionnel\u202f avec h\u00e9bergement engendre un co\u00fbt moyen de 53 euros pour un traitement de 20 minutes<\/strong>.<\/p>\n

Les notes de frais impliquent\u202fune intervention humaine et \u00e9nergivore des collaborateurs, managers, comptables et de la direction financi\u00e8re.\u202f\u202f<\/strong><\/p>\n

En outre, les erreurs sont excessivement nombreuses\u202f: on retrouve\u202fun taux d\u2019erreur\u202fmoyen\u202fde 20%<\/strong>. Chacune de ces erreurs entra\u00eene un nouveau co\u00fbt d\u2019environ 48 euros pour 18 minutes de traitement !\u202f\u202f<\/strong><\/p>\n

\u00c0 cela s\u2019ajoute le co\u00fbt de la fraude<\/strong>. D\u00e9penses personnelles r\u00e9alis\u00e9es en dehors du temps de travail, augmentation de la note de restauration ou du kilom\u00e9trage parcouru, fausses factures\u2026 Tout cela ne fait qu\u2019alourdir le co\u00fbt global des notes de frais.<\/p>\n

La gestion des notes de frais reste en outre encore largement archa\u00efque.<\/strong> D\u2019apr\u00e8s la m\u00eame \u00e9tude, 81% des justificatifs sont encore au format papier en Europe,\u202fet seulement 33% des entreprises utilisent un processus de num\u00e9risation des re\u00e7us.<\/p>\n

Le caract\u00e8re co\u00fbteux et chronophage des notes de frais n\u2019est alors plus discutable.\u202f<\/strong><\/p>\n

D\u00e9finir et diffuser une politique de d\u00e9penses dans l\u2019entreprise<\/h2>\n

L\u2019optimisation de la gestion des notes de frais passe tout d\u2019abord par l\u2019adoption d\u2019une politique de d\u00e9penses claire, concise et coh\u00e9rente au sein de l\u2019entreprise.<\/strong><\/p>\n

Ce document permet de r\u00e9guler les frais professionnels des collaborateurs. Il d\u00e9termine a minima quel type de d\u00e9pense peut \u00eatre rembours\u00e9, ainsi que la proc\u00e9dure \u00e0 suivre pour obtenir le remboursement des d\u00e9penses.<\/strong><\/p>\n

Il fait ainsi mention du d\u00e9lai d\u2019envoi des notes de frais, de la n\u00e9cessite d\u2019y joindre un justificatif, ainsi que du d\u00e9lai de remboursement. Il est \u00e9galement possible de pr\u00e9voir un document standard \u00e0 remplir, commun \u00e0 tous les salari\u00e9s lors de l\u2019\u00e9tablissement de leur note de frais. Quelles que soient les r\u00e8gles adopt\u00e9es, l\u2019objectif est le suivant\u202f: mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace.<\/strong><\/p>\n

Cette politique de d\u00e9penses doit \u00eatre bien comprise des salari\u00e9s, et incitative.<\/strong> Par exemple, il est bon d\u2019indiquer que si le d\u00e9lai de transmission des notes de frais n\u2019est pas respect\u00e9, le remboursement sera retard\u00e9.<\/p>\n

Ce document constitue \u00e9galement une bonne occasion de rappeler les r\u00e8gles l\u00e9gales applicables.<\/strong> Les salari\u00e9s ne sont pas toujours au courant du cadre juridique entourant les notes de frais. N\u00e9anmoins, la politique de d\u00e9penses de l\u2019entreprise doit rester un document simple et facile \u00e0 lire, sans trop de r\u00e9f\u00e9rence \u00e0 la mati\u00e8re juridique.<\/strong><\/p>\n

Il faut en outre \u00e9viter les r\u00e8gles trop complexes, superflues et inutilement contraignantes.<\/strong> La simplicit\u00e9 est de mise.<\/p>\n

Organiser la politique de d\u00e9penses par sections peut \u00eatre une bonne id\u00e9e<\/strong>, afin de faciliter sa compr\u00e9hension\u202f: voyages d\u2019affaires, indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques, d\u00e9penses de restauration\u2026<\/p>\n

En d\u00e9finitive, d\u00e9finir une politique de d\u00e9penses dans l\u2019entreprise permet de gagner du temps lors du remboursement, et d\u2019\u00e9viter les redressements lors d\u2019un contr\u00f4le.<\/strong><\/p>\n

Opter pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation des justificatifs<\/h2>\n

Il existe deux modes d\u2019archivage des notes de frais\u202f: physique ou num\u00e9rique<\/strong>.<\/p>\n

En 2017<\/strong>, les conditions d\u2019archivage se sont assouplies. Il est maintenant tout \u00e0 fait possible \u2013 sous conditions \u2013 de conserver des justificatifs au format num\u00e9rique<\/strong>. Ceux-ci ont la m\u00eame valeur juridique que leur \u00e9quivalent papier.<\/p>\n

Les justificatifs num\u00e9ris\u00e9s doivent comporter des donn\u00e9es authentiques, lisibles, compl\u00e8tes et stock\u00e9es de mani\u00e8re confidentielle et s\u00e9curis\u00e9e.<\/strong> On parle alors d\u2019archivage \u00e0 valeur probante.<\/p>\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais pr\u00e9sente de nombreux atouts et permet d\u2019optimiser la gestion des notes de frais<\/strong>. Elle r\u00e9duit le risque de perte de justificatifs, un \u00e9cueil courant au sein des entreprises.<\/strong><\/p>\n

L\u2019utilisation de l\u2019OCR (Reconnaissance Optique de Caract\u00e8res) est une excellente raison de succomber \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation des justificatifs.<\/strong> Avec elle, plus besoin de saisir \u00e0 la main les informations contenues sur les re\u00e7us. L\u2019OCR est capable de reconna\u00eetre le montant de l\u2019op\u00e9ration, la date, et m\u00eame la TVA sur un justificatif scann\u00e9. Il est alors possible de pr\u00e9-remplir automatiquement les notes de frais.<\/p>\n

L\u2019OCR limite grandement le risque d\u2019erreur, courant lors de la saisie manuelle des informations contenues sur le justificatif.<\/strong><\/p>\n

La num\u00e9risation des justificatifs de notes de frais permet en outre de centraliser toutes les informations en un lieu<\/strong>, de gagner du temps dans le traitement, et de garantir une meilleure communication entre les diff\u00e9rents acteurs du traitement des notes de frais.<\/p>\n

Optimiser la gestion des notes de frais gr\u00e2ce \u00e0 un logiciel<\/h2>\n

Il existe aujourd\u2019hui de nombreux logiciels de traitement des notes de frais. Ces outils permettent d\u2019automatiser l\u2019ensemble de la gestion des notes de frais, de l\u2019\u00e9tablissement de la note \u00e0 son remboursement en comptabilit\u00e9.<\/strong><\/p>\n

Les logiciels de traitement des notes de frais limitent l\u2019intervention humaine<\/strong> en \u00e9liminant les t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives de saisie manuelle. Bien s\u00fbr, certaines t\u00e2ches de v\u00e9rification n\u00e9cessitent encore une intervention humaine.<\/strong><\/p>\n

La plupart des logiciels permettent \u00e0 l\u2019employeur de configurer la politique de d\u00e9pense de l\u2019entreprise, pour veiller \u00e0 son respect<\/strong>. Par exemple, il est possible de param\u00e9trer le blocage ou le plafonnage automatique des remboursements, ou encore de mettre en place un syst\u00e8me d\u2019alerte.<\/p>\n

Externaliser\u202fla gestion des notes de frais<\/h2>\n

Il est \u00e9galement possible d\u2019externaliser la gestion des notes de frais en ayant recours \u00e0 un cabinet sp\u00e9cialis\u00e9.<\/strong><\/p>\n

Dans ce cas, le salari\u00e9 saisit sa note de frais dans les conditions habituelles, puis l\u2019envoie \u00e0 la plateforme externalis\u00e9e. Cette plateforme se charge alors du scan et\/ou du classement de la note de frais, de son contr\u00f4le, et ainsi que de la pr\u00e9paration du paiement.<\/p>\n

Le service comptable de l\u2019entreprise n\u2019a plus qu\u2019\u00e0 valider le paiement et rembourser le salari\u00e9. Toutes les \u00e9tapes ant\u00e9rieures sont sous-trait\u00e9es.<\/strong><\/p>\n

Ce mode de gestion des notes de frais pr\u00e9sente bien s\u00fbr un co\u00fbt non n\u00e9gligeable<\/strong>, bien sup\u00e9rieur \u00e0 celui d\u2019un logiciel de traitement des notes de frais. Elle permet cependant d\u2019\u00e9liminer d\u00e9finitivement les t\u00e2ches manuelles qui subsistent.<\/p>\n

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Abolissez d\u00e9finitivement les notes de frais avec manager.one<\/h2>\n

La meilleure solution pour optimiser la gestion des notes de frais reste de traiter le probl\u00e8me \u00e0 sa source.<\/strong><\/p>\n

Aucune solution, aucune habitude ne permettra de mettre d\u00e9finitivement fin aux inconv\u00e9nients g\u00e9n\u00e9r\u00e9s par le traitement des notes de frais.<\/p>\n

L\u2019utilisation de cartes corporate par vos collaborateurs est aujourd\u2019hui le moyen le plus efficace de faire dispara\u00eetre les notes de frais<\/strong>. \u00c0 l\u2019aide de cartes business directement reli\u00e9es au compte de l\u2019entreprise, vos salari\u00e9s r\u00e9alisent en toute autonomie les d\u00e9penses requises par l\u2019exercice de leur activit\u00e9 professionnelle. Plus aucune avance de frais n\u2019est requise. Aucune note de frais n\u2019est alors \u00e0 \u00e9diter et traiter.<\/strong><\/p>\n

La banque en ligne pour professionnels manager.one vous permet ainsi d\u2019abolir d\u00e9finitivement les notes de frais<\/strong><\/a>, de fa\u00e7on s\u00e9curis\u00e9e. Chaque carte Visa Business manager.one<\/a> est en effet enti\u00e8rement param\u00e9trable \u00e0 distance et de fa\u00e7on instantan\u00e9e.<\/p>\n

Avec manager.one, votre compte bancaire reste document\u00e9 au fil de l\u2019eau. Gr\u00e2ce \u00e0 la fonctionnalit\u00e9 du justificatif obligatoire, chaque salari\u00e9 est invit\u00e9, apr\u00e8s chaque op\u00e9ration r\u00e9alis\u00e9e par carte, \u00e0 scanner le justificatif aff\u00e9rent.<\/strong> Si cette exigence n\u2019est pas satisfaite, l\u2019utilisation de la carte s\u2019en trouve bloqu\u00e9e.<\/p>\n

En savoir plus sur la fa\u00e7on dont manager.one met fin aux notes de frais<\/a><\/strong><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Dans la majorit\u00e9 des entreprises, la gestion des notes de frais se fait encore de fa\u00e7on presqu\u2019archa\u00efque, par le biais d\u2019une gestion manuelle sur Excel et d\u2019\u00e9changes de justificatifs papier. Pourtant, en 2020, il existe de nombreuses fa\u00e7ons d\u2019optimiser la gestion des notes de frais dans votre entreprise. Des solutions modernes permettent de gagner du […]<\/p>\n","protected":false},"author":12,"featured_media":765,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[11],"tags":[],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/763"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/users\/12"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=763"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/763\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1779,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/763\/revisions\/1779"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/media\/765"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=763"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=763"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=763"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}