{"id":1087,"date":"2020-05-28T07:00:55","date_gmt":"2020-05-28T05:00:55","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=1087"},"modified":"2023-09-08T14:42:22","modified_gmt":"2023-09-08T12:42:22","slug":"comptabilisation-notes-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/comptabilisation-notes-de-frais\/","title":{"rendered":"Comptabilisation des notes de frais : un guide pratique pour comptabiliser vos d\u00e9penses"},"content":{"rendered":"<p><strong>Le remboursement des frais professionnels aux salari\u00e9s fait partie int\u00e9grante du quotidien des entreprises.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Pour obtenir un remboursement, les salari\u00e9s doivent \u00e9tablir une note de frais accompagn\u00e9e d\u2019un justificatif. L\u2019entreprise peut alors valablement proc\u00e9der au versement de la somme correspondante sur le compte du salari\u00e9.<\/strong><\/p>\n<p><strong>La comptabilisation des notes de frais est encadr\u00e9e par la loi. Il est essentiel de bien conna\u00eetre les r\u00e8gles pour ne pas commettre d\u2019impairs.<\/strong><\/p>\n<h2>Comptabilisation des notes de frais\u00a0: quelles d\u00e9penses peuvent-elles \u00eatre rembours\u00e9es\u00a0?<\/h2>\n<p><strong>La note de frais est un document utilis\u00e9 par le salari\u00e9 pour rappeler l\u2019ensemble des frais professionnels expos\u00e9s au cours d\u2019une p\u00e9riode donn\u00e9e.<\/strong><\/p>\n<p>Les frais professionnels d\u00e9signent toutes les d\u00e9penses engag\u00e9es par le salari\u00e9 ou le dirigeant pour les besoins de son activit\u00e9. Lorsqu\u2019elles sont justifi\u00e9es, l\u2019entreprise est tenue de proc\u00e9der \u00e0 leur remboursement.<\/p>\n<p><strong>Les frais professionnels mentionn\u00e9s sur les notes de frais peuvent rev\u00eatir des natures vari\u00e9es\u00a0:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/frais-deplacement\/\">Les frais de d\u00e9placement<\/a>, quel que soit le mode de transport utilis\u00e9, pour des rendez-vous en dehors du lieu de travail habituel<\/li>\n<li>Les frais de restauration et de logement \u00e0 l\u2019occasion d\u2019<a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/cout-voyage-affaires\/\">un voyage d\u2019affaires<\/a><\/li>\n<li>Les frais de r\u00e9ception, par exemple lors d\u2019un repas au restaurant avec des clients<\/li>\n<li>Les cadeaux offerts \u00e0 des tiers\u2026<\/li>\n<\/ul>\n<p><a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/notes-de-frais\/\">Les notes de frais sont encadr\u00e9es par la loi<\/a>. Celle-ci exige <strong>la pr\u00e9sentation d\u2019un justificatif<\/strong>, la plupart du temps sous forme de facture. \u00a0Cela permet de prouver qu\u2019il ne s\u2019agit pas de r\u00e9mun\u00e9rations d\u00e9guis\u00e9es, et que la d\u00e9pense a bien eu lieu.<\/p>\n<p>Si le salari\u00e9 perd son justificatif, le remboursement est compromis. En cas de contr\u00f4le, l\u2019entreprise risque un redressement.<\/p>\n<p><strong>La comptabilisation des notes de frais <\/strong>est \u00e9galement encadr\u00e9e. Le Plan Comptable G\u00e9n\u00e9ral doit \u00eatre respect\u00e9.<\/p>\n<h2>Comment enregistrer en comptabilit\u00e9 les notes de frais\u00a0?<\/h2>\n<p>L\u2019entreprise peut rembourser ses salari\u00e9s de deux mani\u00e8res\u00a0: aux frais r\u00e9els ou au forfait. Cela n\u2019a que peu d\u2019incidence sur <strong>l\u2019enregistrement de la note de frais en comptabilit\u00e9<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Les notes de frais sont en effet toutes enregistr\u00e9es au d\u00e9bit d\u2019un compte de classe 6 (charges)<\/strong>. Le compte utilis\u00e9 d\u00e9pend de <strong>la nature de la d\u00e9pense<\/strong>\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Si l\u2019entreprise offre des cadeaux \u00e0 des tiers comme des clients, il convient d\u2019utiliser<strong> le compte 6234<\/strong> <strong>\u00ab\u00a0Cadeaux\u00a0\u00bb<\/strong>.<\/li>\n<li>Si l\u2019employ\u00e9 part en d\u00e9placement et r\u00e9alise \u00e0 cette occasion des d\u00e9penses de restauration et d\u2019h\u00e9bergement, il faut choisir <strong>le compte 6256<\/strong> <strong>\u00ab\u00a0Missions\u00a0\u00bb<\/strong>.<\/li>\n<li>Si l\u2019employ\u00e9 r\u00e9alise des d\u00e9penses de transport quel que soit le mode de d\u00e9placement utilis\u00e9, <strong>le compte 6251<\/strong> <strong>\u00ab\u00a0Voyages et d\u00e9placements\u00a0\u00bb<\/strong> doit \u00eatre utilis\u00e9.<\/li>\n<li><strong>Le compte 6257 \u00ab\u00a0R\u00e9ceptions\u00a0\u00bb<\/strong> correspond aux d\u00e9penses de repas partag\u00e9s avec des convives, comme un client ou un partenaire.<\/li>\n<li><strong>Le compte 647 \u00ab\u00a0Autres charges sociales\u00a0\u00bb<\/strong> concerne le remboursement des frais de transport domicile-lieu de travail.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ce sont les principaux comptes utilis\u00e9s par les entreprises dans le cadre de<strong> la comptabilisation des notes de frais<\/strong>, mais il en existe d\u2019autres.<\/p>\n<p>En outre, <strong>il arrive que le remboursement soit soumis partiellement ou totalement \u00e0 des cotisations sociales<\/strong>. Dans ce cas, il convient d\u2019utiliser<strong> le compte 6414 \u00ab\u00a0Indemnit\u00e9s et avantages divers\u00a0\u00bb<\/strong>. La partie du remboursement non concern\u00e9e par ces charges peut \u00eatre directement incluse dans les comptes \u00e9num\u00e9r\u00e9s ci-dessus, en fonction de sa nature.<\/p>\n<p>Le bilan doit toujours \u00eatre \u00e9quilibr\u00e9. <strong>Ainsi, en contrepartie du d\u00e9bit d\u2019un compte de d\u00e9penses, il faut cr\u00e9diter le compte 421 \u00ab\u00a0Personnel \u2013 R\u00e9mun\u00e9rations dues\u00a0\u00bb de la m\u00eame somme<\/strong>. C\u2019est cette somme qui sera r\u00e9gl\u00e9e au salari\u00e9.<\/p>\n<h2>Comptabilisation des notes de frais\u00a0: quand rembourser\u00a0?<\/h2>\n<p>Il revient \u00e0 l\u2019entreprise de choisir la fa\u00e7on dont elle rembourse ses salari\u00e9s. <strong>Souvent, les entreprises ajoutent ces sommes \u00e0 la prochaine fiche de salaire de l\u2019employ\u00e9<\/strong>. Elles peuvent aussi <strong>les rembourser s\u00e9par\u00e9ment, le plus souvent \u00e0 date fixe<\/strong>.<\/p>\n<p>Lorsque le remboursement des notes de frais est soumis aux charges sociales, le montant du remboursement net de charges appara\u00eet sur la fiche de paie. Il est indiqu\u00e9 \u00e0 la suite du montant brut du salaire.<\/p>\n<p>L\u2019entreprise peut r\u00e9gler cette question directement dans <strong>sa politique de d\u00e9penses<\/strong>. Ce document permet de r\u00e9guler les frais professionnels des collaborateurs. Il fait a minima mention de la nature des frais pouvant \u00eatre rembours\u00e9s, ainsi que de la proc\u00e9dure \u00e0 suivre pour obtenir remboursement.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Le remboursement des frais professionnels aux salari\u00e9s fait partie int\u00e9grante du quotidien des entreprises. Pour obtenir un remboursement, les salari\u00e9s doivent \u00e9tablir une note de frais accompagn\u00e9e d\u2019un justificatif. 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