{"id":1255,"date":"2020-10-19T08:00:57","date_gmt":"2020-10-19T06:00:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=1255"},"modified":"2023-09-08T14:38:50","modified_gmt":"2023-09-08T12:38:50","slug":"kpi-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/kpi-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"G\u00e9rez vos notes de frais efficacement avec les bons indicateurs !"},"content":{"rendered":"

Une gestion des notes de frais<\/a> digitalis\u00e9e et automatis\u00e9e peut faire gagner beaucoup de temps et d’argent. \u00c0 l’inverse, elle peut rapidement se transformer en un fardeau pour l’ensemble des collaborateurs.<\/strong><\/p>\n

L’entreprise ne doit pas naviguer \u00e0 vue pour les d\u00e9penses professionnelles de ses salari\u00e9s. Il existe des indicateurs cl\u00e9s pour surveiller la performance de la politique interne de gestion des notes de frais.<\/strong><\/p>\n

Taux d\u2019erreur dans les notes de frais<\/h2>\n

Une \u00e9tude a r\u00e9cemment montr\u00e9 que le taux d\u2019erreur moyen dans la gestion des notes de frais \u00e9tait de 20 %<\/strong>. Cela signifie que plus d\u2019une note sur cinq comporte des erreurs\u00a0!<\/p>\n

Chaque erreur occasionne un nouveau temps de traitement de 20 minutes en moyenne<\/strong>.<\/p>\n

Pour limiter le risque d\u2019erreur, l\u2019entreprise peut se doter d\u2019une solution utilisant l\u2019OCR<\/strong>, un proc\u00e9d\u00e9 technologique de reconnaissance de caract\u00e8res. Les informations essentielles du re\u00e7u ou de la facture sont lues et automatiquement extraites.<\/p>\n

Nombre de notes de frais refus\u00e9es ou non conformes<\/h2>\n

Dans l\u2019id\u00e9al, le nombre de notes de frais refus\u00e9es ou non conformes devrait \u00eatre proche de z\u00e9ro.<\/p>\n

Cette situation survient lorsque la note de frais arrive sans justificatif<\/a> ou avec un justificatif non conforme<\/strong>, qu\u2019elle n\u2019a pas \u00e9t\u00e9 valid\u00e9e en amont ou encore que le montant est trop \u00e9lev\u00e9.<\/p>\n

Cela occasionne alors un temps de traitement suppl\u00e9mentaire, avec des allers-retours entre les collaborateurs pour mettre en conformit\u00e9 la note de frais. \u00c0 la cl\u00e9\u00a0: une perte de temps et d\u2019argent pour l\u2019entreprise.<\/p>\n

D\u00e9lai de remboursement<\/h2>\n

Il convient de v\u00e9rifier r\u00e9guli\u00e8rement le d\u00e9lai de remboursement moyen entre la validation d\u2019une note de frais et son remboursemen<\/strong>t. Les avances de frais<\/a> sont en effet contraignantes et quelque peu injustes pour les salari\u00e9s, qui peuvent subir une tension sur leur tr\u00e9sorerie personnelle.<\/p>\n

En g\u00e9n\u00e9ral, le d\u00e9lai de remboursement est de 30 jours<\/strong>. Si ce d\u00e9lai est plus long, peut-\u00eatre serait-il judicieux d\u2019auditer le syst\u00e8me de traitement interne.<\/p>\n

Nombre de notes de frais pass\u00e9es par un fournisseur ou prestataire non autoris\u00e9<\/h2>\n

Il est courant que les entreprises mettent en place une politique voyage<\/strong> pour r\u00e9guler les d\u00e9placements professionnels des salari\u00e9s et r\u00e9duire les co\u00fbts. Celle-ci mentionne g\u00e9n\u00e9ralement la liste des fournisseurs et prestataires autoris\u00e9s<\/strong>. Ce sont les professionnels avec qui l\u2019entreprise a conclu des accords avantageux.<\/p>\n

Un taux \u00e9lev\u00e9 peut signifier que les fournisseurs s\u00e9lectionn\u00e9s ne sont pas forc\u00e9ment pertinents eu \u00e9gard aux besoins des salari\u00e9s. La liste doit peut-\u00eatre \u00eatre actualis\u00e9e.<\/p>\n

\u00c0 lire aussi<\/strong> : Comment r\u00e9duire le co\u00fbt des voyages d’affaires ?<\/a><\/p>\n

Longueur de la cha\u00eene d\u2019approbation<\/h2>\n

Combien de personnes en moyenne doivent-elles approuver ou traiter une note de frais avant que celle-ci soit rembours\u00e9e\u00a0?<\/p>\n

Une cha\u00eene d\u2019approbation d\u2019une longueur excessive<\/strong> joue sur le d\u00e9lai de remboursement des d\u00e9penses, ce qui n\u2019est pas optimal.<\/p>\n

Anciennet\u00e9 moyenne des notes de frais<\/h2>\n

Ce KPI vise \u00e0 \u00e9tudier le d\u00e9lai entre la r\u00e9alisation de la d\u00e9pense et l\u2019envoi de la note de frais par le salari\u00e9<\/strong>. Un long d\u00e9lai nuit \u00e0 la visibilit\u00e9 des comptes. Un d\u00e9lai raisonnable est un d\u00e9lai inf\u00e9rieur \u00e0 30 jours.<\/p>\n

\u00c9conomies moyennes r\u00e9alis\u00e9es<\/h2>\n

La gestion des notes de frais est un processus pouvant \u00eatre enti\u00e8rement automatis\u00e9 et digitalis\u00e9.<\/p>\n

Il est int\u00e9ressant \u00e0 cet \u00e9gard d\u2019\u00e9valuer le nombre de notes de frais trait\u00e9es par mois ou par an, et le co\u00fbt engendr\u00e9 pour l\u2019entreprise<\/strong>. Ce r\u00e9sultat peut \u00eatre compar\u00e9 au co\u00fbt de l\u2019automatisation des notes de frais. Des \u00e9conomies peuvent tr\u00e8s certainement \u00eatre r\u00e9alis\u00e9es.<\/p>\n

Taux d\u2019audit des d\u00e9penses<\/h2>\n

C\u2019est le pourcentage de notes de frais v\u00e9rifi\u00e9es manuellement<\/strong>.<\/p>\n

Certaines d\u00e9penses professionnelles n\u00e9cessitent en effet une v\u00e9rification manuelle et approfondie de la part des \u00e9quipes comptables. Cela peut \u00eatre soit des contr\u00f4les al\u00e9atoires, soit des contr\u00f4les bas\u00e9s sur un doute envers un salari\u00e9.<\/p>\n

L\u2019examen approfondi des notes de frais mobilise beaucoup de ressources dans l\u2019entreprise\u2026 Alors qu\u2019une solution num\u00e9rique pourrait effectuer au moins une partie de ce travail. Il est important de maintenir ce taux d\u2019audit le plus bas possible.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Une gestion des notes de frais digitalis\u00e9e et automatis\u00e9e peut faire gagner beaucoup de temps et d’argent. \u00c0 l’inverse, elle peut rapidement se transformer en un fardeau pour l’ensemble des collaborateurs. L’entreprise ne doit pas naviguer \u00e0 vue pour les d\u00e9penses professionnelles de ses salari\u00e9s. Il existe des indicateurs cl\u00e9s pour surveiller la performance de […]<\/p>\n","protected":false},"author":12,"featured_media":1625,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[11],"tags":[],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1255"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/users\/12"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1255"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1255\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1627,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1255\/revisions\/1627"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1625"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1255"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1255"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1255"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}