{"id":1108,"date":"2020-06-24T07:00:47","date_gmt":"2020-06-24T05:00:47","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=1108"},"modified":"2023-09-08T14:40:47","modified_gmt":"2023-09-08T12:40:47","slug":"avances-sur-frais-professionnels","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/avances-sur-frais-professionnels\/","title":{"rendered":"Avances sur frais professionnels : ce qu’il faut savoir"},"content":{"rendered":"

Les salari\u00e9s amen\u00e9s \u00e0 effectuer un d\u00e9placement professionnel\u00a0ont parfois contraints d\u2019avancer des sommes cons\u00e9quentes. Cette situation devient probl\u00e9matique lorsque l\u2019entreprise prend plusieurs semaines \u00e0 proc\u00e9der au remboursement des sommes.<\/strong><\/p>\n

Pour \u00e9viter que le salari\u00e9 ne p\u00e2tisse de cette situation, il est possible de proc\u00e9der \u00e0\u00a0des avances sur frais professionnels, qu’elles soient permanentes ou ponctuelles.<\/strong><\/p>\n

Qu\u2019est-ce qu\u2019une avance sur frais professionnels\u00a0?<\/h2>\n

D\u00e9finition de l\u2019avance sur frais professionnels<\/h3>\n

Les avances sur frais professionnels constituent une r\u00e9ponse pratique \u00e0 l\u2019impact financier des voyages d\u2019affaires<\/a> sur les salari\u00e9s.<\/p>\n

L\u2019entreprise avance dans ce cas une somme d\u2019agent \u00e0 un collaborateur avant son d\u00e9part en d\u00e9placement professionnel.<\/strong> Cela permet de r\u00e9duire la tension sur la tr\u00e9sorerie personnelle du salari\u00e9<\/strong>. C\u2019est particuli\u00e8rement le cas lorsque les d\u00e9penses engag\u00e9es sont disproportionn\u00e9es au salaire, ou que le d\u00e9placement professionnel s’\u00e9tend en longueur.<\/p>\n

Le salari\u00e9 utilise librement cette somme d\u2019argent lors de son voyage d\u2019affaires<\/strong>. Le montant de l\u2019avance se base sur une estimation des d\u00e9penses \u00e0 r\u00e9aliser. C\u2019est donc l\u2019inverse du remboursement au r\u00e9el bas\u00e9 sur une note de frais.<\/p>\n

Si l\u2019enveloppe accord\u00e9e au salari\u00e9 s\u2019av\u00e8re trop faible, l\u2019entreprise verse l\u2019exc\u00e9dent \u00e0 son collaborateur \u00e0 son retour.<\/strong> Dans le cas contraire, ce dernier r\u00e9troc\u00e8de le trop-per\u00e7u<\/strong>, soit en direct, soit par pr\u00e9l\u00e8vement sur son prochain salaire.<\/p>\n

Pour justifier du montant r\u00e9el des d\u00e9penses, le salari\u00e9 doit bien entendu conserver tous les justificatifs.<\/strong> Il doit en outre, \u00e0 son retour, \u00e9tablir une note de frais<\/a> dans les conditions habituelles<\/strong>.<\/p>\n

Avances sur frais professionnels\u00a0: avance permanente ou ponctuelle\u00a0?<\/h3>\n

Il existe deux types d\u2019avances sur frais professionnels\u00a0: l\u2019avance permanente et l\u2019avance ponctuelle.<\/strong><\/p>\n

L\u2019avance permanente consiste \u00e0 verser chaque mois au salari\u00e9, en m\u00eame temps que son salaire, une enveloppe budg\u00e9taire fixe<\/strong>. Elle est inscrite dans son contrat de travail, et s\u2019applique pour toute sa dur\u00e9e. Elle est souvent n\u00e9goci\u00e9e \u00e0 l\u2019embauche<\/strong>, pour les postes n\u00e9cessitent des d\u00e9placements fr\u00e9quents et\/ou longs. Ainsi, l\u2019avance permanente sur frais est particuli\u00e8rement fr\u00e9quente chez les commerciaux.<\/p>\n

Le montant de l\u2019avance permanente d\u00e9pend d\u2019une estimation pr\u00e9cise des montants n\u00e9cessaires \u00e0 la r\u00e9alisation de la mission salari\u00e9e. Il est d\u00e9termin\u00e9 par conjoint accord entre le salari\u00e9 et son employeur. Cela ne dispense pas le collaborateur de remplir chaque mois une note de frais.<\/p>\n

L\u2019entreprise peut \u00e9galement avoir recours \u00e0 l\u2019avance ponctuelle<\/strong>. Dans ce cas, l\u2019entreprise verse sur le compte bancaire du salari\u00e9 une somme suppos\u00e9e couvrir les frais n\u00e9cessaires pour une mission donn\u00e9e. Le salari\u00e9 \u00e9dite \u00e0 son retour une note de frais, et pourra alors obtenir si besoin un compl\u00e9ment.<\/p>\n

L\u2019avance ponctuelle permet de r\u00e9pondre \u00e0 des d\u00e9penses passag\u00e8res, dans le cadre d\u2019une mission temporaire.<\/strong><\/p>\n

Comment r\u00e9duire le recours aux avances sur frais\u00a0?<\/h2>\n

Les inconv\u00e9nients des avances sur frais<\/h3>\n

Les avances sur frais professionnels ne comportent pas que des avantages.<\/p>\n

Il est tout d’abord difficile d\u2019estimer avec pr\u00e9cision les d\u00e9penses des collaborateurs<\/strong>. Il est certain qu\u2019il faudrait soit indemniser davantage le salari\u00e9, soit lui demander un remboursement. Impossible d\u2019estimer parfaitement le montant de l\u2019avance sur frais\u00a0!<\/p>\n

Les avances sur frais professionnels n\u2019emp\u00eachent donc pas l\u2019\u00e9tablissement et le traitement des notes de frais.<\/strong> Ces proc\u00e9dures-l\u00e0 sont aussi chronophages que redondantes pour l\u2019entreprise et ses salari\u00e9s. En outre, les notes de frais co\u00fbtent cher.<\/p>\n

Enfin, l\u2019entreprise n\u2019a dans cette situation aucune maitrise du co\u00fbt des voyages d\u2019affaires<\/strong>. C\u2019est d\u2019autant plus vrai si elle n\u2019a pas mis en place une politique de d\u00e9penses permettant de r\u00e9guler les frais professionnels des salari\u00e9s. Ce document permet par exemple de fixer des plafonds par cat\u00e9gorie de d\u00e9pense.<\/p>\n

Les alternatives aux avances sur frais<\/h3>\n

Les avances sur frais professionnels ne sont pas une fatalit\u00e9. L\u2019entreprise dispose de moyens plus modernes et s\u00e9curis\u00e9s pour faire face aux frais de d\u00e9placement<\/a> de ses collaborateurs.<\/strong><\/p>\n

Ainsi, en distribuant des cartes affaires \u00e0 ses salari\u00e9s, l\u2019entreprise se d\u00e9leste du douloureux traitement des notes de frais.<\/strong> Les cartes sont reli\u00e9es au compte bancaire de l\u2019entreprise\u00a0: les salari\u00e9s n\u2019ont plus \u00e0 avancer de frais.<\/strong> Ils effectuent en toute autonomie leurs d\u00e9penses professionnelles.<\/p>\n

Octroyer des cartes Visa Business manager.one<\/a> \u00e0 ses salari\u00e9s est sans risque<\/strong>. En effet, le chef d\u2019entreprise dispose du total contr\u00f4le des cartes \u00e0 distance, en temps r\u00e9el.<\/strong> Depuis son tableau de bord, il peut ainsi rendre le justificatif obligatoire, fixer des plafonds et interdire certaines d\u00e9penses.<\/p>\n

L\u2019usage de cartes virtuelles, plafonn\u00e9es ou non, \u00e0 usage unique ou multiple, est \u00e9galement une excellente id\u00e9e.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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