{"id":1112,"date":"2020-05-26T09:37:13","date_gmt":"2020-05-26T07:37:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=1112"},"modified":"2023-09-08T14:42:16","modified_gmt":"2023-09-08T12:42:16","slug":"fausses-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/fausses-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Fausses notes de frais : comment lutter contre la fraude ?"},"content":{"rendered":"

La fraude aux fausses notes de frais est une pratique subie par de nombreuses entreprises. Selon une \u00e9tude men\u00e9e par l’entreprise KDS, pr\u00e8s de 15 % des entreprises sont victimes de ce probl\u00e8me.<\/strong><\/p>\n

De l\u2019ajout de quelques euros en plus sur une note, \u00e0 l\u2019utilisation de re\u00e7us enti\u00e8rement fictifs, la fraude aux notes de frais rev\u00eat des formes diverses et vari\u00e9es\u2026 Mais co\u00fbte tr\u00e8s cher aux entreprises\u00a0!<\/strong><\/p>\n

Fausse note de frais\u00a0: les combines bien connues<\/h2>\n

Les fausses notes de frais prennent de multiples formes, ce qui rend leur contr\u00f4le d\u2019autant plus difficile.<\/strong> Conna\u00eetre les combines les plus fr\u00e9quentes permet cependant d\u2019\u00eatre plus efficace.<\/p>\n

Les frais r\u00e9alis\u00e9s lors d\u2019un d\u00e9placement professionnel (transport, repas\u2026) \u00e9chappent particuli\u00e8rement au contr\u00f4le du chef d\u2019entreprise. C\u2019est le cas, par exemple, de la fraude aux indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/strong>. Certains salari\u00e9s n\u2019h\u00e9sitent pas \u00e0 gonfler le kilom\u00e9trage parcouru, pr\u00e9textant un rendez-vous impr\u00e9vu ou un d\u00e9tour n\u00e9cessaire.<\/p>\n

Les fausses notes de frais de restaurant<\/strong> sont \u00e9galement fr\u00e9quentes. Par exemple, le collaborateur invit\u00e9 au repas peut avoir la tentation de conserver le re\u00e7u, ou encore d\u2019inviter ses proches aux frais de l\u2019entreprise.<\/p>\n

D\u2019autres pratiques de fausse note de frais existent aussi, comme la transmission d\u2019un justificatif en double \u00e0 quelques mois d\u2019intervalle, tablant sur l\u2019inattention de l\u2019\u00e9quipe comptable.<\/p>\n

Bien s\u00fbr, la grande majorit\u00e9 des salari\u00e9s respecte l\u2019utilisation des notes de frais. Mais de l\u00e9g\u00e8res fraudes r\u00e9currentes peuvent faire perdre chaque ann\u00e9e beaucoup d\u2019argent \u00e0 l\u2019entreprise.<\/p>\n

Comment emp\u00eacher la fraude aux notes de frais\u00a0?<\/h2>\n

Miser sur la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais<\/h3>\n

Un tr\u00e8s grand nombre d\u2019entreprises demeurent \u00e0 l\u2019\u00e8re du papier et des documents Excel. Pourtant, cette solution ne permet ni de g\u00e9rer de mani\u00e8re optimale les notes de frais, ni de lutter efficacement contre l\u2019utilisation de fausses notes de frais.<\/strong><\/p>\n

D\u00e9mat\u00e9rialiser et centraliser l\u2019information permet au contraire de r\u00e9duire le risque de fraude aux notes de frais<\/strong>. Il est en effet plus facile d\u2019analyser et de surveiller des donn\u00e9es regroup\u00e9es dans le Cloud.<\/p>\n

La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais pr\u00e9sente de multiples avantages<\/strong>. Elle est \u00e9conomique, permet d\u2019\u00e9viter des erreurs, simplifie les process et fait gagner du temps.<\/p>\n

Renforcer la politique de d\u00e9penses de l\u2019entreprise<\/h3>\n

La politique de d\u00e9penses est un document permettant de r\u00e9guler le remboursement des frais professionnels dans l\u2019entreprise.<\/strong> L\u2019objectif ici est d\u2019harmoniser au maximum le traitement des notes de frais, pour \u00e9viter des pertes de temps et de donn\u00e9es.<\/p>\n

La politique de d\u00e9penses peut \u00eatre un moyen efficace d\u2019emp\u00eacher la fraude aux notes de frais dans l\u2019entreprise<\/strong>. Ce document peut par exemple pr\u00e9voir des plafonds stricts, mais adapt\u00e9s \u00e0 la nature de la d\u00e9pense. Il est \u00e9galement possible de limiter le nombre de fournisseurs autoris\u00e9s, ou encore de poser des restrictions quant au confort des voyageurs (seconde classe, h\u00f4tels abordables\u2026). Il appara\u00eet important ici que la direction montre l\u2019exemple.<\/p>\n

En outre, la politique de d\u00e9penses peut pr\u00e9voir des contr\u00f4les al\u00e9atoires approfondis<\/strong>. L\u2019\u00e9quipe comptable n\u2019a sans doute pas le temps ni les moyens de contr\u00f4ler attentivement toutes les notes de frais, mais la menace d\u2019un contr\u00f4le al\u00e9atoire peut \u00eatre dissuasive. Les contr\u00f4les peuvent enti\u00e8rement reposer sur le hasard. Il est \u00e9galement possible de se baser sur des tableaux de bord Excel pour d\u00e9terminer des co\u00fbts moyens, et ainsi rep\u00e9rer plus facilement les montants anormaux.<\/p>\n

Mettre fin aux notes de frais dans l\u2019entreprise<\/h3>\n

Le meilleur moyen d\u2019emp\u00eacher la fraude aux notes de frais dans l\u2019entreprise reste de traiter le probl\u00e8me \u00e0 sa source. En distribuant des cartes affaires aux salari\u00e9s de l\u2019entreprise<\/a>, ceux-ci r\u00e9alisent en toute autonomie leurs d\u00e9penses professionnelles.<\/strong> Les cartes sont reli\u00e9es au compte de l\u2019entreprise, et les salari\u00e9s n\u2019avancent plus de frais.<\/p>\n

L\u2019entreprise qui adopte cette solution lutte alors efficacement contre les fausses notes de frais<\/strong>. Elle gagne en outre du temps et de l\u2019argent en supprimant le traitement redondant des notes de frais.<\/p>\n

Distribuer des cartes Visa Business manager.one<\/a> aux salari\u00e9s de l\u2019entreprise est sans risque pour l\u2019entreprise.<\/strong> En effet, chaque carte affect\u00e9e \u00e0 un collaborateur est enti\u00e8rement param\u00e9trable \u00e0 distance par le chef d\u2019entreprise. Ce dernier peut fixer des plafonds, d\u00e9finir des limites d\u2019utilisation et exiger le scan d\u2019un justificatif apr\u00e8s la d\u00e9pense.<\/p>\n

Abolissez d\u00e9finitivement les notes de frais avec manager.one<\/a>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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