{"id":758,"date":"2020-03-10T08:00:07","date_gmt":"2020-03-10T07:00:07","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=758"},"modified":"2023-09-08T14:44:40","modified_gmt":"2023-09-08T12:44:40","slug":"inconvenients-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/inconvenients-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Les notes de frais, la plaie des entreprises"},"content":{"rendered":"

Depuis des d\u00e9cennies, les notes de frais font partie int\u00e9grante du quotidien des entreprises. Elles permettent aux salari\u00e9s de demander le remboursement de leurs frais professionnels.<\/strong><\/p>\n

Cependant, l’utilisation de notes de frais pr\u00e9sente de tr\u00e8s nombreux inconv\u00e9nients pour le chef d\u2019entreprise et ses collaborateurs. Leur gestion, souvent ancestrale au format papier, repr\u00e9sente un co\u00fbt financier tr\u00e8s important… accompagn\u00e9 d\u2019une perte de temps consid\u00e9rable !<\/strong><\/p>\n

Parlons chiffres : combien co\u00fbtent les notes de frais ?<\/h2>\n

D\u2019apr\u00e8s\u00a0une \u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e en 2015<\/a>\u00a0par le sp\u00e9cialiste des solutions h\u00f4teli\u00e8res pour les entreprises HRS et la Fondation GBTA, chaque note de frais relative \u00e0 un d\u00e9placement professionnel avec h\u00e9bergement engendre un co\u00fbt moyen de 53 euros pour un traitement de 20 minutes.<\/strong><\/p>\n

En outre, les erreurs sont excessivement nombreuses : on retrouve un taux d\u2019erreur moyen de 20%<\/strong>. Chacune de ces erreurs entra\u00eene un nouveau co\u00fbt d\u2019environ 48 euros pour 18 minutes de traitement<\/strong> !<\/p>\n

Toujours d\u2019apr\u00e8s cette \u00e9tude, 81% des justificatifs sont encore au format papier en Europe, et seulement 33% des entreprises utilisent un processus de num\u00e9risation des re\u00e7us.<\/strong><\/p>\n

Le caract\u00e8re co\u00fbteux et chronophage des notes de frais n\u2019est alors plus discutable.<\/p>\n

Toutes ces donn\u00e9es chiffr\u00e9es peuvent faire fr\u00e9mir de peur et d\u2019angoisse n\u2019importe quel gestionnaire d\u2019entreprise ou salari\u00e9. Elles sont en g\u00e9n\u00e9ral inconnues… ou occult\u00e9es volontairement.<\/p>\n

Les notes de frais touchent plusieurs p\u00e9rim\u00e8tres et secteurs de l\u2019entreprise. Elles impliquent une intervention humaine et \u00e9nergivore des collaborateurs, managers, comptables et de la direction financi\u00e8re.<\/strong><\/p>\n

La gestion des notes de frais, un traitement long et fastidieux<\/h2>\n

Toute entreprise se doit d’adopter une organisation rigoureuse pour le traitement de ses notes de frais<\/strong>, en mettant en place un syst\u00e8me d\u2019envoi, de validation et de contr\u00f4le adapt\u00e9.<\/p>\n

Par ailleurs, il est n\u00e9cessaire d’instaurer des consignes claires sur tous les types de frais existants<\/strong> : d\u00e9placement, h\u00e9bergement, restauration… On appelle cela la \u201cpolitique\u201d de notes de frais.<\/p>\n

Les \u00e9tapes de la gestion des notes de frais<\/h3>\n

La gestion des notes de frais correspond g\u00e9n\u00e9ralement \u00e0 un enchainement d\u2019\u00e9tapes chronophages, avec l’intervention de multiples acteurs.<\/strong><\/p>\n

Ce long processus d\u00e9bute g\u00e9n\u00e9ralement avec l\u2019obligation pour l\u2019employ\u00e9 de conserver tous ses justificatifs papiers<\/strong>, la perte d\u2019un re\u00e7u entra\u00eenant un non-remboursement. Le salari\u00e9 est ensuite tenu de remplir un rapport de notes de frais<\/strong> expliquant chaque d\u00e9pense dat\u00e9e, qui transmet \u00e0 son sup\u00e9rieur.<\/p>\n

Le manager a pour mission de lire et v\u00e9rifier chaque note de frais r\u00e9dig\u00e9e par les collaborateurs dont il a la charge.\u00a0<\/strong>Celui-ci peut alors confirmer que le salari\u00e9 avait bien le droit d\u2019effectuer ces d\u00e9penses, et qu\u2019il est fond\u00e9 \u00e0 recevoir un remboursement.<\/p>\n

C\u2019est ensuite au comptable de v\u00e9rifier la conformit\u00e9 de tous les justificatifs transmis par les salari\u00e9s, puis d\u2019ajouter toutes les op\u00e9rations r\u00e9alis\u00e9es en comptabilit\u00e9.<\/strong><\/p>\n

Enfin, si ces \u00e9tapes se sont d\u00e9roul\u00e9es correctement, la direction financi\u00e8re de l\u2019entreprise proc\u00e8de au remboursement du collaborateur.<\/strong><\/p>\n

Le caract\u00e8re chronophage et co\u00fbteux de la gestion des notes de frais<\/h3>\n

Par ces multiples \u00e9tapes de gestion et de v\u00e9rification, les notes de frais repr\u00e9sentent un co\u00fbt colossal pour l\u2019entreprise.<\/strong><\/p>\n

Au-del\u00e0 de cet aspect \u00e9conomique, elles influent surtout sur la qualit\u00e9 de travail de ses salari\u00e9s<\/strong>.<\/p>\n

Au moins quatre salari\u00e9s et collaborateurs sont importun\u00e9s par le traitement d\u2019une seule note de frais. Le temps allou\u00e9 \u00e0 cette t\u00e2che chronophage a donc des r\u00e9percussions gigantesques.<\/p>\n

Les cons\u00e9quences : la d\u00e9motivation des employ\u00e9s qui n\u2019exercent plus leur c\u0153ur de m\u00e9tier, une expertise momentan\u00e9ment perdue et qui est mise au service d\u2019une action redondante sans plus-value, et surtout, un risque d\u2019erreurs toujours tr\u00e8s \u00e9lev\u00e9 (20%).<\/strong> Parmi celles-ci, on peut retrouver la perte du justificatif physique, une erreur dans le report d\u2019information ou encore dans la double saisie comptable.<\/p>\n

Comment limiter les inconv\u00e9nients des notes de frais ? Les pr\u00e9conisations de manager.one<\/h2>\n

Toute entreprise se doit de pr\u00eater attention \u00e0 sa gestion de notes de frais afin de conserver au maximum la plus-value m\u00e9tier de ses salari\u00e9s, limiter les erreurs humaines, \u00e9conomiser du temps et \u00e9galement limiter une perte financi\u00e8re inutile.<\/strong><\/p>\n

Quelques pr\u00e9conisations pour limiter au maximum l\u2019impact des notes de frais dans l\u2019entreprise.<\/strong><\/p>\n

Num\u00e9risation et automatisation<\/h3>\n

Un premier pas dans l\u2019am\u00e9lioration du traitement des notes de frais est la num\u00e9risation.<\/p>\n

En effet, la conservation papier semble ancestrale et, au-del\u00e0 du probl\u00e8me de stockage, le risque majeur est la perte d\u2019un justificatif<\/strong>. Il est n\u00e9cessaire de pouvoir scanner les justificatifs et d\u2019en recueillir toutes les informations principales \u00e0 l\u2019aide de technologies adapt\u00e9es,<\/strong> telles que la technologie OCR<\/strong> (Optical Character Recognition).<\/p>\n

Des solutions sp\u00e9cialis\u00e9es dans le traitement des notes de frais existent \u00e9galement, mais ont un co\u00fbt certain.<\/strong><\/p>\n

Synchronisation du compte bancaire et des justificatifs<\/h3>\n

Compl\u00e9mentaire \u00e0 la num\u00e9risation, la synchronisation des documents justificatifs permet de centraliser toutes les donn\u00e9es dans le compte bancaire.<\/strong> Les justificatifs sont attach\u00e9s \u00e0 l\u2019op\u00e9ration correspondante. Tout le processus peut \u00eatre r\u00e9alis\u00e9 au sein d\u2019une seule application.<\/p>\n

Le gain de temps est consid\u00e9rable et les remboursements deviennent ainsi simples et r\u00e9alisables en quelques clics.<\/strong><\/p>\n

Fournir des cartes bancaires aux salari\u00e9s<\/h3>\n

V\u00e9ritable marque de l\u2019abolition des notes de frais et du remboursement des d\u00e9penses professionnelles : la gestion d\u2019une flotte de cartes bancaires, associ\u00e9e \u00e0 un compte bancaire contenant les justificatifs.<\/strong><\/p>\n

Une seule solution sur le march\u00e9<\/a> propose aux entreprises de fournir \u00e0 leurs salari\u00e9s des cartes bancaires Visa Business enti\u00e8rement param\u00e9trables.<\/strong> C’est ce que propose \u00e0 ses clients la banque en ligne pour les professionnels manager.one.<\/p>\n

Cela constitue une r\u00e9volution incontestable qui touche toutes les entreprises et tous les m\u00e9tiers, pour un co\u00fbt \u00e9conomique d\u00e9risoire. Plus besoin de logiciel co\u00fbteux pour g\u00e9rer ses notes de frais, tout est compris dans un seul outil !<\/strong><\/p>\n

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Notes de frais dans l\u2019entreprise : ce qu\u2019il faut retenir<\/h2>\n

Les notes de frais sont la plaie des entreprises actuelles qui ont conserv\u00e9 des m\u00e9thodes de gestion d\u00e9su\u00e8tes. Heureusement, de nombreuses solutions sur le march\u00e9 existent pour aider les entreprises \u00e0 regagner le temps perdu dans cette t\u00e2che fastidieuse.<\/p>\n

Il est m\u00eame possible de ne plus avoir aucune note de frais en distribuant \u00e0 vos collaborateurs des cartes Visa Business<\/a> enti\u00e8rement param\u00e9trables \u00e0 distance.<\/strong><\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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