{"id":1568,"date":"2020-07-30T08:00:27","date_gmt":"2020-07-30T06:00:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=1568"},"modified":"2020-07-30T08:31:57","modified_gmt":"2020-07-30T06:31:57","slug":"interview-pierre-queinnec-jenji","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/interview-pierre-queinnec-jenji\/","title":{"rendered":"Optimiser et d\u00e9mat\u00e9rialiser les notes de frais : rencontre avec Pierre Queinnec, CEO de Jenji"},"content":{"rendered":"

manager.one est all\u00e9 \u00e0 la rencontre de Pierre Queinnec, co-fondateur et CEO de Jenji<\/a>,<\/strong> un logiciel de notes de frais bas\u00e9 sur l’intelligence artificielle.<\/strong> Depuis 2015, pr\u00e8s de 35 000 entreprises et organisations ont fait confiance \u00e0 Jenji pour optimiser la gestion de leurs d\u00e9penses professionnelles.<\/p>\n

Nous avons interrog\u00e9 Pierre Queinnec sur les probl\u00e9matiques amen\u00e9es par la gestion des notes de frais, leur co\u00fbt pour les entreprises, ainsi que les solutions pour g\u00e9rer au mieux les frais professionnels des collaborateurs.<\/p>\n

Pouvez-vous revenir sur l’histoire de Jenji, de 2015 \u00e0 nos jours ?<\/h2>\n

Jenji est n\u00e9 de l’utilisation de logiciels de gestion de notes de frais concurrents<\/strong>, et du constat que quasiment rien n’avait chang\u00e9 depuis la note de frais papier.<\/strong> Le traitement a \u00e9t\u00e9 port\u00e9 sur Excel, puis des solutions sont arriv\u00e9es sous forme d’application web dans la fin des ann\u00e9es 90. Mais, sur le fond, rien n’avait \u00e9t\u00e9 repens\u00e9 depuis.<\/p>\n

Nous souhaitions apporter au march\u00e9 une solution qui soit au service des collaborateurs<\/strong>, que ce soient les producteurs de notes de frais et de d\u00e9penses professionnelles, que le back-office, qui est confront\u00e9 \u00e0 une qualit\u00e9 variable des donn\u00e9es et bien souvent \u00e0 des volumes de d\u00e9penses \u00e0 traiter et \u00e0 v\u00e9rifier trop importants.<\/p>\n

Jenji a donc \u00e9t\u00e9 cr\u00e9\u00e9 en 2015, et a bien grandi depuis. Mi-2020, nous sommes le 3\u00e8me acteur du march\u00e9 fran\u00e7ais, et toujours la plus forte croissance du secteur.<\/strong> Nous avons ouvert des bureaux dans des pays comme la Suisse et l’Australie, ce qui refl\u00e8te notre investissement dans des d\u00e9ploiements hors Europe croissants.<\/p>\n

Pourquoi avoir cr\u00e9\u00e9 Jenji, et \u00e0 qui s\u2019adresse cette solution\u202f?<\/h2>\n

Concernant le produit, Jenji s’adresse \u00e0 tous ceux qui doivent faire des notes de frais.<\/strong><\/p>\n

En termes commerciaux, notre client\u00e8le est majoritairement compos\u00e9e d’ETI et grands comptes. Mais nous avons aussi une offre SaaS self-service orient\u00e9e PME, ainsi qu’une offre gratuite pour les ind\u00e9pendants ou professions lib\u00e9rales.<\/p>\n

Quelles sont les difficult\u00e9s \u00e9prouv\u00e9es par les entreprises dans la gestion des notes de frais\u202f? Que proposez-vous aux entreprises confront\u00e9es \u00e0 de telles probl\u00e9matiques\u202f?<\/h2>\n

Tout d\u00e9pend du secteur d’activit\u00e9 et des pays. Trois axes sont pourtant communs.<\/p>\n

Le premier, c’est la perte de temps globale pour les collaborateurs,<\/strong> aussi bien producteurs de notes de frais qu’en back-office.<\/p>\n

Le second, la compliance fiscale globale,<\/strong> dans les pays o\u00f9 l’entreprise est pr\u00e9sente, avec des contextes l\u00e9gislatifs et fiscaux \u00e9volutifs.<\/p>\n

Et enfin la capacit\u00e9 de d\u00e9mat\u00e9rialisation l\u00e9gale des justificatifs<\/strong> partout dans le monde<\/strong>, l\u00e0 o\u00f9 la loi le permet.<\/p>\n

Jenji propose une solution qui r\u00e9pond \u00e0 ces trois probl\u00e9matiques, mais va beaucoup plus loin<\/strong>, avec l’analyse pouss\u00e9e des donn\u00e9es de d\u00e9penses professionnelles \u00e0 destination du contr\u00f4le de gestion et des directions financi\u00e8res. Le tout dans une optique de retour sur investissement tr\u00e8s rapide, inf\u00e9rieur \u00e0 6 mois.<\/strong><\/p>\n

Comment l\u2019intelligence artificielle permet-elle d\u2019optimiser la gestion des notes de frais\u202f?<\/h2>\n

L’IA est un outil qui permet de mieux r\u00e9soudre deux probl\u00e8mes classiques. Le premier, c’est l’extraction automatis\u00e9e d’informations depuis des re\u00e7us et des justificatifs de d\u00e9pense.<\/strong>\u00a0Le second, c’est la d\u00e9tection d’anomalies et de potentiels abus<\/strong>.<\/p>\n

Jenji permet en 3 secondes, depuis une simple photo de re\u00e7u, d’extraire les informations du ticket :<\/strong>\u00a0les montants, la devise, la date, le pays, le vendeur, la cat\u00e9gorie, etc. Cela permet au collaborateur de se concentrer sur son travail et pas sur de la saisie au kilom\u00e8tre, avec les taux d’erreurs humains que l’on conna\u00eet.<\/p>\n

Mais Jenji permet surtout d’analyser en continu le flux de d\u00e9penses professionnelles<\/strong>, afin de permettre de d\u00e9tecter sans effort les anomalies mais aussi les optimisations potentielles. Jenji score toutes les informations de la d\u00e9pense et du contexte :<\/strong> pays, liaison \u00e0 une potentielle transaction carte, etc. Cela permet un meilleur contr\u00f4le mais aussi une meilleure appr\u00e9hension des poches d’optimisation sur les politiques de d\u00e9penses et de voyage, au travers de conseils personnalis\u00e9s bas\u00e9s sur les donn\u00e9es.<\/p>\n

Comment se lib\u00e9rer des justificatifs papier\u202f? Quelles sont les exigences r\u00e9glementaires \u00e0 respecter, notamment dans une optique de contr\u00f4le fiscal\u202f?<\/h2>\n

La contrainte d\u00e9pend de la r\u00e9glementation comptable appliqu\u00e9e, donc du pays de la soci\u00e9t\u00e9 pour faire simple.<\/strong><\/p>\n

Nous avons la chance en France d’avoir une r\u00e9glementation qui permet de d\u00e9mat\u00e9rialiser ses notes de frais de fa\u00e7on l\u00e9gale<\/strong>, dans la lign\u00e9e du bulletin de paie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 par exemple, qui a \u00e9t\u00e9 rendu possible il y a quelques ann\u00e9es.<\/p>\n

Jenji fournit une offre d’archivage l\u00e9gal sp\u00e9cifique pour un grand nombre de pays.<\/strong> G\u00e9n\u00e9ralement, cela inclut un h\u00e9bergement des donn\u00e9es dans le pays concern\u00e9, chez un partenaire d’archivage \u00e0 vocation probatoire.<\/p>\n

En France, Jenji a choisi Docaposte, filiale du Groupe La Poste et leader fran\u00e7ais de l’archivage.<\/strong> Mais la loi fran\u00e7aise ne s’arr\u00eate pas \u00e0 l’archivage. Il faut respecter des r\u00e8gles claires et document\u00e9es sur la capture de l’image du re\u00e7u ou du document d\u00e9j\u00e0 d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9, ainsi que sur l’inalt\u00e9rabilit\u00e9 en transit et au repos des pi\u00e8ces comptables, et des pistes d’audit fiable.<\/p>\n

Il est tr\u00e8s important pour une soci\u00e9t\u00e9 qui souhaite s’\u00e9quiper d’une solution de gestion de notes de frais de demander pr\u00e9cis\u00e9ment \u00e0 son \u00e9diteur sa fa\u00e7on de fournir ce type de service de d\u00e9mat\u00e9rialisation l\u00e9gale<\/strong>. En effet, toutes les offres ne sont pas forc\u00e9ment l\u00e9gales.<\/p>\n

Quel est le co\u00fbt d\u2019une mauvaise gestion des notes de frais par l\u2019entreprise\u202f?<\/h2>\n

G\u00e9n\u00e9ralement, les cons\u00e9quences d’une mauvaise gestion des notes de frais sont de trois ordres :<\/p>\n

    \n
  • le risque URSSAF,<\/li>\n
  • la perte de TVA r\u00e9cup\u00e9rable,<\/li>\n
  • la perte de temps collaborateur sur toute la cha\u00eene.<\/li>\n<\/ul>\n

    Le risque URSSAF est clair : il est obligatoire d’avoir une gestion claire et justifi\u00e9e de son processus de notes de frais et de d\u00e9penses professionnelles.<\/strong> Cela veut dire \u00eatre capable, lors d’un audit, de pouvoir extraire facilement les donn\u00e9es demand\u00e9es et les justifications des d\u00e9penses.<\/p>\n

    La TVA r\u00e9cup\u00e9rable est aussi un sujet important avec un fort impact financier pour les entreprises.<\/strong> La majorit\u00e9 d\u2019entre elles ne r\u00e9cup\u00e8re pas la totalit\u00e9 de la TVA r\u00e9cup\u00e9rable, alors m\u00eame que le gisement d’optimisation est bien pr\u00e9sent. Avec un syst\u00e8me de gestion de notes de frais comme Jenji, il est possible d’automatiser la r\u00e9cup\u00e9ration de TVA sur des tickets et re\u00e7us, m\u00eame de quelques euros.<\/strong><\/p>\n

    Enfin, la perte de temps collaborateur<\/strong> est selon moi claire pour n’importe qui ayant fait des frais pro dans sa vie. Et ceci de m\u00eame pour les managers, pour la comptabilit\u00e9, pour le remboursement en paie, pour le contr\u00f4le de gestion, etc – le constat reste le m\u00eame.<\/p>\n

    Les deux premiers facteurs sont \u00e0 eux seuls largement suffisants pour obtenir un retour sur investissement positif en quelques mois<\/strong>.<\/p>\n

    Quels sont les enjeux li\u00e9s aux d\u00e9penses professionnelles en ces temps de t\u00e9l\u00e9travail\u202f? Comment les entreprises ont-elles d\u00fb s\u2019adapter\u202f?<\/h2>\n

    Il existe selon moi trois axes majeurs :<\/p>\n

      \n
    • la d\u00e9mat\u00e9rialisation,<\/li>\n
    • la visibilit\u00e9 temps r\u00e9el financi\u00e8re,<\/li>\n
    • le contr\u00f4le de gestion augment\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n

      Pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation, l’enjeu est simple. Les salari\u00e9s ne sont plus forc\u00e9s d’envoyer leurs justificatifs par la Poste ou de passer les d\u00e9poser dans leur \u00e9tablissement de rattachement.<\/strong>\u00a0Il n’y a donc plus de papiers qui transitent du collaborateur au manager, jusqu\u2019\u00e0 la comptabilit\u00e9. Les salari\u00e9s sont rembours\u00e9s dans les d\u00e9lais normaux, m\u00eame en situation de t\u00e9l\u00e9travail.<\/p>\n

      La visibilit\u00e9 financi\u00e8re en temps r\u00e9el, c’est aussi une obligation.<\/strong> Il a longtemps \u00e9t\u00e9 tol\u00e9rable de ne conna\u00eetre le montant des frais \u00e0 rembourser qu’en fin de mois ; de m\u00eame que ses d\u00e9riv\u00e9s, la TVA r\u00e9cup\u00e9rable par exemple. Aujourd’hui, si l’on disait \u00e0 une \u00e9quipe Finance ou Comptabilit\u00e9 que les positions bancaires ne seraient int\u00e9gr\u00e9es qu’en fin de mois, ce serait un toll\u00e9.<\/p>\n

      La pand\u00e9mie a au final eu un effet fort sur la gestion du cash, de la tr\u00e9sorerie. Il est n\u00e9cessaire de conna\u00eetre ses flux en temps r\u00e9el, pour piloter le BFR, etc.<\/strong> Jenji permet de conna\u00eetre \u00e0 tout moment le flux de d\u00e9penses professionnelles, synchronis\u00e9 dans les ERP comptables, pour \u00eatre capable de suivre toute anomalie imm\u00e9diatement et pas en fin de mois. C’est un enjeu encore plus important dans les industries qui re-facturent une partie de leurs frais \u00e0 leurs clients,<\/strong> comme par exemple les ESN ou les soci\u00e9t\u00e9s de conseil.<\/p>\n

      Enfin, il est devenu n\u00e9cessaire de pouvoir traiter les flux de notes de frais de fa\u00e7on plus fine mais en y consacrant moins de temps humain<\/strong>. Et pour cela, une solution est d’automatiser les analyses avec des syst\u00e8mes sp\u00e9cialis\u00e9s,<\/strong> comme par exemple notre suite Jenji Advisor.<\/p>\n

      Jenji Advisor permet de trouver des erreurs et des anomalies dans le flux des d\u00e9penses en les analysant et en les corr\u00e9lant avec d’autres sources de donn\u00e9es<\/strong>, et de remonter ces analyses automatiquement. Cela remplace avantageusement les contr\u00f4les faits dans des feuilles d\u2019analyse Excel ou \u00e0 la main, en faisant \u00e9conomiser beaucoup de temps aux \u00e9quipes Comptabilit\u00e9 et Finance qui, en cette p\u00e9riode, ont bien d’autres sujets en t\u00eate.<\/p>\n

      Nos remerciements \u00e0 Pierre Queinnec, fondateur de Jenji.<\/em>
      \nPropos rapport\u00e9s par l\u2019\u00e9quipe de manager.one.<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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