{"id":1024,"date":"2020-08-17T08:00:33","date_gmt":"2020-08-17T06:00:33","guid":{"rendered":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/?p=1024"},"modified":"2023-09-08T14:39:26","modified_gmt":"2023-09-08T12:39:26","slug":"depenses-professionnelles-teletravail","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/depenses-professionnelles-teletravail\/","title":{"rendered":"D\u00e9penses professionnelles en t\u00e9l\u00e9travail : comment les encadrer ?"},"content":{"rendered":"<p><strong>Les salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail peuvent eux aussi engager des frais professionnels lors de l\u2019exercice de leur activit\u00e9. Il faut ici distinguer les frais directement li\u00e9s au t\u00e9l\u00e9travail (mobilier, abonnement Internet\u2026) et les frais professionnels classiques (pr\u00e9paration des d\u00e9placements, achat de nouveaux outils\u2026).<\/strong><\/p>\n<p><strong>Afin d\u2019y voir plus clair, cet article d\u00e9crypte pour vous la gestion des d\u00e9penses professionnelles pour les salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail. Quelles d\u00e9penses peuvent \u00eatre rembours\u00e9es\u00a0? Pour quel montant\u00a0? Comment permettre aux salari\u00e9s de r\u00e9aliser en autonomie ces d\u00e9penses\u00a0?<\/strong><\/p>\n<h2>Frais engag\u00e9s par le salari\u00e9 en t\u00e9l\u00e9travail\u00a0: quel remboursement\u00a0?<\/h2>\n<p><strong>Passer en t\u00e9l\u00e9travail peut engendrer de nouveaux frais pour le salari\u00e9\u00a0:<\/strong> bureau, mat\u00e9riel, logiciels\u2026 Ces frais-l\u00e0 sont directement li\u00e9s \u00e0 la situation de t\u00e9l\u00e9travail. Ils permettent au salari\u00e9 de travailler dans de bonnes conditions depuis chez lui.<\/p>\n<p>L\u2019entreprise peut, sous certaines conditions, rembourser au salari\u00e9 ces d\u00e9penses professionnelles. Elle ne paiera pas de cotisations sociales sur ces sommes.<\/p>\n<h3>Un forfait mensuel pour le t\u00e9l\u00e9travail, autoris\u00e9 par l&rsquo;URSSAF<\/h3>\n<p><strong>L\u2019entreprise est autoris\u00e9e par l\u2019URSSAF \u00e0 verser un compl\u00e9ment de salaire \u00e0 chaque salari\u00e9 t\u00e9l\u00e9travaillant au moins un jour par semaine<\/strong>. Cela permet d\u2019indemniser les frais engag\u00e9s \u00e0 cet effet par le salari\u00e9.<\/p>\n<p>Le t\u00e9l\u00e9travail doit \u00eatre pr\u00e9vu par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif.<\/p>\n<p><strong>Le montant du forfait mensuel t\u00e9l\u00e9travail d\u00e9pend du nombre de jours de t\u00e9l\u00e9travail par semaine :<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li>10 euros par mois pour une journ\u00e9e de t\u00e9l\u00e9travail par semaine,<\/li>\n<li>20 euros par mois pour deux journ\u00e9es de t\u00e9l\u00e9travail par semaine,<\/li>\n<li>30 euros par mois pour trois journ\u00e9es de t\u00e9l\u00e9travail par semaine, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Un remboursement suppl\u00e9mentaire possible<\/h3>\n<p><strong>Si les sommes engag\u00e9es d\u00e9passent les plafonds mentionn\u00e9s ci-dessus, l\u2019entreprise peut n\u00e9anmoins b\u00e9n\u00e9ficier de l\u2019exon\u00e9ration de charges sociales si elle prouve que les d\u00e9penses sont bien r\u00e9elles.<\/strong><\/p>\n<p>Dans ce cas, l\u2019URSSAF se r\u00e9f\u00e8re \u00e0 <a href=\"https:\/\/www.urssaf.fr\/portail\/home\/taux-et-baremes\/frais-professionnels\/evaluation-des-frais-engages-par.html\">un tableau tenant compte de la nature de la d\u00e9pense<\/a>.<\/p>\n<p>Par exemple, les frais d\u2019abonnement Internet ou t\u00e9l\u00e9phonique peuvent \u00eatre rembours\u00e9s sur pr\u00e9sentation de justificatifs. La m\u00eame r\u00e8gle s\u2019applique pour les biens consommables, tels que les ramettes de papier et les cartouches d\u2019encre.<\/p>\n<p>S\u2019agissant du loyer, le montant des frais d\u00e9ductibles est \u00e9gal \u00e0 la quote-part de l\u2019ensemble des frais fixes r\u00e9ellement support\u00e9s au titre du local affect\u00e9 \u00e0 un usage professionnel au prorata de la superficie totale de l\u2019habitation principale.<\/p>\n<h2>Comment encadrer les d\u00e9penses professionnelles en situation de t\u00e9l\u00e9travail\u00a0?<\/h2>\n<p><strong>Outre les d\u00e9penses li\u00e9es au t\u00e9l\u00e9travail en lui-m\u00eame, les salari\u00e9s en remote ont \u00e9galement besoin de r\u00e9aliser certaines d\u00e9penses professionnelles\u00a0classiques :<\/strong> abonnements, outils et logiciels, organisation de futurs d\u00e9placements\u2026 Au m\u00eame titre que les salari\u00e9s pr\u00e9sents physiquement au bureau.<\/p>\n<p><strong>Pour encadrer de telles d\u00e9penses, deux solutions sont envisageables.<\/strong><\/p>\n<h3>Les notes de frais, une solution pertinente ?<\/h3>\n<p><strong>L\u2019une des options possibles est de laisser les salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail effectuer des d\u00e9penses professionnelles en avan\u00e7ant les frais<\/strong>. Ils \u00e9tabliront ensuite <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/journal\/notes-de-frais\/\">une note de frais<\/a> pour se faire rembourser. Celle-ci devra comporter des informations sur la d\u00e9pense, et \u00eatre accompagn\u00e9e d\u2019un justificatif original (facture, re\u00e7u\u2026).<\/p>\n<p>Votre \u00e9quipe comptable, peut-\u00eatre en t\u00e9l\u00e9travail elle aussi, proc\u00e8dera ensuite \u00e0 la v\u00e9rification de la d\u00e9pense et \u00e0 son remboursement.<\/p>\n<p>L\u2019utilisation de notes de frais dans les entreprises est fr\u00e9quente. <strong>Cependant, elle n\u2019est pas exempte d\u2019inconv\u00e9nients.<\/strong><\/p>\n<p><strong>La gestion des notes de frais dans l\u2019entreprise est en effet chronophage et co\u00fbteuse.<\/strong> Une seule note de frais fait perdre du temps \u00e0 de nombreuses personnes\u00a0: le salari\u00e9, qui \u00e9tablit une note de frais apr\u00e8s chaque d\u00e9pense, le manager, qui contr\u00f4le la d\u00e9pense, et l\u2019\u00e9quipe comptable, qui proc\u00e8de au remboursement.<\/p>\n<p><strong>D\u2019ailleurs, <a href=\"https:\/\/business.lesechos.fr\/directions-financieres\/comptabilite-et-gestion\/controle-de-gestion\/021572680006-le-vrai-cout-cache-des-notes-de-frais-205645.php\">des \u00e9tudes<\/a> ont montr\u00e9 qu\u2019une seule note de frais engendrait un co\u00fbt moyen de 53 euros pour un traitement de 20 minutes.<\/strong> Sans compter le temps pass\u00e9 \u00e0 corriger des erreurs, pr\u00e9sentes dans 20 % des cas\u00a0!<\/p>\n<p>Les notes de frais impliquent\u202fune intervention humaine et \u00e9nergivore des collaborateurs, managers, comptables et de la direction financi\u00e8re.\u202fLes t\u00e2ches \u00e0 r\u00e9aliser sont souvent redondantes et peu valorisantes, ce qui p\u00e8se sur la motivation de vos salari\u00e9s.<\/p>\n<h3>Distribuez des cartes affaires \u00e0 vos salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail<\/h3>\n<p>Une autre solution pour g\u00e9rer les d\u00e9penses professionnelles en t\u00e9l\u00e9travail consiste \u00e0 distribuer des cartes affaires aux salari\u00e9s qui en ont besoin.<\/p>\n<p><strong>Les salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail peuvent alors, depuis leur domicile et \u00e0 n\u2019importe quel moment, utiliser le compte bancaire de l\u2019entreprise pour r\u00e9aliser les d\u00e9penses n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019exercice de leurs fonctions.<\/strong><\/p>\n<p>Ils n\u2019ont \u00e0 avancer aucun frais, puisque la carte affaires est directement reli\u00e9e au compte bancaire de l\u2019entreprise. En outre, aucune note de frais n\u2019est \u00e0 \u00e9tablir une fois la d\u00e9pense r\u00e9alis\u00e9e.<strong> Cela permet de gagner en temps et en argent\u00a0! La gestion des d\u00e9penses est beaucoup plus ais\u00e9e.<\/strong><\/p>\n<p><strong>Cette solution pr\u00e9sente-t-elle un risque pour l\u2019entreprise\u00a0? Pas du tout\u00a0!<\/strong> Il est en principe possible de configurer chacune des cartes distribu\u00e9es aux salari\u00e9s pour emp\u00eacher tout abus ou d\u00e9pense injustifi\u00e9e.<\/p>\n<p><strong>Par exemple, <a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/carte-visa-pro-sans-plafond\">les cartes corporate manager.one<\/a> sont enti\u00e8rement param\u00e9trables \u00e0 distance par l\u2019employeur.<\/strong> Il est ainsi possible de configurer des plafonds par jour ou semaine, d\u2019interdire l\u2019utilisation de la carte certains jours ou chez certains commer\u00e7ants, ou encore d\u2019exiger le t\u00e9l\u00e9chargement d\u2019un justificatif apr\u00e8s chaque d\u00e9pense.<\/p>\n<p><strong>L\u2019utilisation de cartes affaires dans l\u2019entreprise est donc enti\u00e8rement s\u00e9curis\u00e9e.<\/strong> Vos salari\u00e9s gagnent en autonomie, tandis que vous pouvez (enfin) abolir la gestion chronophage et co\u00fbteuse des notes de frais.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><a href=\"https:\/\/www.manager.one\/fr\/notes-de-frais\"><strong>Abolissez d\u00e9finitivement les notes de frais avec manager.one<\/strong><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Les salari\u00e9s en t\u00e9l\u00e9travail peuvent eux aussi engager des frais professionnels lors de l\u2019exercice de leur activit\u00e9. 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