{"id":623,"date":"2020-01-23T08:32:32","date_gmt":"2020-01-23T07:32:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=623"},"modified":"2023-09-08T14:44:55","modified_gmt":"2023-09-08T12:44:55","slug":"remboursement-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/remboursement-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Remboursement de notes de frais : quel cadre juridique ?"},"content":{"rendered":"<p><strong>Peu d\u2019entreprises \u00e9chappent \u00e0 la gestion des notes de frais. Ces documents permettent aux salari\u00e9s d\u2019obtenir remboursement des d\u00e9penses engag\u00e9es dans le cadre de l\u2019exercice de leur activit\u00e9 professionnelle.<\/strong><\/p>\n<p><strong>\u00c9tablissement des notes de frais, r\u00e9gime fiscal et social, d\u00e9duction des remboursements&#8230; Petit tour d\u2019horizon de l\u2019ensemble des r\u00e8gles encadrant la gestion et le remboursement des notes de frais.<\/strong><\/p>\n<h2>Qu\u2019est-ce qu\u2019une note de frais ?<\/h2>\n<p><strong>La note de frais d\u00e9signe le document sur lequel le salari\u00e9 rappelle l\u2019ensemble des frais professionnels expos\u00e9s au cours d\u2019une p\u00e9riode donn\u00e9e.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Les frais professionnels font r\u00e9f\u00e9rence aux d\u00e9penses engag\u00e9es par le salari\u00e9 ou le dirigeant pour les besoins de son activit\u00e9.<\/strong> L\u2019employeur est tenu de les lui rembourser. Les frais professionnels peuvent rev\u00eatir des natures vari\u00e9es : d\u00e9penses de transport, de restauration, d\u2019h\u00e9bergement&#8230;<\/p>\n<p><strong>Les notes de frais sont encadr\u00e9es par la loi pour \u00e9viter les abus, tels que les d\u00e9penses fictives ou disproportionn\u00e9es<\/strong>. Pour \u00eatre qualifi\u00e9es comme telles et rembours\u00e9es, les d\u00e9penses professionnelles doivent :<\/p>\n<ul>\n<li>correspondre \u00e0 des frais engag\u00e9s dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise,<\/li>\n<li>\u00eatre justifi\u00e9es par les besoins de l\u2019activit\u00e9,<\/li>\n<li>\u00eatre proportionn\u00e9es,<\/li>\n<li>\u00eatre appuy\u00e9es par des justificatifs de nature \u00e0 prouver leur existence.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La gestion et <strong>le remboursement des notes de frais<\/strong> font partie du quotidien des chefs d\u2019entreprise et\/ou des \u00e9quipes comptables. D\u00e8s lors que plusieurs salari\u00e9s sont susceptibles d\u2019\u00e9mettre des notes de frais, il est essentiel de mettre en place une solide organisation et de bien conna\u00eetre les r\u00e8gles applicables en la mati\u00e8re.<\/p>\n<h2>Les r\u00e8gles d\u2019\u00e9tablissement d\u2019une note de frais<\/h2>\n<p>Sauf exceptions, la note de frais ne subit pas de r\u00e8gle de forme. Elle peut \u00eatre \u00e9tablie sur un logiciel, \u00e0 la main ou sur un tableur. <strong>C&rsquo;est \u00e0 l\u2019entreprise de fixer les modalit\u00e9s d\u2019\u00e9tablissement de la note de frais.<\/strong><\/p>\n<h3>N\u00e9cessit\u00e9 de pr\u00e9senter un justificatif<\/h3>\n<p><strong>Pour \u00eatre rembours\u00e9e, la note de frais est obligatoirement accompagn\u00e9e d\u2019un justificatif de nature \u00e0 prouver la r\u00e9alit\u00e9 de la d\u00e9pense engag\u00e9e.<\/strong><\/p>\n<h3>Le d\u00e9lai pour \u00e9tablir et rembourser les notes de frais<\/h3>\n<p>Le remboursement des notes de frais est soumis \u00e0<strong> la prescription quinquennale<\/strong>. L\u2019employeur dispose donc de 5 ans pour rembourser le salari\u00e9 apr\u00e8s pr\u00e9sentation de la note de frais.<\/p>\n<p>En g\u00e9n\u00e9ral, une note de frais est \u00e9tablie \u00e0 chaque fin de mois. Elle peut \u00e9galement l\u2019\u00eatre au retour de chaque mission. <strong>Aucune r\u00e8gle l\u00e9gale n\u2019existe dans la mati\u00e8re : tout d\u00e9pend de l\u2019organisation d\u00e9cid\u00e9e par l\u2019entreprise.<\/strong><\/p>\n<h3>Les sp\u00e9cificit\u00e9s li\u00e9es \u00e0 certaines d\u00e9penses<\/h3>\n<p>La loi r\u00e9glemente le remboursement de certaines d\u00e9penses professionnelles.<\/p>\n<h4>Les d\u00e9penses de restauration<\/h4>\n<p>Le motif de l\u2019invitation et le nom des convives doivent \u00eatre mentionn\u00e9s sur la note de frais, de m\u00eame que des informations permettant d\u2019identifier le restaurant.<\/p>\n<h4>Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/h4>\n<p>L\u2019utilisation de son v\u00e9hicule personnel par le salari\u00e9 ou chef d\u2019entreprise pour les besoins de l\u2019entreprise peut \u00eatre indemnis\u00e9e. On parle alors d\u2019indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques.<\/p>\n<p>Dans ce cas, diverses mentions obligatoires doivent \u00eatre port\u00e9es sur la note de frais :<\/p>\n<ul>\n<li>motif du d\u00e9placement,<\/li>\n<li>lieu de la mission,<\/li>\n<li>nombre de kilom\u00e8tres roul\u00e9s,<\/li>\n<li>puissance fiscale du v\u00e9hicule utilis\u00e9, justifi\u00e9e avec la carte grise.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques couvrent tous les frais aff\u00e9rents au transport : carburant, assurance, entretien du v\u00e9hicule&#8230;<\/p>\n<p>Les d\u00e9penses occasionn\u00e9es lors du trajet domicile \u2013 lieu de travail ne sont pas susceptibles d\u2019\u00eatre indemnis\u00e9es.<\/p>\n<h4>Les d\u00e9penses de logement<\/h4>\n<p>Les d\u00e9penses d\u2019h\u00e9bergement et de logement sont remboursables par l\u2019entreprise \u00e0 condition que l\u2019une des deux conditions suivantes soit remplie :<\/p>\n<ul>\n<li>Le salari\u00e9, eu \u00e9gard \u00e0 un \u00e9loignement sup\u00e9rieur \u00e0 50 kilom\u00e8tres, ne peut pas regagner son domicile.<\/li>\n<li>Le domicile du salari\u00e9 est faiblement desservi par les transports en commun, aboutissant \u00e0 un temps de trajet sup\u00e9rieur \u00e0 1h30.<\/li>\n<\/ul>\n<p>En outre, la TVA aff\u00e9rente \u00e0 ces d\u00e9penses n\u2019est pas d\u00e9ductible.<\/p>\n<h4>Les autres frais<\/h4>\n<p>Les frais engag\u00e9s dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise, autre que ceux vis\u00e9s ci-dessus, susceptibles d\u2019\u00eatre rembours\u00e9s et accompagn\u00e9s d\u2019un justificatif, peuvent \u00eatre int\u00e9gr\u00e9s dans la note de frais.<\/p>\n<h2>Les modalit\u00e9s de remboursement des notes de frais<\/h2>\n<p>Les modalit\u00e9s de remboursement des frais professionnels diff\u00e8rent selon l\u2019entreprise.<\/p>\n<p>L\u2019employeur a en effet le choix entre deux modalit\u00e9s de remboursement :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>le remboursement des d\u00e9penses r\u00e9elles sur pr\u00e9sentation des justificatifs,<\/strong><\/li>\n<li><strong>le remboursement forfaitaire.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Pour certaines professions, telles que celles du b\u00e2timent, il est \u00e9galement possible de pr\u00e9voir <strong>une d\u00e9duction forfaitaire sp\u00e9cifique sur le salaire.<\/strong><\/p>\n<p><strong>L&#8217;employeur est libre de choisir le mode de remboursement des frais professionnels de ses salari\u00e9s. Il est n\u00e9anmoins judicieux de consulter ses salari\u00e9s sur le mode de remboursement qu\u2019ils pr\u00e9f\u00e8rent.<\/strong><\/p>\n<p>Chaque salari\u00e9 n\u2019est en outre pas forc\u00e9ment rembours\u00e9 de la m\u00eame fa\u00e7on.<strong> Il est possible de pr\u00e9voir des modalit\u00e9s de remboursement diff\u00e9rentes en fonction des postes.<\/strong> Cependant, il est souvent plus judicieux &#8211; car plus simple &#8211; de pr\u00e9voir un m\u00eame mode de remboursement pour tous les salari\u00e9s.<\/p>\n<h3>Le remboursement des d\u00e9penses r\u00e9elles<\/h3>\n<p><strong>Les d\u00e9penses professionnelles peuvent \u00eatre indemnis\u00e9es sur la base des d\u00e9penses r\u00e9ellement engag\u00e9es par le salari\u00e9<\/strong>. Le salari\u00e9 re\u00e7oit alors en remboursement le montant exact de sa d\u00e9pense. Par exemple, l\u2019entreprise lui rembourse le montant figurant sur la note du restaurant ou le ticket de p\u00e9age.<\/p>\n<p><strong>Ces d\u00e9penses sont exclues de la base de calcul des cotisations si l\u2019employeur peut prouver qu\u2019elles \u00e9taient n\u00e9cessaires pour l\u2019exercice des fonctions, sous r\u00e9serve de produire les justificatifs de ces frais.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Pour \u00eatre qualifi\u00e9es de frais professionnels, certaines d\u00e9penses ne peuvent \u00eatre indemnis\u00e9es qu\u2019au r\u00e9el.<\/strong> C\u2019est le cas des frais :<\/p>\n<ul>\n<li>support\u00e9s par le salari\u00e9 en t\u00e9l\u00e9travail,<\/li>\n<li>engag\u00e9s par le salari\u00e9 pour l\u2019utilisation professionnelle d\u2019outils issus des nouvelles technologies de l\u2019information et de la communication,<\/li>\n<li>de d\u00e9m\u00e9nagement suite \u00e0 une mobilit\u00e9 professionnelle,<\/li>\n<li>expos\u00e9s par les salari\u00e9s d\u00e9tach\u00e9s \u00e0 l\u2019\u00e9tranger,<\/li>\n<li>engag\u00e9s par les salari\u00e9s envoy\u00e9s vers les DOM-ROM (ou inversement).<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Le remboursement forfaitaire<\/h3>\n<p><strong>On parle aussi de frais forfaitaires, ou encore d\u2019allocation forfaitaire.<\/strong><\/p>\n<p>L\u2019employeur peut d\u00e9cider, pour les d\u00e9penses autres que celles vis\u00e9es juste au-dessous, de<strong> rembourser le salari\u00e9 selon un mode forfaitaire<\/strong>. Ce mode de remboursement est g\u00e9n\u00e9ralement utilis\u00e9 dans le cadre de d\u00e9penses amen\u00e9es \u00e0 se r\u00e9p\u00e9ter sur une base mensuelle.<\/p>\n<p><strong>Les frais forfaitaires se basent sur des plafonds fix\u00e9s par l\u2019URSSAF pour certaines d\u00e9penses.<\/strong> Le bar\u00e8me, mis \u00e0 jour chaque ann\u00e9e, est disponible sur <a href=\"https:\/\/www.urssaf.fr\/portail\/home\/taux-et-baremes\/frais-professionnels.html\">le site de l\u2019URSSAF<\/a>.<\/p>\n<p>Ces plafonds concernent :<\/p>\n<ul>\n<li>les frais de restauration,<\/li>\n<li>les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques,<\/li>\n<li>les frais de grand d\u00e9placement (France et \u00e9tranger),<\/li>\n<li>certains frais li\u00e9s \u00e0 la mobilit\u00e9 professionnelle.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Le r\u00e9gime fiscal et social des notes de frais<\/h2>\n<p>Les frais professionnels rembours\u00e9s au salari\u00e9 pour leur montant r\u00e9el ne sont en principe pas soumis \u00e0 l\u2019imp\u00f4t sur le revenu ni aux cotisations sociales, sous r\u00e9serve de produire des justificatifs.<\/p>\n<p>Il n\u2019en va pas forc\u00e9ment de m\u00eame pour les frais forfaitaires.<\/p>\n<h3>Le r\u00e9gime social des notes de frais<\/h3>\n<p>Il faut distinguer le traitement social des frais r\u00e9els, de celui des frais forfaitaires.<\/p>\n<h4>Le r\u00e9gime social des frais r\u00e9els<\/h4>\n<p><strong>Les frais r\u00e9els ne sont pas soumis aux cotisations sociales, \u00e0 condition :<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>de prouver que le salari\u00e9 \u00e9tait contraint d\u2019engager ces frais suppl\u00e9mentaires dans l\u2019exercice de ses fonctions,<\/li>\n<li>de produire les justificatifs aff\u00e9rents.<\/li>\n<\/ul>\n<p>L\u2019exon\u00e9ration n\u2019est pas limit\u00e9e dans son montant.<\/p>\n<h4>Le r\u00e9gime social des frais forfaitaires<\/h4>\n<p>La r\u00e8gle est un peu plus complexe s\u2019agissant des frais forfaitaires.<\/p>\n<p><strong>En-dessous des plafonds fix\u00e9s par l\u2019administration, le remboursement forfaitaire de frais n\u2019est pas soumis aux cotisations sociales.<\/strong><\/p>\n<p>L\u2019employeur n\u2019a m\u00eame pas \u00e0 justifier ces d\u00e9penses au moyen de justificatifs. Il doit simplement \u00eatre en mesure de d\u00e9montrer que l\u2019application des allocations correspond aux situations de fait.<\/p>\n<p><strong>Au-dessus, le remboursement forfaitaire peut \u00eatre consid\u00e9r\u00e9 comme un avantage en nature imposable.<\/strong> Deux situations possibles :<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Si l\u2019employeur n\u2019\u00e9tablit pas les circonstances de fait<\/strong> : le remboursement forfaitaire vers\u00e9 est r\u00e9int\u00e9gr\u00e9 dans l\u2019assiette des cotisations sociales d\u00e8s le premier euro. Il sera r\u00e9put\u00e9 \u00eatre un compl\u00e9ment de r\u00e9mun\u00e9ration.<\/li>\n<li><strong>Si l\u2019employeur prouve les circonstances de fait<\/strong>, la fraction qui exc\u00e8de le plafond est exclue de l\u2019assiette des cotisations, \u00e0 condition que l\u2019employeur fournisse des justificatifs de nature \u00e0 prouver que le remboursement forfaitaire a \u00e9t\u00e9 utilis\u00e9 conform\u00e9ment \u00e0 son objet.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Le r\u00e9gime fiscal des notes de frais<\/h3>\n<p><strong>L\u2019entreprise peut d\u00e9duire de son b\u00e9n\u00e9fice imposable les frais forfaitaires et les frais r\u00e9els.<\/strong><\/p>\n<p>Le b\u00e9n\u00e9ficiaire du remboursement des frais n\u2019est pas imposable \u00e0 l\u2019imp\u00f4t sur le revenu au titre du montant re\u00e7u.<\/p>\n<p><strong>En outre, sous certaines conditions, l&rsquo;entreprise peut <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/tva-notes-de-frais\">r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur les notes de frais de ses salari\u00e9s<\/a>. <\/strong>Des r\u00e8gles sp\u00e9cifiques encadrent quant \u00e0 elles\u00a0<a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/tva-refacturation-frais\">la gestion de la TVA sur la refacturation de frais<\/a><strong>.<\/strong><\/p>\n<h2>Comment simplifier le remboursement des notes de frais ?<\/h2>\n<p><strong>La gestion et le remboursement des notes de frais s&rsquo;av\u00e8rent g\u00e9n\u00e9ralement co\u00fbteux et chronophages pour l\u2019entreprise.<\/strong> Validation des d\u00e9penses, contr\u00f4le des justificatifs, envoi des virements&#8230; La charge de travail s\u2019alourdit \u00e0 mesure que le nombre de salari\u00e9s cro\u00eet.<\/p>\n<p><strong>La gestion des notes de frais induit des t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives et sans valeur ajout\u00e9e.<\/strong> En bref : elle est extr\u00eamement contraignante pour l\u2019entreprise.<\/p>\n<p><strong>Il existe fort heureusement des moyens d\u2019oublier d\u00e9finitivement ces notes de frais<\/strong>. Pour pallier ces difficult\u00e9s, <a href=\"https:\/\/manager.one\">la banque en ligne pour professionnels manager.one<\/a> offre \u00e0 ses clients <strong>la cr\u00e9ation illimit\u00e9e et gratuite de cartes bancaires Visa Business.<\/strong><\/p>\n<p>Chaque salari\u00e9 effectue alors ses d\u00e9penses professionnelles avec sa propre carte d\u2019entreprise.<strong> Les justificatifs de d\u00e9penses sont t\u00e9l\u00e9charg\u00e9s ou scann\u00e9s en temps r\u00e9el, et associ\u00e9s \u00e0 la d\u00e9pense \u00e0 laquelle ils correspondent.<\/strong><\/p>\n<p>Cette solution ne pr\u00e9sente aucun risque pour l\u2019entreprise, puisque la carte bancaire est enti\u00e8rement et instantan\u00e9ment param\u00e9trable \u00e0 distance.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/notes-de-frais\">Avec manager.one, abolissez d\u00e9finitivement la gestion des notes de frais !<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Peu d\u2019entreprises \u00e9chappent \u00e0 la gestion des notes de frais. Ces documents permettent aux salari\u00e9s d\u2019obtenir remboursement des d\u00e9penses engag\u00e9es dans le cadre de l\u2019exercice de leur activit\u00e9 professionnelle. \u00c9tablissement des notes de frais, r\u00e9gime fiscal et social, d\u00e9duction des remboursements&#8230; Petit tour d\u2019horizon de l\u2019ensemble des r\u00e8gles encadrant la gestion et le remboursement des [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":12,"featured_media":684,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[11],"tags":[],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/623"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/users\/12"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=623"}],"version-history":[{"count":9,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/623\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":3957,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/623\/revisions\/3957"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/media\/684"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=623"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=623"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=623"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}