{"id":1110,"date":"2020-09-28T08:00:53","date_gmt":"2020-09-28T06:00:53","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=1110"},"modified":"2023-09-08T14:39:05","modified_gmt":"2023-09-08T12:39:05","slug":"depenses-salaries","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/depenses-salaries\/","title":{"rendered":"Comment (mieux) contr\u00f4ler les d\u00e9penses de vos salari\u00e9s ?"},"content":{"rendered":"

La gestion des d\u00e9penses des salari\u00e9s est un enjeu majeur pour les entreprises. \u00c0 mesure que la taille de l\u2019entreprise cro\u00eet, il devient indispensable de se doter d\u2019une proc\u00e9dure claire et fiable de gestion des notes de frais. L\u2019objectif\u00a0: gagner du temps, \u00e9viter les pertes d\u2019information et emp\u00eacher les abus.<\/strong><\/p>\n

Voici cinq fa\u00e7ons efficaces de (mieux) contr\u00f4ler les d\u00e9penses des salari\u00e9s.<\/strong><\/p>\n

Encadrer la proc\u00e9dure de remboursement des notes de frais<\/h2>\n

Rien de mieux qu\u2019une politique de d\u00e9penses dans l\u2019entreprise pour mieux contr\u00f4ler les d\u00e9penses des salari\u00e9s.<\/strong><\/p>\n

La politique de d\u00e9penses est un document interne permettant de r\u00e9guler les d\u00e9penses des salari\u00e9s.<\/strong> Elle encadre la proc\u00e9dure de remboursement des notes de frais. L\u2019objectif\u00a0: harmoniser au maximum le traitement des notes de frais dans l\u2019entreprise, pour \u00e9viter des pertes de temps et de donn\u00e9es.<\/p>\n

Ainsi, la politique de d\u00e9penses de l\u2019entreprise peut imposer un d\u00e9lai de soumission des notes de frais<\/strong>. Cela \u00e9vite l\u2019entreprise de courir apr\u00e8s les notes de frais et justificatifs qui se font attendre.<\/p>\n

Il est \u00e9galement possible de pr\u00e9voir dans la politique de d\u00e9penses un document standard \u00e0 remplir<\/strong>, commun \u00e0 tous les salari\u00e9s pour demander remboursement.<\/p>\n

La politique de d\u00e9penses doit \u00eatre un document aussi clair et concis que possible<\/strong>. Si tel est le cas, elle permet d’optimiser efficacement la gestion des notes de frais<\/a>.<\/p>\n

Fixer des plafonds pour les d\u00e9penses des salari\u00e9s<\/h2>\n

La politique de d\u00e9penses de l\u2019entreprise peut \u00e9galement fixer un budget par type de d\u00e9pense<\/strong>. Par exemple, l\u2019entreprise peut d\u00e9cider de plafonner le prix des nuits d\u2019h\u00f4tel ou du mat\u00e9riel informatique.<\/p>\n

Si la politique de d\u00e9penses est correctement communiqu\u00e9e aux salari\u00e9s, ceux-ci ne risquent plus de faire des d\u00e9penses exag\u00e9r\u00e9es. S\u2019ils persistent\u2026 ils n\u2019obtiendront pas remboursement du surplus.<\/strong><\/p>\n

Attention cependant\u00a0: il est important de veiller \u00e0 fixer des plafonds r\u00e9alistes, adapt\u00e9s \u00e0 la nature de la d\u00e9pense.<\/strong><\/p>\n

Centraliser la r\u00e9cup\u00e9ration des justificatifs<\/h2>\n

Pour \u00e9viter la perte de justificatifs et un traitement des d\u00e9penses des salari\u00e9s qui n\u2019en finit plus, la politique de d\u00e9penses de l\u2019entreprise doit permettre de centraliser au maximum les justificatifs<\/strong>.<\/p>\n

Ainsi, si l\u2019entreprise utilise encore des justificatifs papier, elle peut mettre en place une bannette d\u00e9di\u00e9e.<\/strong> Tous les salari\u00e9s d\u00e9poseront leurs justificatifs au m\u00eame endroit.<\/p>\n

Si les justificatifs des d\u00e9penses des salari\u00e9s sont d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s, l\u2019entreprise peut cr\u00e9er une bo\u00eete mail d\u00e9di\u00e9e.<\/strong> Tous les PDF iront alors au m\u00eame endroit.<\/p>\n

Le mieux serait cependant d\u2019utiliser un outil num\u00e9rique<\/strong> capable de traiter l\u2019ensemble de la proc\u00e9dure des notes de frais.<\/p>\n

Lutter avec fermet\u00e9 contre la fraude aux notes de frais<\/h2>\n

La fraude aux notes de frais co\u00fbte chaque ann\u00e9e tr\u00e8s cher aux entreprises.<\/strong> Des salari\u00e9s peu scrupuleux n\u2019h\u00e9sitent pas \u00e0 \u00e9tablir de fausses notes de frais, ou \u00e0 gonfler artificiellement leurs d\u00e9penses.<\/p>\n

Par exemple, l\u2019exag\u00e9ration du montant des frais kilom\u00e9triques par les employ\u00e9s est un grand classique, de m\u00eame que la transmission d\u2019un re\u00e7u en double.<\/p>\n

Le meilleur moyen de lutter contre la fraude aux notes de frais reste de traiter le probl\u00e8me \u00e0 sa source<\/strong>. Abolir les notes de frais et se tourner vers des moyens de paiements modernes et s\u00e9curis\u00e9s <\/strong>appara\u00eet comme la solution reine.<\/p>\n

Fournir des cartes affaires pour les d\u00e9penses des salari\u00e9s<\/h2>\n

Contr\u00f4ler les d\u00e9penses des salari\u00e9s devient un jeu d\u2019enfants avec les cartes affaires<\/a>.<\/strong><\/p>\n

Gr\u00e2ce \u00e0 des cartes connect\u00e9es au compte de l\u2019entreprise, les salari\u00e9s g\u00e8rent en autonomie et en toute s\u00e9curit\u00e9 leurs d\u00e9penses professionnelles.<\/strong> Ils n\u2019ont plus \u00e0 avancer de frais, et l\u2019entreprise est d\u00e9lest\u00e9e du traitement des notes de frais.<\/p>\n

L\u2019octroi de cartes Visa Business manager.one<\/a> aux salari\u00e9s ne pr\u00e9sente aucun risque<\/strong>. Le chef d\u2019entreprise pilote l\u2019ensemble des cartes de l\u2019entreprise depuis son tableau de bord personnel. Il fixe des plafonds de paiement et de retraite, limite l\u2019utilisation de la carte \u00e0 certains jours de la semaine ou certains cr\u00e9neaux horaires, ou encore interdit les d\u00e9penses chez certains commer\u00e7ants. Les cartes sont param\u00e9tr\u00e9es en temps r\u00e9el.<\/strong><\/p>\n

Le recours aux cartes virtuelles est \u00e9galement possible<\/strong>. Celles-ci permettent notamment d\u2019attribuer aux salari\u00e9s des cartes affect\u00e9es \u00e0 un usage pr\u00e9cis.<\/p>\n

Avec manager.one, dites adieu \u00e0 la gestion chronophage et co\u00fbteuse des notes de frais<\/a>.<\/p>\n

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