{"id":1162,"date":"2020-10-12T08:00:50","date_gmt":"2020-10-12T06:00:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=1162"},"modified":"2023-09-08T14:38:55","modified_gmt":"2023-09-08T12:38:55","slug":"organiser-deplacement-professionnel-etranger","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/organiser-deplacement-professionnel-etranger\/","title":{"rendered":"Comment organiser un d\u00e9placement professionnel \u00e0 l’\u00e9tranger ?"},"content":{"rendered":"

Organiser un d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger n\u00e9cessite anticipation et pr\u00e9cautions. Co\u00fbteux pour l\u2019entreprise et fatigant pour ses collaborateurs, les voyages d\u2019affaires \u00e0 l\u2019international rel\u00e8vent souvent du challenge\u00a0! Il existe fort heureusement quelques r\u00e9flexes \u00e0 prendre pour voyager sereinement.<\/strong><\/p>\n

Comment g\u00e9rer les notes de frais \u00e0 l\u2019international\u00a0?<\/h2>\n

Il peut \u00eatre difficile pour l\u2019entreprise de contr\u00f4ler les d\u00e9penses de ses salari\u00e9s partis en d\u00e9placement professionnels \u00e0 l\u2019\u00e9tranger. La gestion des notes de frais<\/a> se corse alors\u00a0! Il existe cependant quelques moyens de simplifier le traitement des notes de frais \u00e0 l\u2019international<\/strong>.<\/p>\n

Pr\u00e9voir une politique voyage<\/h3>\n

La politique voyage entreprise permet de poser des r\u00e8gles communes \u00e0 tous les collaborateurs dans l\u2019organisation de leurs d\u00e9placements \u00e0 l\u2019\u00e9tranger. Elle permet en outre de surveiller au mieux ses d\u00e9penses.<\/p>\n

La politique voyage est un document interne \u00e0 l\u2019entreprise. Elle encadre l\u2019ensemble des aspects relatifs aux d\u00e9placements professionnels \u00e0 l\u2019\u00e9tranger\u00a0:<\/strong> budget, modes de transport, types d\u2019h\u00e9bergement, modalit\u00e9s de validation\u2026<\/p>\n

Pour r\u00e9diger ce document, il est important d\u2019analyser les besoins de l\u2019entreprise<\/strong>. Il faut notamment trouver un juste \u00e9quilibre entre confort du salari\u00e9 et \u00e9conomies.<\/p>\n

La politique voyage permet ainsi de mieux encadrer les d\u00e9penses des salari\u00e9s \u00e0 l\u2019\u00e9tranger, et de pr\u00e9venir les abus<\/strong>. Les r\u00e8gles sont claires, et fix\u00e9es en amont.<\/p>\n

En savoir plus :<\/strong> Comment r\u00e9duire le co\u00fbt des voyages d’affaires ?<\/a><\/p>\n

Quel mode de remboursement choisir\u00a0?<\/h3>\n

L\u2019entreprise peut choisir de rembourser ses salari\u00e9s au r\u00e9el (les \u00ab\u00a0frais r\u00e9els\u00a0\u00bb) ou au forfait (les \u00ab\u00a0allocations forfaitaires\u00a0\u00bb)<\/strong>.<\/p>\n

Le remboursement au forfait est traditionnellement choisi pour les salari\u00e9s amen\u00e9s \u00e0 se d\u00e9placer tr\u00e8s r\u00e9guli\u00e8rement.<\/strong><\/p>\n

L\u2019entreprise peut proc\u00e9der \u00e0 des avances sur frais professionnels<\/strong>. Dans ce cas, elle verse une somme au salari\u00e9 avant qu\u2019il ne parte en d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger. Cela permet au salari\u00e9 de ne pas avoir \u00e0 avancer les frais du voyage.<\/p>\n

L\u2019avance sur frais peut \u00eatre temporaire ou permanente, en fonction des besoins.<\/p>\n

En savoir plus :<\/strong> Le guide complet des notes de frais<\/a><\/p>\n

Insister sur l\u2019importance des justificatifs<\/h3>\n

Il est important de rappeler aux collaborateurs partant en d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger l\u2019importance des justificatifs. En cas de contr\u00f4le URSSAF ou fiscal, l\u2019entreprise qui ne peut pr\u00e9senter les justificatifs de d\u00e9penses risque un redressement.<\/strong><\/p>\n

Si l\u2019entreprise choisit une gestion papier des notes de frais, la situation est encore plus d\u00e9licate. Le salari\u00e9 en voyage d\u2019affaires doit veiller chaque jour \u00e0 conserver ses justificatifs.<\/strong> Il doit les trier et les classer tout au long de son voyage, afin de minimiser le risque de perte.<\/p>\n

Il est m\u00eame pr\u00e9f\u00e9rable que le salari\u00e9 commence \u00e0 remplir d\u2019ores et d\u00e9j\u00e0 sa note de frais<\/strong>, pour n\u2019oublier aucune d\u00e9pense. L\u2019entreprise peut fournir un document standard Excel.<\/p>\n

Autre difficult\u00e9\u00a0: les re\u00e7us \u00e9tablis en langue \u00e9trang\u00e8re.<\/strong> Mieux vaut les classer directement apr\u00e8s la d\u00e9pense. Quelques jours ou semaines plus tard, le rapprochement devient tr\u00e8s difficile\u00a0!<\/p>\n

En savoir plus :<\/strong> Tout savoir sur le remboursement des frais de d\u00e9placement<\/a><\/p>\n

Distribuer des cartes affaires aux salari\u00e9s en d\u00e9placement<\/h3>\n

L\u2019utilisation de notes de frais dans l\u2019entreprise n\u2019est pas une situation optimale. A fortiori en cas de d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger\u00a0!<\/p>\n

Le salari\u00e9 est contraint d\u2019avancer les frais, et doit \u00e9tablir une note de frais \u00e0 son retour.<\/strong> Cela peut \u00eatre aga\u00e7ant et chronophage. L\u2019\u00e9quipe comptable doit ensuite v\u00e9rifier les justificatifs et proc\u00e9der au remboursement. Une seule note de frais \u00e0 l\u2019international mobilise finalement de nombreuses parties prenantes.<\/strong><\/p>\n

Une solution efficace\u00a0: distribuer des cartes affaires aux salari\u00e9s se d\u00e9pla\u00e7ant r\u00e9guli\u00e8rement\u00a0!<\/strong> La carte est directement reli\u00e9e au compte de l\u2019entreprise. Le chef d\u2019entreprise garde la main sur les d\u00e9penses de ses salari\u00e9s, et ces derniers n\u2019ont plus \u00e0 avancer de frais.<\/p>\n

En savoir plus :<\/strong> Pourquoi octroyer une carte affaires \u00e0 vos salari\u00e9s ?<\/a><\/p>\n

Quels moyens de paiement \u00e0 l\u2019\u00e9tranger\u00a0?<\/h2>\n

Le mieux est de fournir au salari\u00e9 une carte entreprise.<\/strong> Le collaborateur en d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger r\u00e9alise alors ses d\u00e9penses de mani\u00e8re autonome. Le chef d\u2019entreprise a acc\u00e8s en temps r\u00e9el aux op\u00e9rations, et peut contr\u00f4ler la carte \u00e0 distance.<\/p>\n

La carte affaires doit cependant \u00eatre correctement param\u00e9tr\u00e9e avant le d\u00e9part.<\/strong> Il est alors ais\u00e9 d\u2019appliquer la politique de d\u00e9penses de l\u2019entreprise. Les 55 param\u00e8tres de la carte Visa Business manager.one<\/a> sont par exemple enti\u00e8rement param\u00e9trables \u00e0 distance.<\/p>\n

Il faut veiller \u00e0 accorder des plafonds suffisants au salari\u00e9 en voyage d\u2019affaires<\/strong>, afin qu\u2019il ne se trouve pas bloqu\u00e9. Les cartes bancaires param\u00e9trables en temps r\u00e9el sont \u00e0 privil\u00e9gier, pour ne pas d\u00e9pendre de la disponibilit\u00e9 du banquier en cas de probl\u00e8me.<\/p>\n

Enfin, attention aux frais \u00e0 l\u2019international<\/strong>. L\u2019entreprise doit choisir une carte supportant peu ou pas de frais \u00e0 l\u2019\u00e9tranger, pour \u00e9viter d\u2019alourdir le budget. Le co\u00fbt du taux de change de la carte est \u00e0 surveiller.<\/p>\n

Les risques du d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger<\/h2>\n

Le d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger n\u2019est pas exempt de risques pour le collaborateur et son entreprise. Accidents, vols, annulation de vols, probl\u00e8mes de sant\u00e9\u2026 Des impr\u00e9vus peuvent vite survenir. Il est plus difficile de g\u00e9rer une situation comme celle-ci \u00e0 l\u2019\u00e9tranger.<\/p>\n

Les impr\u00e9vus en d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger peuvent faire perdre de l\u2019argent \u00e0 l\u2019entreprise, contrainte d\u2019avancer de nouveaux frais<\/strong>. En outre, la perte de temps induite par ces impr\u00e9vus nuit \u00e0 la rentabilit\u00e9 du voyage.<\/strong><\/p>\n

Fort heureusement, la plupart des cartes entreprise pr\u00e9voient une assurance \u00e0 l\u2019international<\/strong>. Celle-ci ouvre g\u00e9n\u00e9ralement l\u2019aide juridique, le rapatriement ou le remboursement de frais.<\/p>\n

Octroyer des cartes affaires aux collaborateurs en voyage d\u2019affaires permet de les prot\u00e9ger, tout en r\u00e9duisant le co\u00fbt du d\u00e9placement pour l\u2019entreprise.<\/p>\n

Peut-on r\u00e9cup\u00e9rer la TVA \u00e9trang\u00e8re\u00a0?<\/h2>\n

R\u00e9cup\u00e9rer la TVA \u00e9trang\u00e8re contribue \u00e0 r\u00e9duire le co\u00fbt des voyages d\u2019affaires<\/a>. Les r\u00e8gles en mati\u00e8re de TVA peuvent s\u2019av\u00e9rer particuli\u00e8rement complexes. Elles doivent \u00eatre bien comprises.<\/p>\n

TVA intracommunautaire\u00a0: les pays concern\u00e9s<\/h3>\n

Il est possible de r\u00e9cup\u00e9rer la TVA pay\u00e9e dans l\u2019un des 27 pays de l\u2019Union Europ\u00e9enne\u00a0<\/strong>: l\u2019Allemagne, l\u2019Autriche, la Belgique, la Bulgarie, Chypre, la Croatie, le Danemark, l\u2019Espagne, l\u2019Estonie, la Finlande, la France, la Gr\u00e8ce, la Hongrie, l\u2019Irlande, l\u2019Italie, la Lettonie, la Lituanie, le Luxembourg, Malte, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, la R\u00e9publique tch\u00e8que, la Roumanie, la Slovaquie, la Slov\u00e9nie et la Su\u00e8de.\u00a0Pour rappel, le Royaume-Uni a quitt\u00e9 l\u2019Union Europ\u00e9enne en 2020.<\/p>\n

On parle alors de TVA intracommunautaire<\/strong>. Toutes les entreprises europ\u00e9ennes disposent d\u2019un num\u00e9ro de TVA intracommunautaire. Le syst\u00e8me est ainsi harmonis\u00e9 \u00e0 l\u2019\u00e9chelle europ\u00e9enne.<\/strong><\/p>\n

Les conditions pour r\u00e9cup\u00e9rer la TVA intracommunautaire<\/h3>\n

L\u2019entreprise souhaitant r\u00e9cup\u00e9rer la TVA pay\u00e9e \u00e0 l\u2019occasion d\u2019un d\u00e9placement professionnel \u00e0 l\u2019\u00e9tranger<\/strong> doit remplir les conditions suivantes\u00a0:<\/p>\n