{"id":1106,"date":"2020-05-06T09:23:44","date_gmt":"2020-05-06T07:23:44","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=1106"},"modified":"2023-09-08T14:41:55","modified_gmt":"2023-09-08T12:41:55","slug":"notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Notes de frais : le guide complet"},"content":{"rendered":"<p><strong>Rares sont les entreprises qui \u00e9chappent aux notes de frais. Utilis\u00e9es par les salari\u00e9s pour obtenir remboursement de leurs d\u00e9penses professionnelles, elles sont ensuite valid\u00e9es par les managers puis enregistr\u00e9es par l\u2019\u00e9quipe comptable.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Les entreprises doivent mettre en place des proc\u00e9d\u00e9s fiables et efficaces de gestion des notes de frais.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Ce guide complet des notes de frais traite les questions suivantes\u00a0:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#1\">Qu\u2019est-ce qu\u2019une note de frais\u00a0?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#2\">Comment faire une note de frais\u00a0?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#3\">Les r\u00e8gles de remboursement des frais professionnels<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#4\">La r\u00e9cup\u00e9ration de la TVA sur les notes de frais<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#5\">Comment comptabiliser les notes de frais\u00a0?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#6\">Comment optimiser la gestion des d\u00e9penses d\u2019entreprise\u00a0?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#7\">La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#8\">Qu\u2019est-ce que les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques\u00a0?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#9\">Existe-t-il des alternatives pour g\u00e9rer les d\u00e9penses professionnelles\u00a0?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#10\">Lutter contre la fraude aux fausses notes de frais<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h2 id=\"1\">Qu\u2019est-ce qu\u2019une note de frais\u00a0?<\/h2>\n<h3>D\u00e9finition de la note de frais<\/h3>\n<p><strong>Une note de frais d\u00e9signe le document sur lequel le salari\u00e9 rappelle l\u2019ensemble des frais professionnels expos\u00e9s au cours d\u2019une p\u00e9riode donn\u00e9e.<\/strong><\/p>\n<p>Lors de l\u2019exercice de son activit\u00e9 professionnelle, <strong>un salari\u00e9 peut en effet \u00eatre amen\u00e9 \u00e0 r\u00e9aliser des d\u00e9penses au nom et pour le compte de l\u2019entreprise.<\/strong> Dans ce cas, l\u2019employeur est tenu de les lui rembourser. Il peut opter pour <strong>un remboursement au r\u00e9el, ou bien un remboursement forfaitaire<\/strong>.<\/p>\n<p>Les frais professionnels peuvent prendre des natures vari\u00e9es\u00a0: <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/frais-deplacement\/\">frais de d\u00e9placement<\/a>, frais de repas, frais d\u2019h\u00e9bergement, fournitures\u2026 Ils concernent surtout les salari\u00e9s amen\u00e9s \u00e0 se d\u00e9placer r\u00e9guli\u00e8rement, dans le cadre d\u2019<strong>un d\u00e9placement professionnel<\/strong> ou d\u2019<a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/cout-voyage-affaires\/\"><strong>un voyage d\u2019affaires<\/strong><\/a>.<\/p>\n<h3>Validit\u00e9 de la note de frais<\/h3>\n<p><strong>Les notes de frais font l\u2019objet d\u2019un strict encadrement par la loi<\/strong>. L\u2019objectif\u00a0: lutter contre les d\u00e9penses fictives et les r\u00e9mun\u00e9rations d\u00e9guis\u00e9es. Les contr\u00f4les URSSAF et les contr\u00f4les fiscaux se montrent particuli\u00e8rement pointilleux sur la question.<\/p>\n<p>Les d\u00e9penses mentionn\u00e9es sur les notes de frais doivent ainsi <strong>r\u00e9pondre aux conditions suivantes<\/strong>\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Elles doivent correspondre \u00e0 des frais engag\u00e9s dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise.<\/li>\n<li>Elles doivent \u00eatre <strong>justifi\u00e9es<\/strong> par les besoins de l\u2019activit\u00e9.<\/li>\n<li>Elles ne doivent pas \u00eatre d\u00e9raisonnables.<\/li>\n<li>Elles doivent \u00eatre appuy\u00e9es par des <strong>justificatifs<\/strong> de nature \u00e0 prouver leur existence.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>La gestion et le remboursement des notes de frais font partie du quotidien des chefs d\u2019entreprise et de leurs \u00e9quipes administratives<\/strong>. \u00c0 mesure que le nombre de notes de frais \u00e0 traiter cro\u00eet, il est essentiel de mettre en place une solide organisation. En outre, les r\u00e8gles fiscales, sociales et juridiques doivent \u00eatre bien connues.<\/p>\n<h3>Les d\u00e9penses professionnelles concern\u00e9es<\/h3>\n<p>Les frais professionnels r\u00e9capitul\u00e9s sur les notes de frais des salari\u00e9s peuvent prendre diverses natures\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/frais-deplacement\/\"><strong>Les frais de d\u00e9placement<\/strong><\/a>, pour des rendez-vous en dehors du lieu de travail habituel (avion, taxi, train\u2026),<\/li>\n<li><strong>Les frais de restauration<\/strong>,<\/li>\n<li><strong>Les frais de logement<\/strong> \u00e0 l\u2019occasion d\u2019<a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/cout-voyage-affaires\/\">un voyage d\u2019affaires<\/a>,<\/li>\n<li><strong>Les frais de r\u00e9ception<\/strong>, par exemple lors d\u2019un repas avec des clients en restaurant,<\/li>\n<li><strong>Les cadeaux<\/strong> offerts aux clients et partenaires\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<p>Certaines d\u00e9penses sont plus encadr\u00e9es par la loi que d\u2019autres.<\/p>\n<h2 id=\"2\">Comment faire une note de frais\u00a0?<\/h2>\n<h3>La forme des notes de frais<\/h3>\n<p>La loi n\u2019impose pas de forme particuli\u00e8re aux notes de frais.<\/p>\n<p><strong>L\u2019entreprise choisit la fa\u00e7on dont ses salari\u00e9s vont r\u00e9diger des notes de frais<\/strong>. Elles peuvent \u00eatre \u00e9tablies \u00e0 la main, sur un tableau Excel, ou encore sur un logiciel sp\u00e9cialis\u00e9. Il est possible pour l&rsquo;entreprise de <strong>pr\u00e9voir un document standard<\/strong>, impos\u00e9 \u00e0 tous les salari\u00e9s. L&rsquo;objectif ici est d&rsquo;harmoniser au maximum la proc\u00e9dure de remboursement des notes de frais, afin de gagner du temps.<\/p>\n<p>Les solutions num\u00e9riques permettent un gain d&rsquo;efficacit\u00e9 ind\u00e9niable.<\/p>\n<h3>Une note de frais = un justificatif<\/h3>\n<p>Pour pouvoir \u00eatre rembours\u00e9e, <strong>la note de frais est obligatoirement accompagn\u00e9e d\u2019un justificatif de nature \u00e0 prouver la r\u00e9alit\u00e9 de la d\u00e9pense engag\u00e9e<\/strong>. Le document doit \u00eatre un original. Cela peut \u00eatre une facture ou un re\u00e7u. <strong>Une exception demeure s&rsquo;agissant des frais rembours\u00e9s de mani\u00e8re forfaitaire<\/strong> : sous certains plafonds, l&rsquo;entreprise n&rsquo;a pas \u00e0 pr\u00e9senter de justificatifs.<\/p>\n<p><strong>Lors d\u2019un contr\u00f4le URSSAF ou un contr\u00f4le fiscal, l\u2019entreprise est tenue de pr\u00e9senter tous les justificatifs de notes de frais rembours\u00e9es au r\u00e9el.<\/strong> Cela permet de v\u00e9rifier que les d\u00e9penses sont bien r\u00e9elles, justifi\u00e9es et exon\u00e9r\u00e9es de cotisations sociales.<\/p>\n<p><strong>Si l\u2019entreprise n\u2019est pas en possession de ces justificatifs, elle risque un redressement<\/strong>. L\u2019administration fiscale pourrait reconstituer l\u2019assiette de l\u2019imp\u00f4t en r\u00e9int\u00e9grant toutes les d\u00e9penses d\u00e9duites ill\u00e9galement du r\u00e9sultat. La d\u00e9duction de la TVA pourrait \u00e9galement \u00eatre remise en cause. Enfin, l\u2019URSSAF pourrait demander le paiement des cotisations sociales sur toutes les d\u00e9penses rembours\u00e9es aux salari\u00e9s alors qu\u2019elles n\u2019\u00e9taient pas justifi\u00e9es.<\/p>\n<h3>Que faire en cas de perte de justificatif de note de frais\u00a0?<\/h3>\n<p><strong>La perte du justificatif de note de frais est une situation plus courante qu\u2019on ne pourrait le penser.<\/strong> Une \u00e9tude a montr\u00e9 que pr\u00e8s de 30 % des salari\u00e9s renoncent au remboursement de leurs frais car ils ont perdu les justificatifs.<\/p>\n<p>Plusieurs solutions existent en cas de perte du justificatif de note de frais.<\/p>\n<p>La premi\u00e8re\u00a0: <strong>solliciter le fournisseur pour un second justificatif, si cela est possible<\/strong>. C\u2019est la solution la plus efficace.<\/p>\n<p>Il peut \u00eatre tol\u00e9r\u00e9, pour les petites d\u00e9penses, de <strong>pr\u00e9senter un relev\u00e9 de compte bancaire ou de carte bancaire<\/strong>. Celui-ci doit mentionner la date et le montant de la transaction. Il doit \u00eatre accompagn\u00e9 d\u2019un document annexe apportant des pr\u00e9cisions sur la nature du bien ou du service concern\u00e9. Cela ne remplace cependant pas un justificatif.<\/p>\n<p>Enfin, si aucune des solutions ci-dessus ne convient, <strong>le salari\u00e9 peut r\u00e9diger une d\u00e9claration sur l\u2019honneur<\/strong>. C\u2019est la solution la moins efficace. Cela doit rester extr\u00eamement occasionnel, et ne concerner que des sommes peu \u00e9lev\u00e9es.<\/p>\n<p><strong>En savoir plus :<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/perte-justificatif-note-de-frais\/\">Perte du justificatif de note de frais : que faire ?<\/a><\/p>\n<h3>Le d\u00e9lai pour \u00e9tablir et rembourser des notes de frais<\/h3>\n<p>Le remboursement des notes de frais est soumis \u00e0 la prescription quinquennale. Cela signifie que l\u2019employeur dispose de 5 ans pour rembourser le salari\u00e9 apr\u00e8s pr\u00e9sentation de la note de frais.<\/p>\n<p>S\u2019agissant du d\u00e9lai d\u2019\u00e9tablissement des notes de frais, la loi ne pose aucune r\u00e8gle particuli\u00e8re. Tout d\u00e9pend ici de l\u2019organisation d\u00e9cid\u00e9e par l\u2019entreprise.<\/p>\n<h2 id=\"3\">Le cadre juridique des notes de frais<\/h2>\n<h3>Des sp\u00e9cificit\u00e9s pour certaines notes de frais<\/h3>\n<p>La loi r\u00e9glemente le remboursement de certaines d\u00e9penses professionnelles.<\/p>\n<p>S\u2019agissant des d\u00e9penses de restauration, il convient de mentionner le motif de l\u2019invitation et le nom des convives sur la note de frais. Le restaurant doit \u00e9galement \u00eatre clairement identifi\u00e9.<\/p>\n<p>Lorsque le salari\u00e9 ou le chef d\u2019entreprise utilisent leur v\u00e9hicule personnel pour les besoins de l\u2019entreprise, cela donne droit \u00e0 indemnisation de la part de l\u2019entreprise. On parle alors d<strong>\u2019indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques<\/strong>. Celles-ci r\u00e9pondent \u00e0 des r\u00e8gles particuli\u00e8res.<\/p>\n<p><strong>Les d\u00e9penses de logement sont quant \u00e0 elles remboursables par l\u2019entreprise \u00e0 condition que l\u2019une des deux conditions suivantes soit remplie\u00a0:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>Le salari\u00e9, eu \u00e9gard \u00e0 un \u00e9loignement sup\u00e9rieur \u00e0 50 kilom\u00e8tres, ne peut pas regagner son domicile.<\/li>\n<li>Le domicile du salari\u00e9 est faiblement desservi par les transports en commun, aboutissant \u00e0 un temps de trajet sup\u00e9rieur \u00e0 1h30.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La TVA sur ces d\u00e9penses n\u2019est pas d\u00e9ductible.<\/p>\n<p>Les autres frais engag\u00e9s dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise r\u00e9pondent aux conditions de droit commun\u00a0: <strong>\u00e9tablissement d\u2019une note de frais accompagn\u00e9e d\u2019un justificatif<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>En savoir plus :<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/remboursement-notes-de-frais\/\">Remboursement des notes de frais : quel cadre juridique ?<\/a><\/p>\n<h3>Les modalit\u00e9s de remboursement des notes de frais<\/h3>\n<p>Pour rembourser les notes de frais \u00e0 ses salari\u00e9s, l\u2019entreprise peut choisir entre\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Le remboursement des d\u00e9penses r\u00e9elles sur pr\u00e9sentation des justificatifs<\/strong><\/li>\n<li><strong>Le remboursement forfaitaire<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<p>Certaines professions ouvrent droit \u00e0 un mode alternatif de remboursement\u00a0: <strong>une d\u00e9duction forfaitaire sp\u00e9cifique sur le salaire<\/strong>.<\/p>\n<p>L\u2019employeur est libre de <strong>choisir le mode de remboursement des frais professionnels de ses salari\u00e9s<\/strong>. Il est cependant pr\u00e9f\u00e9rable de consulter les salari\u00e9s sur la question.<\/p>\n<p>Dans le cas du <strong>remboursement au r\u00e9el<\/strong> (on parle aussi de \u00ab\u00a0frais r\u00e9els\u00a0\u00bb), le salari\u00e9 re\u00e7oit un remboursement de la somme exacte d\u00e9pens\u00e9e.<strong> Ce remboursement n\u2019est pas soumis aux cotisations sociales si l\u2019employeur peut prouver qu\u2019elles \u00e9taient n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019exercice des fonctions<\/strong>. Un justificatif doit en outre \u00eatre produit.<\/p>\n<p>Certaines d\u00e9penses ne peuvent \u00eatre indemnis\u00e9s qu\u2019au r\u00e9el.<\/p>\n<p><strong>Le remboursement forfaitaire, quant \u00e0 lui, est g\u00e9n\u00e9ralement utilis\u00e9 dans le cadre de d\u00e9penses amen\u00e9es \u00e0 se r\u00e9p\u00e9ter sur une base mensuelle.<\/strong> On parle aussi de \u00ab\u00a0frais forfaitaires\u00a0\u00bb, ou encore d\u2019\u00ab\u00a0allocations forfaitaires\u00a0\u00bb.<\/p>\n<h3>Le r\u00e9gime social des notes de frais<\/h3>\n<p>Il faut distinguer selon que les notes de frais sont rembours\u00e9es au r\u00e9el ou de mani\u00e8re forfaitaire.<\/p>\n<p><strong>Les frais r\u00e9els ne sont pas soumis aux cotisations sociales, \u00e0 condition qu\u2019ils soient justifi\u00e9s par une facture.<\/strong> L\u2019entreprise doit en outre prouver que les d\u00e9penses \u00e9taient n\u00e9cessaires pour l\u2019exercice des fonctions du salari\u00e9.<\/p>\n<p>L\u2019exon\u00e9ration n\u2019est pas limit\u00e9e dans son montant.<\/p>\n<p><strong>Les frais forfaitaires quant \u00e0 eux ne sont pas soumis aux cotisations sociales lorsqu\u2019ils ne d\u00e9passent pas <a href=\"https:\/\/www.urssaf.fr\/portail\/home\/employeur\/calculer-les-cotisations\/les-elements-a-prendre-en-compte\/les-frais-professionnels.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">les plafonds fix\u00e9s par l\u2019URSSAF<\/a>.<\/strong> Les d\u00e9penses n\u2019ont pas besoin d\u2019\u00eatre justifi\u00e9es par des factures. Il convient simplement de d\u00e9montrer que l\u2019application des allocations correspond aux situations de fait.<\/p>\n<p><strong>Au-dessus de ces plafonds, le remboursement forfaitaire peut \u00eatre consid\u00e9r\u00e9 comme un avantage en nature imposable.<\/strong> Cependant, si l\u2019employeur prouve les circonstances de fait et qu\u2019il fournisse des justificatifs, la fraction sup\u00e9rieure aux plafonds peut \u00eatre exclue de l\u2019assiette des cotisations.<\/p>\n<h3>Le r\u00e9gime fiscal des notes de frais<\/h3>\n<p><strong>L\u2019entreprise peut d\u00e9duire de son b\u00e9n\u00e9fice imposable les frais forfaitaires et les frais r\u00e9els.<\/strong> Il faut cependant que les d\u00e9penses soient conformes \u00e0 l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise et qu\u2019elles ne soient pas d\u00e9raisonnables.<\/p>\n<p><strong>R\u00e9ciproquement, les sommes re\u00e7ues par le salari\u00e9 en titre de remboursement ne sont pas soumises \u00e0 l\u2019imp\u00f4t sur le revenu.<\/strong><\/p>\n<p>En outre, sous certaines conditions, l\u2019entreprise peut r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur les notes de frais de ses salari\u00e9s.<\/p>\n<h2 id=\"4\">Peut-on r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur les notes de frais\u00a0?<\/h2>\n<p>L\u2019immense majorit\u00e9 des d\u00e9penses r\u00e9alis\u00e9es par les salari\u00e9s ont donn\u00e9 lieu au paiement de la TVA.<\/p>\n<p><strong>La loi autorise l\u2019entreprise, dans certains cas et sous certaines conditions, \u00e0 r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur les notes de frais.<\/strong><\/p>\n<h3>TVA et notes de frais\u00a0: les r\u00e8gles \u00e0 conna\u00eetre<\/h3>\n<p><strong>L\u2019entreprise redevable de la TVA peut<\/strong> <strong>la d\u00e9duire de ses d\u00e9penses.<\/strong> Les modalit\u00e9s de paiement et de remboursement de la TVA diff\u00e8rent selon le r\u00e9gime de TVA choisi.<\/p>\n<p><strong>Pour r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur une note de frais,<\/strong> les conditions suivantes doivent \u00eatre r\u00e9unies\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>La d\u00e9pense doit avoir \u00e9t\u00e9 faite dans l\u2019int\u00e9r\u00eat de l\u2019entreprise.<\/li>\n<li>L\u2019entreprise est en possession d\u2019une facture originale et conforme \u00e0 la loi, permettant de justifier de la r\u00e9alit\u00e9 de la d\u00e9pense.<\/li>\n<li>La facture doit mentionner le nom de l\u2019entreprise, et non le nom du salari\u00e9.<\/li>\n<li>La TVA doit \u00eatre exigible chez le fournisseur.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Bien s\u00fbr, si la TVA n\u2019est pas d\u00e9ductible pour l\u2019entreprise, celle-ci doit n\u00e9anmoins rembourser la somme TTC \u00e0 son salari\u00e9.<\/strong><\/p>\n<p>Attention, des r\u00e8gles particuli\u00e8res s\u2019appliquent s\u2019agissant de <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/tva-refacturation-frais\/\">la TVA sur refacturation de frais<\/a>.<\/p>\n<h3>R\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur notes de frais\u00a0: les cas particuliers<\/h3>\n<p>Dans certains cas, il n\u2019est pas possible de r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur les notes de frais. <strong>Certaines d\u00e9penses n\u2019ouvrent en effet pas droit \u00e0 d\u00e9duction de la TVA<\/strong>, qu\u2019elles aient \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9es par un salari\u00e9 ou l\u2019entreprise elle-m\u00eame.<\/p>\n<p>C\u2019est le cas de <strong>certains frais de d\u00e9placement.<\/strong> Par exemple, aucune TVA ne peut \u00eatre r\u00e9cup\u00e9r\u00e9e sur les d\u00e9penses de train, avion ou bateau. En effet, celles-ci ne supportent pas la TVA. Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques subissent le m\u00eame sort. S\u2019agissant des frais de carburant, tout d\u00e9pend du v\u00e9hicule utilis\u00e9 et du type de carburant.<\/p>\n<p>Ces limites peuvent aussi concerner<strong> les frais d\u2019h\u00e9bergement.<\/strong> Ainsi, les d\u00e9penses d\u2019h\u00f4tels, d\u2019apparts-h\u00f4tel ou encore d\u2019Airbnb ne donnent pas lieu \u00e0 r\u00e9cup\u00e9ration de la TVA.<\/p>\n<p><strong>En savoir plus<\/strong> : <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/tva-notes-de-frais\/\">Comment r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur les notes de frais ?<\/a><\/p>\n<h2 id=\"5\">Comment comptabiliser une note de frais\u00a0?<\/h2>\n<p><strong>En comptabilit\u00e9, les notes de frais sont enregistr\u00e9es au d\u00e9bit d\u2019un compte de classe 6<\/strong>. Ce sont des charges pour l\u2019entreprise. Le compte utilis\u00e9 d\u00e9pend de la nature de la d\u00e9pense. Voici quelques exemples\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Le compte <strong>6234<\/strong> \u00ab\u00a0Cadeaux\u00a0\u00bb pour les cadeaux \u00e0 des tiers (clients ou partenaires).<\/li>\n<li>Le compte <strong>6256<\/strong> \u00ab\u00a0Missions\u00a0\u00bb pour les d\u00e9penses de restauration et d\u2019h\u00e9bergement \u00e0 l\u2019occasion d\u2019un d\u00e9placement professionnel.<\/li>\n<li>Le compte <strong>6251<\/strong> \u00ab\u00a0Voyages et d\u00e9placements\u00a0\u00bb pour les d\u00e9penses de transport quel que soit le mode de d\u00e9placement utilis\u00e9.<\/li>\n<li>Le compte <strong>6257<\/strong> \u00ab\u00a0R\u00e9ceptions\u00a0\u00bb pour les d\u00e9penses de repas d\u2019affaires avec d\u2019autres convives.<\/li>\n<li>Le compte <strong>647<\/strong> \u00ab\u00a0Autres charges sociales\u00a0\u00bb pour le remboursement des frais de transport domicile-lieu de travail\u00a0quand cela est possible.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il existe bien s\u00fbr d\u2019autres comptes utilis\u00e9s par les entreprises lors de<strong> la comptabilisation des notes de frais<\/strong>.<\/p>\n<p>Il arrive en outre que le remboursement soit soumis partiellement ou totalement \u00e0 des cotisations sociales. L\u2019entreprise utilise dans ce cas le compte <strong>6414<\/strong> \u00ab\u00a0Indemnit\u00e9s et avantages divers\u00a0\u00bb. La partie non-imposable peut \u00eatre directement incluse dans les comptes \u00e9num\u00e9r\u00e9s plus haut, en fonction de sa nature.<\/p>\n<p>En contrepartie du d\u00e9bit d\u2019un compte de d\u00e9penses,<strong> l\u2019entreprise cr\u00e9dite le compte 421 \u00ab\u00a0Personnel \u2013 R\u00e9mun\u00e9rations dues\u00a0\u00bb de la m\u00eame somme.<\/strong><\/p>\n<h2 id=\"6\">Comment optimiser la gestion des notes de frais\u00a0?<\/h2>\n<p><strong>Dans la majorit\u00e9 des entreprises, la gestion des notes de frais est d\u00e9pass\u00e9e, peu performante et trop co\u00fbteuse<\/strong>. Certaines entreprises font encore le choix d\u2019utiliser des documents Excel et de manipuler des justificatifs papier.<\/p>\n<p>Pourtant, il existe aujourd\u2019hui <strong>de nombreux moyens d\u2019<a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/optimiser-gestion-notes-de-frais\/\">optimiser la gestion des notes de frais<\/a>.<\/strong> Ceux-ci permettent de gagner du temps, de faciliter l\u2019\u00e9change d\u2019informations et de limiter les risques d\u2019oubli ou d\u2019erreur.<\/p>\n<p><strong>L\u2019inconv\u00e9nient de ces solutions\u00a0: ne pas traiter le probl\u00e8me \u00e0 sa source.<\/strong> Il est possible d\u2019optimiser la gestion des notes de frais, mais le mieux serait de mettre d\u00e9finitivement fin \u00e0 cette probl\u00e9matique.<\/p>\n<h3>D\u00e9finir une politique de d\u00e9penses dans l\u2019entreprise<\/h3>\n<p>Le premier des r\u00e9flexes pour optimiser la gestion des notes de frais\u00a0: <strong>adopter une politique de d\u00e9penses claire dans l\u2019entreprise<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Une politique de d\u00e9penses d\u00e9signe un document permettant de r\u00e9guler les frais professionnels des salari\u00e9s.<\/strong> L\u2019entreprise est libre d\u2019y inscrire les r\u00e8gles qu\u2019elle juge n\u00e9cessaires.<\/p>\n<p>En principe, <strong>la politique de d\u00e9penses d\u00e9termine a minima quel type de d\u00e9pense peut \u00eatre rembours\u00e9, ainsi que la proc\u00e9dure \u00e0 suivre pour obtenir remboursement<\/strong>. Par exemple, elle peut fixer un d\u00e9lai pour envoyer les notes de frais ou rappeler la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019y joindre un justificatif.<\/p>\n<p>Il est commun que les entreprises fournissent \u00e9galement <strong>un document type \u00e0 remplir pour \u00e9tablir ses notes de frais<\/strong>. Cela permet d\u2019harmoniser la forme des notes de frais dans l\u2019entreprise.<\/p>\n<p>Quelle que soient les r\u00e8gles adopt\u00e9es,<strong> l\u2019objectif est de mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Attention\u00a0: adopter une politique de d\u00e9penses claire ne suffit pas.<\/strong> Il faut \u00e9galement veiller \u00e0 ce que les salari\u00e9s aient pris connaissance de ce document\u2026 et l\u2019aient compris\u00a0! \u00c0 ce titre, il ne sert \u00e0 rien de surcharger le document de r\u00e8gles trop rigides ou pr\u00e9cisions superflues.<\/p>\n<p><strong>En savoir plus :<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/politique-de-depenses\/\">Notes de frais : comment cr\u00e9er une politique de d\u00e9penses efficace ?<\/a><\/p>\n<h3>Choisir la d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais<\/h3>\n<p><strong>Les justificatif de notes de fais peuvent \u00eatre conserv\u00e9s physiquement (format papier) ou num\u00e9riquement.<\/strong><\/p>\n<p>Il est depuis quelques ann\u00e9es possible, sous certaines conditions, de <strong>conserver des justificatifs au format num\u00e9rique<\/strong>. Ceux-ci ont la m\u00eame valeur juridique que leur \u00e9quivalent papier.<\/p>\n<p>Cependant, les documents num\u00e9riques doivent respecter les prescriptions de <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000034311685&amp;cidTexte=LEGITEXT000006069583&amp;dateTexte=20170331\">l\u2019article A 102 B-2 du Livre des proc\u00e9dures fiscales<\/a>. <strong>Les justificatifs doivent comporter des donn\u00e9es authentiques, lisibles, compl\u00e8tes et stock\u00e9es de mani\u00e8re confidentielle et s\u00e9curis\u00e9e.<\/strong> On parle alors d\u2019<strong>archivage \u00e0 valeur probante<\/strong>.<\/p>\n<p>L\u2019entreprise doit donc mettre en place un syst\u00e8me informatique particulier pour se placer en conformit\u00e9 avec la loi.<\/p>\n<p>Mais le jeu en vaut la chandelle. <strong>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais permet d\u2019optimiser la gestion des notes de frais.<\/strong> Elle r\u00e9duit le risque de pertes de justificatifs et fait gagner du temps.<\/p>\n<h3>Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais<\/h3>\n<p>De nombreuses entreprises font le choix d\u2019utiliser <strong>un logiciel de traitement de notes de frais<\/strong>. Cet outil permet d\u2019automatiser l\u2019ensemble de la gestion des notes de frais, de l\u2019\u00e9tablissement de la note \u00e0 son remboursement en comptabilit\u00e9.<\/p>\n<p><strong>Les logiciels de traitement des notes de frais limitent l\u2019intervention humaine\u2026 Mais pas compl\u00e8tement<\/strong>. Certaines t\u00e2ches de v\u00e9rification sont toujours n\u00e9cessaires.<\/p>\n<h3>Externaliser la gestion des notes de frais<\/h3>\n<p>Enfin, <strong>il est possible de d\u00e9l\u00e9guer la gestion des notes de frais \u00e0 un cabinet sp\u00e9cialis\u00e9<\/strong>.<\/p>\n<p>Dans ce cas, le salari\u00e9 r\u00e9dige sa note de frais comme \u00e0 son habitude. <strong>Cependant, il l\u2019envoie cette fois-ci \u00e0 une plateforme externalis\u00e9e.<\/strong> Celle-ci se charge du scan et\/ou du classement de la note de frais. Elle contr\u00f4le ensuite la note de frais puis pr\u00e9pare le paiement.<\/p>\n<p>Le service comptable de l\u2019entreprise n\u2019a plus qu\u2019\u00e0 valider le paiement. Il est d\u00e9lest\u00e9 de toutes les \u00e9tapes ant\u00e9rieures.<\/p>\n<p>C\u2019est une solution qui pr\u00e9sente un co\u00fbt non n\u00e9gligeable, mais qui a le m\u00e9rite d\u2019\u00eatre efficace. Elle permet d\u2019\u00e9viter d\u00e9finitivement toutes les t\u00e2ches manuelles de traitement des notes de frais.<\/p>\n<p><strong>En savoir plus<\/strong> : <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/optimiser-gestion-notes-de-frais\/\">Comment optimiser la gestion des notes de frais ?<\/a><\/p>\n<h2>Comment r\u00e9diger une politique de d\u00e9penses dans l\u2019entreprise\u00a0?<\/h2>\n<p>Toute entreprise a int\u00e9r\u00eat \u00e0 mettre en place <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/politique-de-depenses\/\">une politique de d\u00e9penses<\/a>. <strong>Elle permet de mieux encadrer la gestion des notes de frais, d\u2019harmoniser les process et de gagner du temps.<\/strong><\/p>\n<h3>Que contient une politique de d\u00e9penses\u00a0?<\/h3>\n<p><strong>L\u2019entreprise est libre de d\u00e9terminer les r\u00e8gles de son choix<\/strong>, pourvu qu\u2019elles ne soient pas abusives ni contraintes \u00e0 la loi. Certaines entreprises font le choix de dresser des documents particuli\u00e8rement exhaustifs, tandis que d\u2019autres se contentent de quelques directives succinctes.<\/p>\n<p><strong>La politique de d\u00e9penses d\u00e9termine a minima quel type de d\u00e9pense peut \u00eatre rembours\u00e9, ainsi que la proc\u00e9dure \u00e0 suivre pour obtenir le remboursement des d\u00e9penses.<\/strong> Elle intervient en amont et en aval de la d\u00e9pense.<\/p>\n<p><strong>En amont<\/strong>, la politique de d\u00e9penses liste les d\u00e9penses \u00e9ligibles au remboursement. Elle pose en outre des limites pour chaque type de d\u00e9pense. Par exemple, elle peut autoriser ou au contraire interdire les voyages en classe affaires.<\/p>\n<p><strong>En aval<\/strong>, la politique de d\u00e9penses fait mention du d\u00e9lai d\u2019envoi et des r\u00e8gles d\u2019\u00e9tablissement des notes de frais, de la n\u00e9cessit\u00e9 d\u2019y joindre un justificatif, ou encore un d\u00e9lai de remboursement. L\u2019entreprise peut \u00e9galement pr\u00e9voir un document standard \u00e0 remplir, commun \u00e0 tous les salari\u00e9s.<\/p>\n<p>L\u2019objectif ici est de <strong>mettre en place un processus de validation et de remboursement efficace<\/strong>. \u00c0 la cl\u00e9\u00a0: des \u00e9conomies de temps et d\u2019argent.<\/p>\n<h3>Nos conseils pour une politique de d\u00e9penses r\u00e9ussie<\/h3>\n<p>Avant de se lancer dans la r\u00e9daction d\u2019une politique de d\u00e9penses, il est pr\u00e9f\u00e9rable de <strong>prendre le temps d\u2019identifier les besoins de l\u2019entreprise<\/strong>. Il s\u2019agit ici de partir de l\u2019existant, d\u2019analyser les besoins et contraintes, et conforter tout cela au budget de l\u2019entreprise.<\/p>\n<p>Il ne faut pas h\u00e9siter \u00e0 <strong>solliciter l\u2019avis des salari\u00e9s<\/strong>\u2026. Les premiers concern\u00e9s par cette politique\u00a0!<\/p>\n<p>Une fois le document r\u00e9dig\u00e9,<strong> il est important de bien communiquer aupr\u00e8s des salari\u00e9s\u2026 et de s\u2019assurer qu\u2019ils aient bien compris\u00a0!\u00a0<\/strong>L\u2019entreprise choisit<strong> le mode de communication le plus adapt\u00e9\u00a0<\/strong>: document affich\u00e9 dans les locaux, e-mail, r\u00e9union\u2026 L\u2019important\u00a0: faire preuve de transparence et ne pas h\u00e9siter \u00e0 communiquer r\u00e9guli\u00e8rement sur le sujet.<\/p>\n<p>En outre, <strong>une bonne politique de d\u00e9penses est un document clair et concis<\/strong>. Il convient d\u2019\u00e9viter de multiplier les r\u00e8gles complexes et les informations inutiles.<\/p>\n<p>Enfin, la politique de d\u00e9penses doit \u00eatre per\u00e7ue comme <strong>un document \u00e9volutif.<\/strong> Elle doit s\u2019adapter \u00e0 l\u2019\u00e9volution des besoins de l\u2019entreprise.\u00a0Les retours des salari\u00e9s sont \u00e9galement autant d\u2019occasions de peaufiner et am\u00e9liorer ce document.<\/p>\n<h2 id=\"7\">D\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais\u00a0: ce qu\u2019il faut savoir<\/h2>\n<p>La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais ne pr\u00e9sente que des avantages. E<strong>lle permet de r\u00e9duire l\u2019encombrement caus\u00e9 par les documents papier, mettre en place des proc\u00e9d\u00e9s d\u2019automatisation, et faciliter le traitement des justificatifs.<\/strong><\/p>\n<p>Il est cependant indispensable de<strong> respecter les principes de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/strong>.<\/p>\n<h3>La r\u00e8gle\u00a0: l\u2019archivage \u00e0 valeur probante<\/h3>\n<p><strong>La valeur probante est un terme juridique signifiant que la validit\u00e9 du document est prouv\u00e9e et reconnue par le l\u00e9gislateur.<\/strong><\/p>\n<p>Les documents num\u00e9riques, s\u2019ils sont \u00e9tablis et conserv\u00e9s dans les conditions de <a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000034311685&amp;cidTexte=LEGITEXT000006069583&amp;dateTexte=20170331\">l\u2019article A102 B-2 du Livre des proc\u00e9dures fiscales<\/a>, peuvent avoir valeur probante. <strong>Ils acqui\u00e8rent alors la m\u00eame valeur que les documents papier.<\/strong><\/p>\n<p>L\u2019archivage \u00e0 valeur probante <strong>garantit l\u2019int\u00e9grit\u00e9 et la bonne conservation des donn\u00e9es<\/strong>, pour permettre leur restitution \u00e0 des fins de contr\u00f4le ou de justification.<\/p>\n<h3>D\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais\u00a0et contr\u00f4le URSSAF<\/h3>\n<p>Lors d\u2019un contr\u00f4le, <strong>l\u2019URSSAF examine les notes de frais et les justificatifs aff\u00e9rents<\/strong> pour v\u00e9rifier que les remboursements de frais correspondaient bien \u00e0 des d\u00e9penses exon\u00e9r\u00e9es de cotisations sociales. Dans le cas contraire, l\u2019entreprise risque un redressement. Elle devra payer des cotisations sociales de mani\u00e8re r\u00e9troactive, parfois assorties de sanctions.<\/p>\n<p><strong>Aujourd\u2019hui, il est possible de pr\u00e9senter des justificatifs de note de frais d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s \u00e0 l\u2019URSSAF lors d\u2019un contr\u00f4le<\/strong>. Les conditions de l\u2019archivage \u00e0 valeur probante doivent cependant \u00eatre respect\u00e9es. Si c\u2019est le cas, les justificatifs d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s ont la m\u00eame valeur juridique que les justificatifs papier.<\/p>\n<p><strong>En savoir plus :<\/strong> <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/controle-urssaf-dematerialisation\/\">Contr\u00f4le URSSAF et d\u00e9mat\u00e9rialisation : ce qu&rsquo;il faut savoir<\/a><\/p>\n<h2 id=\"8\">Notes de frais kilom\u00e9triques\u00a0: qu\u2019est-ce que c\u2019est\u00a0?<\/h2>\n<p>L\u2019utilisation du v\u00e9hicule personnel d\u2019un salari\u00e9 dans le cadre de son emploi est indemnis\u00e9e par l\u2019entreprise. C\u2019est ce que l\u2019on appelle <strong>les frais kilom\u00e9triques (ou indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques)<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Le remboursement des frais kilom\u00e9triques se fait, comme pour les autres types de d\u00e9penses professionnelles, au moyen d\u2019une note de frais.<\/strong><\/p>\n<p>L\u2019administration a fix\u00e9 <strong>un bar\u00e8me pour les notes de frais kilom\u00e9triques<\/strong>. Il se base sur la puissance du v\u00e9hicule et la distance parcourue. <strong>Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques couvrent la majorit\u00e9 des frais aff\u00e9rents au transport\u00a0:<\/strong> carburant, assurance, entretien du v\u00e9hicule, usure\u2026 Par contre, les d\u00e9penses de parking et de p\u00e9age ne sont pas incluses. Elles doivent faire l\u2019objet d\u2019une note de frais distincte.<\/p>\n<p><strong>Les trajets domicile-travail ne sont pas indemnisables au titre des frais kilom\u00e9triques.<\/strong> Il existe cependant une exception \u00e0 cette r\u00e8gle\u00a0: lorsque le salari\u00e9 est oblig\u00e9 de se servir de son v\u00e9hicule personnel pour se rendre au travail. C\u2019est le cas, par exemple, lorsque les locaux de l\u2019entreprise se situent dans une zone rurale peu ou pas desservie par les transports en commun.<\/p>\n<p>En outre, les salari\u00e9s utilisant une voiture de fonction ne peuvent se faire rembourser au titre des frais kilom\u00e9triques.<\/p>\n<h2 id=\"9\">Quelles sont les alternatives aux notes de frais\u00a0?<\/h2>\n<h3>Le co\u00fbt des notes de frais<\/h3>\n<p><strong>L\u2019utilisation de notes de frais dans l\u2019entreprise est bien loin d\u2019\u00eatre une situation id\u00e9ale. C\u2019est au contraire une situation co\u00fbteuse et contraignante.<\/strong><\/p>\n<p>D\u2019apr\u00e8s <a href=\"https:\/\/bit.ly\/2ni9Wr8\">une \u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e en 2015<\/a>, chaque note de frais relative \u00e0 un d\u00e9placement professionnel avec h\u00e9bergement <strong>co\u00fbterait environ 53 euros \u00e0 l\u2019entreprise, pour un traitement de 20 minutes<\/strong>.<\/p>\n<p>C\u2019est sans compter la pr\u00e9sence d\u2019erreurs, plus fr\u00e9quentes qu\u2019on ne pourrait le penser\u00a0! <strong>Le taux moyen d\u2019erreur est en effet de 20 %<\/strong>. Chaque erreur dans le remboursement des notes de frais entra\u00eenerait <strong>un nouveau co\u00fbt d\u2019environ 48 euros, pour 18 minutes de traitement<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>En savoir plus<\/strong> : <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/inconvenients-notes-de-frais\/\">Les notes de frais, la plaie des entreprises<\/a><\/p>\n<h3>La gestion chronophage et fastidieuse des notes de frais<\/h3>\n<p><strong>Les notes de frais impliquent une intervention \u00e9nergivore des collaborateurs, managers, comptables et de la direction financi\u00e8re.<\/strong><\/p>\n<p>Le remboursement des frais professionnels est <strong>un processus compos\u00e9 de multiples \u00e9tapes, de l\u2019\u00e9tablissement de la note de frais \u00e0 l\u2019\u00e9mission du virement par l\u2019\u00e9quipe comptable<\/strong>. Les t\u00e2ches sont redondantes et peu motivantes pour les salari\u00e9s de l\u2019entreprise.<\/p>\n<h3>Comment abolir les notes de frais dans l\u2019entreprise\u00a0?<\/h3>\n<p>La meilleure solution pour contrer ces inconv\u00e9nients reste<strong> de traiter le probl\u00e8me \u00e0 sa source\u00a0: l\u2019utilisation des notes de frais dans l\u2019entreprise<\/strong>. Il est tout \u00e0 fait possible de se passer de ce traitement co\u00fbteux et chronophage, <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/carte-affaires\/\">en distribuant des cartes affaires aux salari\u00e9s de l\u2019entreprise<\/a>.<\/p>\n<p><strong>Les cartes affaires sont directement reli\u00e9es au compte bancaire de l\u2019entreprise.<\/strong> Les salari\u00e9s n\u2019ont plus \u00e0 avancer les d\u00e9penses, ni \u00e9tablir des notes de frais.<\/p>\n<p>Octroyer <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/carte-visa-pro-sans-plafond\">des cartes Visa Business manager.one<\/a> \u00e0 vos collaborateurs est sans risque. <strong>Les cartes sont enti\u00e8rement param\u00e9trables \u00e0 distance, en temps r\u00e9el.<\/strong> Il est ainsi possible de fixer des plafonds, interdire l\u2019utilisation de la carte dans certaines circonstances, ou encore rendre obligatoire le cas du justificatif apr\u00e8s achat.<\/p>\n<h2 id=\"10\">Lutter contre la fraude aux fausses notes de frais<\/h2>\n<p class=\"p1\">D\u2019apr\u00e8s une \u00e9tude men\u00e9e par KDS, <strong>15\u00a0% des entreprises sont victimes des fraudes aux fausses notes de frais<\/strong>. Ces fraudes sont les causes d\u2019une perte d\u2019argent significative pour les entreprises.<\/p>\n<p class=\"p1\">De l\u2019ajout de quelques euros en plus sur une note, \u00e0 l\u2019utilisation de re\u00e7us enti\u00e8rement fictifs, la fraude aux notes de frais rev\u00eat des formes diverses et vari\u00e9es\u2026 Il est tout de m\u00eame possible de <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/fausses-notes-de-frais\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">lutter contre les fausses de notes de frais<\/a>.<\/p>\n<h3 class=\"p1\"><b>Connaitre les diff\u00e9rentes combines<\/b><\/h3>\n<p class=\"p1\">Afin d\u2019am\u00e9liorer votre contr\u00f4le sur les diff\u00e9rentes fraudes existantes,<strong> il est important de les connaitre<\/strong>. Voici quelques exemples\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li class=\"p1\">Les frais engendr\u00e9s par un d\u00e9placement professionnel. Certains salari\u00e9s peuvent gonfler le kilom\u00e9trage r\u00e9ellement parcouru.<\/li>\n<li class=\"p1\">Les fausses notes de frais de restaurant. Inviter des proches aux frais de l\u2019entreprise peut \u00eatre monnaie courante.<\/li>\n<li class=\"p1\">La transmission d\u2019un justificatif en double \u00e0 quelques mois d\u2019intervalle. L\u2019\u00e9quipe comptable doit \u00eatre attentive.<\/li>\n<\/ul>\n<p class=\"p1\">Ces l\u00e9g\u00e8res fraudes ne sont pas \u00e0 sous-estimer. En effet, si elles sont utilis\u00e9es de mani\u00e8re r\u00e9currente, <strong>elles engendrent un co\u00fbt important pour l\u2019entreprise<\/strong>.<\/p>\n<h3 class=\"p1\"><b>Nos conseils pour emp\u00eacher la fraude aux notes de frais<\/b><\/h3>\n<p class=\"p1\"><strong>D\u00e9mat\u00e9rialiser les notes de frais<\/strong> ! En mati\u00e8re d\u2019organisation et de lutte contre les fraudes, l&rsquo;entreprise fera un grand pas. Centraliser les donn\u00e9es dans le Cloud offre <strong>un contr\u00f4le<\/strong>, <strong>une surveillance<\/strong> et <strong>une organisation optimale<\/strong>.<\/p>\n<p class=\"p1\">La d\u00e9mat\u00e9rialisation des notes de frais est un v\u00e9ritable gain de temps et une s\u00e9curit\u00e9 non n\u00e9gligeable. Elle est \u00e9galement \u00e9conomique, permet d\u2019\u00e9viter des erreurs et simplifie les process.<\/p>\n<p class=\"p1\"><b>Renforcer votre politique de d\u00e9pense.\u00a0<\/b><a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/politique-de-depenses\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">La politique de d\u00e9penses<\/a>\u00a0est un document permettant de r\u00e9guler le remboursement des frais professionnels dans l\u2019entreprise. Ce document peut \u00eatre un moyen d\u2019emp\u00eacher les fraudes au sein de l\u2019entreprise. Il permet de mettre en place des \u00e9l\u00e9ments qui <strong>facilitent le traitement des notes de frais<\/strong>.<\/p>\n<p class=\"p1\">En outre,\u00a0la politique de d\u00e9penses peut pr\u00e9voir des<strong> contr\u00f4les al\u00e9atoires approfondis<\/strong>. L\u2019\u00e9quipe comptable n\u2019a sans doute pas le temps ni les moyens de contr\u00f4ler attentivement toutes les notes de frais, mais <strong>la menace d\u2019un contr\u00f4le al\u00e9atoire peut \u00eatre dissuasive<\/strong>. Les contr\u00f4les peuvent enti\u00e8rement reposer sur le hasard.<\/p>\n<p class=\"p1\">Il est \u00e9galement possible de se baser sur des tableaux de bord Excel pour <strong>d\u00e9terminer des co\u00fbts moyens<\/strong>, <strong>et ainsi rep\u00e9rer plus facilement les montants anormaux<\/strong>.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Rares sont les entreprises qui \u00e9chappent aux notes de frais. Utilis\u00e9es par les salari\u00e9s pour obtenir remboursement de leurs d\u00e9penses professionnelles, elles sont ensuite valid\u00e9es par les managers puis enregistr\u00e9es par l\u2019\u00e9quipe comptable. Les entreprises doivent mettre en place des proc\u00e9d\u00e9s fiables et efficaces de gestion des notes de frais. 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