{"id":1134,"date":"2020-07-13T08:00:58","date_gmt":"2020-07-13T06:00:58","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=1134"},"modified":"2023-09-08T14:40:38","modified_gmt":"2023-09-08T12:40:38","slug":"facture-fournisseur-perdue","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/facture-fournisseur-perdue\/","title":{"rendered":"Facture manquante en comptabilit\u00e9 : comment g\u00e9rer les risques et enregistrer les d\u00e9penses ?"},"content":{"rendered":"<p><strong>La r\u00e9glementation applicable aux factures fournisseur est particuli\u00e8rement s\u00e9v\u00e8re. Elles\u00a0doivent en effet \u00eatre conserv\u00e9es dans les conditions d\u00e9finies par la loi. Dans le cas contraire, en cas de contr\u00f4le URSSAF ou de contr\u00f4le fiscal, l\u2019entreprise s\u2019expose \u00e0 un redressement.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Il peut arriver qu\u2019une facture fournisseur soit perdue. Cette situation peut s\u2019av\u00e9rer probl\u00e9matique si l\u2019entreprise ne prend pas \u00e0 temps les bons r\u00e9flexes. Quelle est la marche \u00e0 suivre en cas de facture fournisseur perdue\u00a0?<\/strong><\/p>\n<h2>Facture fournisseur perdue\u00a0: quels risques pour l\u2019entreprise\u00a0?<\/h2>\n<p><a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/affichCodeArticle.do;jsessionid=71E9280A527C4C5382C4A5AC0E1690D0.tplgfr31s_2?cidTexte=LEGITEXT000006069577&amp;idArticle=LEGIARTI000041471177&amp;dateTexte=20200504&amp;categorieLien=cid#LEGIARTI000041471177\">L\u2019article 289 du Code G\u00e9n\u00e9ral des Imp\u00f4ts<\/a> est sans ambigu\u00eft\u00e9\u00a0: <strong>les entreprises doivent conserver toutes les factures de vente et d\u2019achat.<\/strong> Chaque op\u00e9ration doit pouvoir \u00eatre justifi\u00e9e par un document original.<\/p>\n<p><strong>La perte d\u2019une facture fournisseur s\u2019av\u00e8re donc probl\u00e9matique.<\/strong><\/p>\n<p>Les charges justifi\u00e9es et r\u00e9alis\u00e9es dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise peuvent \u00eatre d\u00e9duites du r\u00e9sultat fiscal. L\u2019entreprise peut, de fa\u00e7on compl\u00e9mentaire et dans certaines conditions, d\u00e9duire la TVA pay\u00e9e.<\/p>\n<p>Ces deux m\u00e9canismes de d\u00e9duction sont cependant soumis \u00e0 une tr\u00e8s forte obligation\u00a0: <strong>celle de pouvoir justifier les sommes engag\u00e9es.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Si l\u2019administration fiscale vient \u00e0 contr\u00f4ler l\u2019entreprise, l\u2019addition risque d\u2019\u00eatre sal\u00e9e.<\/strong> Outre l\u2019application de p\u00e9nalit\u00e9s, l\u2019administration r\u00e9int\u00e8grera dans l\u2019assiette de l\u2019imp\u00f4t toutes les sommes non justifi\u00e9es. L\u2019entreprise devra en outre<strong> reverser la TVA d\u00e9duite \u00e0 tort<\/strong>.<\/p>\n<p>En cas de <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/perte-justificatif-note-de-frais\/\">perte de justificatif de note de frais<\/a>, <strong>l\u2019entreprise peut \u00e9galement craindre des sanctions de l\u2019URSSAF<\/strong>. Les d\u00e9penses rembours\u00e9es aux salari\u00e9s seront passibles de cotisations sociales, de mani\u00e8re r\u00e9troactive, associ\u00e9es \u00e0 une amende. En effet, seules les notes de frais accompagn\u00e9es de justificatifs originaux sont exon\u00e9r\u00e9es de charges sociales.<\/p>\n<p>La r\u00e8gle est diff\u00e9rente pour les allocations forfaitaires, qui n\u2019ont pas besoin sous certaines limites d\u2019\u00eatre justifi\u00e9es dans leur montant.<\/p>\n<h2>La marche \u00e0 suivre en cas de facture perdue<\/h2>\n<h3>Demander un duplicata de la facture fournisseur<\/h3>\n<p>En cas de facture fournisseur perdue, l\u2019entreprise doit agir vite. <strong>Elle peut contacter le fournisseur et demander un duplicata de facture.<\/strong><\/p>\n<p>Il ne peut cependant exister qu\u2019une seule facture originale, qui doit servir de justificatif en comptabilit\u00e9. Dans ces conditions, le fournisseur n&rsquo;est autoris\u00e9 \u00e0 remettre qu&rsquo;<strong>un duplicata de facture<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Les duplicatas font l\u2019objet d\u2019une r\u00e9glementation stricte.<\/strong> Le fournisseur ne peut pas transmettre une simple r\u00e9impression, ou une photocopie en tout point identique \u00e0 la facture originale.<\/p>\n<p>Le duplicata doit remplacer la facture originale, tout en signalant clairement que cela est une copie.<strong> Il faut que ce document soit clairement diff\u00e9renci\u00e9 de l\u2019original,<\/strong> au moyen de tournures comme \u00ab copie d\u00e9livr\u00e9e \u00e0 la demande de l\u2019acheteur\u00a0\u00bb.<\/p>\n<p>Si l\u2019entreprise fournisseur n\u2019existe plus car elle a \u00e9t\u00e9 liquid\u00e9e, la d\u00e9marche est plus d\u00e9licate. Il faut se rapprocher du liquidateur.<\/p>\n<h3>\u00c9tablir une d\u00e9claration sur l\u2019honneur<\/h3>\n<p>En cas de perte du justificatif de note de frais, la derni\u00e8re solution reste de <strong>demander au salari\u00e9 d\u2019\u00e9tablir une d\u00e9claration sur l\u2019honneur<\/strong>. Celle-ci ne remplacera cependant jamais une facture originale. C\u2019est une hypoth\u00e8se qui doit rester <strong>extr\u00eamement exceptionnelle<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Le salari\u00e9 doit mentionner sur cette d\u00e9claration sur l\u2019honneur\u00a0:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Nom et pr\u00e9nom,<\/li>\n<li>Ses coordonn\u00e9es,<\/li>\n<li>Un expos\u00e9 des frais,<\/li>\n<li>La nature et le montant de frais avanc\u00e9s.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Elle doit en outre se terminer par une attestation : \u00ab J\u2019ai connaissance des sanctions p\u00e9nales encourues par l\u2019auteur d\u2019une fausse attestation \u00bb.<\/p>\n<p>La d\u00e9claration sur l\u2019honneur peut \u00eatre dactylographi\u00e9e ou manuscrite. <strong>Il n\u2019y a pas de r\u00e8gles de forme particuli\u00e8res, si ce n\u2019est les mentions obligatoires.<\/strong><\/p>\n<p>Le salari\u00e9 peut fournir, pour appuyer sa d\u00e9claration, <strong>un relev\u00e9 de compte bancaire faisant appara\u00eetre la d\u00e9pense<\/strong>. Les op\u00e9rations de nature personnelle peuvent bien entendu \u00eatre masqu\u00e9es. Le relev\u00e9 permettra de justifier de la date et du montant de la transaction.<\/p>\n<p><strong>Tout cela, on le r\u00e9p\u00e8te, doit rester tr\u00e8s occasionnel, pour des sommes minimes.<\/strong><\/p>\n<h2>Comment \u00e9viter, \u00e0 l\u2019avenir, les factures fournisseur perdues\u00a0?<\/h2>\n<p><strong>La perte d\u2019une facture fournisseur est plus courante qu\u2019on ne pourrait le penser.<\/strong><\/p>\n<p>Pour minimiser les risques et optimiser la gestion des d\u00e9penses professionnelles de votre entreprise, \u00e9quipez-vous d\u2019un outil ad\u00e9quat. <strong>Utiliser une gestion archa\u00efque avec l\u2019utilisation du papier et de tableurs Excel n\u2019est pas une solution viable \u00e0 long terme.<\/strong> Elle fait perdre du temps et de l\u2019argent \u00e0 votre entreprise.<\/p>\n<p>La solution manager.one vous permet d\u2019<a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/notes-de-frais\">abolir les notes de frais<\/a> et de g\u00e9rer vos justificatifs de mani\u00e8re d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e, en toute s\u00e9curit\u00e9.<\/p>\n<p>Les justificatifs sont scann\u00e9s par vos collaborateurs au fil de l\u2019eau. La technologie OCR permet d\u2019extraire automatiquement les donn\u00e9es essentielles du document, telles que le montant de TVA. <strong>L\u2019export en comptabilit\u00e9 est simple et ais\u00e9, et les factures ne sont plus \u00e9gar\u00e9es.<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La r\u00e9glementation applicable aux factures fournisseur est particuli\u00e8rement s\u00e9v\u00e8re. Elles\u00a0doivent en effet \u00eatre conserv\u00e9es dans les conditions d\u00e9finies par la loi. Dans le cas contraire, en cas de contr\u00f4le URSSAF ou de contr\u00f4le fiscal, l\u2019entreprise s\u2019expose \u00e0 un redressement. Il peut arriver qu\u2019une facture fournisseur soit perdue. 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